Le verdict en trois phrases
Pour un groupe de 9 EHPAD et 750 résidents, un module sur mesure de planning et de transmissions construit autour du dossier de soins existant coûte, en ordre de grandeur 2026, entre 40 000 et 90 000 € HT, avec un délai de 4 à 6 mois. Il ne remplace pas le logiciel de soins : il supprime la double saisie entre trois outils et rend visibles, en temps réel, les absences, les remplacements et les transmissions d'une équipe à l'autre. Le levier financier principal est l'intérim, qu'un pool de remplaçants interne bien piloté permet de réduire d'environ 15 %.
Pourquoi trois outils coûtent plus cher qu'un module
Dans beaucoup de groupes bordelais, le dossier de soins vit dans un éditeur du marché, le planning dans un tableur ou un outil RH, et les transmissions de fin de poste dans un cahier ou une messagerie. Chaque cadre de santé ressaisit les mêmes informations deux ou trois fois par semaine, et la direction des opérations découvre les trous de planning trop tard pour mobiliser un remplaçant interne. Résultat : un appel à l'intérim, plus cher qu'une heure supplémentaire ou qu'un salarié du pool.
| Module | Fonction | Part indicative | Fourchette 2026 (€ HT) |
|---|---|---|---|
| Planning multi-établissements | Cycles, roulements, compétences, règles de repos | 30 % | 12 000 à 27 000 |
| Remplacements et pool interne | Alerte d'absence, proposition aux volontaires, validation | 20 % | 8 000 à 18 000 |
| Transmissions mobiles | Saisie sur smartphone pro, ciblées par résident, lecture tracée | 20 % | 8 000 à 18 000 |
| Connexion au dossier de soins | Lecture des résidents, des alertes et des plans de soins | 15 % | 6 000 à 13 500 |
| Tableaux de bord direction | Taux d'intérim, heures sup, absentéisme par établissement | 10 % | 4 000 à 9 000 |
| Sécurité et hébergement HDS | Authentification forte, journalisation, hébergeur certifié | 5 % | 2 000 à 4 500 |
La fourchette basse convient si l'éditeur du dossier de soins expose une API documentée. La haute s'applique quand il faut passer par des exports planifiés ou gérer des conventions collectives différentes selon les établissements.
Comment le module réduit l'intérim d'environ 15 %
L'intérim se déclenche quand une absence est connue tard et qu'aucune solution interne n'est trouvée dans l'heure. Le module agit sur ces deux variables : l'absence est saisie une seule fois et visible immédiatement par la direction des opérations, et la proposition de remplacement part automatiquement vers les salariés du pool et les volontaires des autres établissements du groupe.
| Indicateur | Avant (3 outils) | Après (module unifié) |
|---|---|---|
| Délai entre absence connue et solution trouvée | 3 à 6 heures | 30 à 90 minutes |
| Part des absences couvertes en interne | 45 à 55 % | 60 à 70 % |
| Saisies de planning par cadre et par semaine | 2 à 3 fois les mêmes données | 1 fois |
| Temps cadre consacré au planning | 6 à 8 h par semaine | 3 à 4 h par semaine |
| Transmissions perdues ou non lues | Non mesuré | Lecture tracée par résident |
| Réduction estimée de l'intérim | Référence | Environ 15 % |
Ces chiffres sont des estimations construites sur des groupes de taille comparable. Ils dépendent de l'existence d'un pool interne et de la disponibilité des équipes de nuit, souvent les plus difficiles à remplacer.
Exigences réglementaires et planning de projet
Les transmissions contiennent des données de santé : l'hébergement doit être confié à un hébergeur certifié HDS, avec authentification forte des soignants, journalisation des accès et conservation conforme au RGPD. Les transmissions mobiles passent par des smartphones professionnels gérés, jamais par une messagerie grand public.
| Phase | Durée | Livrable |
|---|---|---|
| Cadrage et audit des 3 outils | 3 à 4 semaines | Règles de planning, flux de données, choix de l'hébergeur HDS |
| Planning et remplacements | 6 à 8 semaines | Module testé sur 2 EHPAD pilotes |
| Transmissions mobiles | 4 à 6 semaines | Application sur smartphone pro |
| Connexion au dossier de soins | 3 à 5 semaines | Synchronisation résidents et alertes |
| Déploiement des 7 autres EHPAD | 3 à 4 semaines | Formation des cadres, bascule |
Mini cas pratique
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Nathalie, directrice des opérations d'un groupe de 9 EHPAD autour de Bordeaux, dépense environ 900 000 € d'intérim par an. Elle retient un module à 70 000 € HT, livré en 5 mois. Une baisse de 15 % de l'intérim représente 135 000 € par an. S'y ajoutent 3,5 heures de cadre libérées par semaine et par établissement, soit environ 1 600 heures par an réinvesties dans l'encadrement des équipes. Le module est amorti en un peu plus de 6 mois sur le seul intérim.
FAQ
Faut-il changer de logiciel de soins ?
Non. Le module se connecte au dossier de soins existant en lecture, ce qui représente environ 15 % du budget. Changer d'éditeur pour 750 résidents coûterait bien plus cher et prendrait plus d'un an.
L'hébergement HDS est-il obligatoire pour les transmissions ?
Oui, dès lors que les transmissions contiennent des informations de santé sur des résidents identifiés. Le budget prévoit environ 5 % pour la sécurité et le choix d'un hébergeur certifié.
Combien de temps pour un premier résultat ?
Le planning et les remplacements tournent sur 2 EHPAD pilotes vers le 3e mois. Le déploiement complet sur les 9 établissements prend 4 à 6 mois.
Les soignants vont-ils adopter les transmissions mobiles ?
L'adoption dépend du temps de saisie : l'objectif est une transmission ciblée en moins de 45 secondes. Le projet prévoit une formation par équipe et une phase pilote de 4 semaines.
Peut-on gérer plusieurs conventions collectives ?
Oui, les règles de repos et de cycles sont paramétrées par établissement. C'est l'un des facteurs qui font passer le budget de 40 000 € vers 90 000 € HT.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
