Assistant de direction : bureautique, organisation et communication

Questions sur cette formation

Ce que vous saurez faire

• Gestion d'agenda de direction et organisation des priorités
• Rédaction administrative : courriers, notes de service, comptes rendus et procès-verbaux
• Organisation de réunions, conseils d'administration et assemblées générales
• Gestion documentaire : plan de classement, archivage et confidentialité des données
• Reporting de direction avec Excel et PowerPoint
• Organisation de déplacements, d'événements et suivi des dépenses

À propos de cette formation

Public visé : Secrétaires et assistants qui visent un poste de direction, employés de bureau en reconversion, jeunes diplômés en assistanat, gestion ou communication, assistants déjà en poste qui veulent structurer leur pratique, et entrepreneurs qui recrutent et forment leur propre assistant, à Dakar, Abidjan, Bamako, Cotonou ou dans la diaspora.

Programme

Un chemin module par module : leçons, exercices, quiz et projets à rendre.

1. 1

   Module 1· 16 exercices

   Le métier d'assistant de direction

   Comprendre ce qu'un dirigeant attend de son assistant et poser les règles d'une relation de confiance.

   • Les missions réelles d'un assistant de direction en 2026Aperçu gratuit3 exercices20 min
   • La relation avec le dirigeant : anticipation, loyauté et limitesAperçu gratuit3 exercices20 min
   • Confidentialité et secret professionnel : ce qui ne sort jamais du bureauAperçu gratuit3 exercices20 min
   • Le marché de l'emploi à Dakar et Abidjan : postes, salaires et entretienAperçu gratuit3 exercices20 min
   • Atelier : la fiche de poste, la charte de confidentialité et le contrat de fonctionnement avec le dirigeant (cas fictif corrigé)Aperçu gratuit4 exercices35 min
   • Support du module (PDF)Aperçu gratuit5 min
   • Quiz : le métier d'assistant de directionQuiz de validation
   • Votre fiche de poste et votre charte de confidentialitéProjet à rendre
2. 2

   Module 2· 16 exercices

   L'agenda et les priorités du dirigeant

   Protéger le temps du dirigeant et arbitrer les demandes avec des règles écrites.

   • Agenda partagé Outlook ou Google : délégation, couleurs et catégories3 exercices18 min
   • Les règles d'un agenda de direction : plages protégées, tampons, délais3 exercices20 min
   • Arbitrer les demandes : matrice urgence importance et réponses types3 exercices20 min
   • La revue hebdomadaire et le point du matin avec le dirigeant3 exercices18 min
   • Atelier : une semaine d'agenda de direction arbitrée de bout en bout (cas fictif corrigé)4 exercices35 min
   • Support du module (PDF)5 min
   • Quiz : agenda et prioritésQuiz de validation
   • Les règles d'agenda et une semaine arbitréeProjet à rendre
3. 3

   Module 3· 19 exercices

   Courrier et correspondance administrative

   Traiter tout le courrier entrant et sortant et rédiger sans faute au nom de la direction.

   • Le circuit du courrier : réception, enregistrement, parapheur, suivi3 exercices20 min
   • Rédiger un courrier administratif : structure, ton et formules3 exercices22 min
   • Notes de service, notes internes et circulaires3 exercices18 min
   • Emails au nom du dirigeant : délégation, signature et validation3 exercices18 min
   • Dématérialiser le courrier : scan, signature électronique et registre numérique3 exercices18 min
   • Atelier : le registre du courrier et dix modèles de correspondance prêts à l'emploi (cas fictif corrigé)4 exercices40 min
   • Support du module (PDF)5 min
   • Quiz : courrier et correspondanceQuiz de validation
   • Le registre du courrier et cinq modèles de correspondanceProjet à rendre
4. 4

   Module 4· 16 exercices

   Réunions, conseils et assemblées

   Organiser une réunion utile de la convocation au suivi des décisions, instances statutaires comprises.

   • Préparer une réunion : objectif, participants, ordre du jour, documents3 exercices20 min
   • Convoquer un conseil d'administration ou une assemblée selon l'OHADA3 exercices22 min
   • Prendre des notes et rédiger un compte rendu ou un procès-verbal3 exercices22 min
   • Suivre les décisions : tableau des actions et relances3 exercices18 min
   • Atelier : le kit réunion complet et le procès-verbal d'un conseil d'administration rédigé (cas fictif corrigé)4 exercices35 min
   • Support du module (PDF)5 min
   • Quiz : réunions et instancesQuiz de validation
   • Le kit réunion et le procès-verbal d'un conseilProjet à rendre
5. 5

   Module 5· 16 exercices

   Classement, archivage et confidentialité

   Retrouver n'importe quel document en une minute et conserver ce que la loi impose, pas plus.

   • Le plan de classement d'une direction : papier et numérique3 exercices20 min
   • Durées de conservation : comptabilité, contrats, personnel, instances3 exercices20 min
   • Données personnelles : loi 2008-12, CDP et bonnes pratiques au secrétariat3 exercices20 min
   • Archiver et détruire : boîtes, bordereaux, versement et destruction sécurisée3 exercices18 min
   • Atelier : le plan de classement, le tableau de conservation et le bordereau d'archivage (cas fictif corrigé)4 exercices35 min
   • Support du module (PDF)5 min
   • Quiz : classement et archivageQuiz de validation
   • Le plan de classement et la politique d'archivageProjet à rendre
6. 6

   Module 6· 16 exercices

   Le reporting de direction avec Excel

   Fournir chaque mois au dirigeant les chiffres qui comptent, fiables et lisibles en une page.

   • Choisir les indicateurs d'une direction : moins mais mieux3 exercices20 min
   • Collecter les chiffres des services sans les relancer dix fois3 exercices18 min
   • Construire le tableau de bord mensuel sur une page3 exercices22 min
   • Commenter les chiffres : la note de synthèse qui accompagne le tableau3 exercices18 min
   • Atelier : le tableau de bord mensuel construit pas à pas dans Excel et sa note de synthèse (cas fictif corrigé)4 exercices40 min
   • Support du module (PDF)5 min
   • Quiz : reporting de directionQuiz de validation
   • Le tableau de bord mensuel de la directionProjet à rendre
7. 7

   Module 7· 16 exercices

   Les présentations de direction

   Préparer les présentations du dirigeant pour un comité, un conseil ou un partenaire.

   • Ce qu'un conseil d'administration attend d'une présentation3 exercices18 min
   • Préparer la présentation du dirigeant à partir de ses notes3 exercices20 min
   • Le dossier du conseil : présentation, annexes et envoi aux administrateurs3 exercices18 min
   • Le jour J : salle, visioconférence, impression et plan de secours3 exercices15 min
   • Atelier : la présentation d'un conseil d'administration, des notes du dirigeant au dossier envoyé (cas fictif corrigé)4 exercices35 min
   • Support du module (PDF)5 min
   • Quiz : présentations de directionQuiz de validation
   • La présentation d'un conseil d'administrationProjet à rendre
8. 8

   Module 8· 16 exercices

   Déplacements, événements et dépenses

   Organiser missions et événements dans un budget et suivre les dépenses sans écart.

   • Organiser une mission : billets, visas, hébergement et ordre de mission3 exercices20 min
   • Organiser un séminaire ou une réception : rétroplanning et prestataires3 exercices20 min
   • Budget d'événement, devis comparés et bons de commande3 exercices18 min
   • Notes de frais, avances, petite caisse et justificatifs3 exercices18 min
   • Atelier : le dossier de mission, le rétroplanning d'un séminaire et son budget en FCFA (cas fictif corrigé)4 exercices35 min
   • Support du module (PDF)5 min
   • Quiz : déplacements, événements et dépensesQuiz de validation
   • Le dossier de mission et le budget d'un séminaireProjet à rendre
9. 9

   Module 9· 16 exercices

   La communication professionnelle

   Accueillir, filtrer, répondre et écrire dans les situations délicates en protégeant l'image de la direction.

   • Accueil physique et téléphonique : la première impression de l'entreprise3 exercices18 min
   • Filtrer sans froisser : scripts pour les appels et les visites non prévues3 exercices18 min
   • Emails et messages délicats : refus, report, relance, réclamation3 exercices20 min
   • Communication interne : informer les équipes au nom de la direction3 exercices18 min
   • Atelier : le recueil de scripts d'accueil, de filtrage et d'écrits délicats (cas fictif corrigé)4 exercices35 min
   • Support du module (PDF)5 min
   • Quiz : communication professionnelleQuiz de validation
   • Vos scripts d'accueil, de filtrage et d'écrits délicatsProjet à rendre
10. 10

    Module 10· 16 exercices

    Organiser le secrétariat et prendre son poste

    Structurer le secrétariat en procédures écrites, outils partagés et plan de prise de poste.

    • Écrire une procédure que n'importe qui peut suivre3 exercices18 min
    • Les outils du secrétariat : modèles, check-lists, tableaux de suivi partagés3 exercices18 min
    • Les assistants intégrés au service du secrétariat : usages, limites et confidentialité3 exercices18 min
    • Les 30 premiers jours à un poste d'assistant de direction3 exercices18 min
    • Atelier : le manuel de procédures du secrétariat, corrigé de bout en bout (cas fictif)4 exercices45 min
    • Support du module (PDF)5 min
    • Quiz : organiser le secrétariatQuiz de validation
    • Projet final : le manuel de procédures du secrétariat de directionCapstone

11. Certificat inclus

Après la formation

Ce qui vous attend une fois la formation terminée

Services facultatifs et gratuits pour les apprenants. Ce n'est pas une promesse d'emploi.