Le verdict en trois phrases
Un cabinet d'executive search ne vit pas du volume de candidatures mais de la qualité de son réseau, de la tenue de ses mandats et de l'encaissement de ses honoraires au tiers. Les ATS du marché, conçus pour le recrutement en volume, obligent souvent les consultants à contourner l'outil avec des tableurs et des notes personnelles. Au-delà de 10 consultants et 60 mandats par an, un outil sur mesure ou une couche métier sur un socle existant devient rentable, à condition de traiter le RGPD dès la conception.
Ce que l'outil doit savoir faire pour un cabinet de chasse
Le métier repose sur la recherche par approche directe : cartographie d'un secteur, approche de cadres en poste, short-list de 3 à 5 profils, puis accompagnement jusqu'à l'intégration. Les honoraires se situent entre 25 et 33 % de la rémunération annuelle brute du poste, généralement facturés en trois tiers : signature du mandat, présentation de la short-list, prise de poste.
| Besoin métier | Limite fréquente des ATS généralistes | Fonction attendue |
|---|---|---|
| Cartographie de marché | Pas de vue par entreprise cible | Organigrammes cibles, statut d'approche par personne |
| Mandats | Fiche poste sans suivi financier | Mandat avec honoraires, tiers, échéances et garantie de remplacement |
| Confidentialité | Droits d'accès trop larges | Mandats confidentiels visibles du seul binôme associé et consultant |
| Historique des échanges | Notes dispersées dans Outlook | Journal unique par candidat, appels, entretiens, références |
| RGPD | Purge manuelle, consentements mal tracés | Durées de conservation, information des personnes, droit d'accès |
| Reporting client | Exports Excel retravaillés | Rapport d'avancement hebdomadaire généré par mandat |
| Facturation | Logiciel comptable séparé | Appels d'honoraires au tiers et alertes de retard |
Le point le plus sous-estimé est la garantie de remplacement, souvent 6 mois : si le candidat placé part, le cabinet relance la mission sans honoraires supplémentaires. Sans suivi, ces garanties pèsent sur la marge sans que personne ne les mesure.
Coûts 2026 : licences du marché ou développement sur mesure
Les ATS spécialisés en recherche de dirigeants se facturent, en ordre de grandeur 2026, entre 90 et 180 EUR par utilisateur et par mois. Pour 14 consultants et 3 assistantes de recherche, la facture annuelle atteint 18 360 à 36 720 EUR.
| Option | Coût indicatif | Points forts | Limites |
|---|---|---|---|
| ATS spécialisé executive search | 90 à 180 EUR par utilisateur et par mois | Prêt en quelques semaines | Personnalisation limitée, données chez l'éditeur |
| CRM généraliste personnalisé | 60 à 150 EUR par utilisateur et par mois, plus intégrateur | Souple | Paramétrage lourd, coûts d'intégrateur récurrents |
| Tableur et messagerie | Quasi nul | Aucun apprentissage | Risque RGPD, perte de mémoire au départ d'un consultant |
| Sur mesure Kolonell, version moyenne | 6 100 à 10 670 EUR (4 000 000 à 7 000 000 FCFA) | Mandats, honoraires, RGPD sur votre processus | 10 à 14 semaines de projet |
| Sur mesure Kolonell, version complète | 10 670 à 22 870+ EUR (7 000 000 à 15 000 000+ FCFA) | Portail client, cartographie, intégrations | Cadrage exigeant en amont |
Une version simple, de 3 810 à 6 100 EUR (2 500 000 à 4 000 000 FCFA), suffit pour un cabinet de 4 à 6 consultants. La maintenance se situe à 53, 114 ou 183 EUR par mois (35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA). Les connecteurs vers une messagerie, un outil de signature ou la comptabilité sont chiffrés sur devis.
RGPD : les règles à intégrer dans l'outil
La CNIL recommande de ne pas conserver un dossier candidat plus de deux ans après le dernier contact sans accord de la personne. Pour une base de 40 000 profils, cela signifie un champ « dernier contact », une relance automatique de consentement avant échéance et une anonymisation des profils restés muets. Il faut aussi informer chaque personne approchée dans un délai d'un mois quand ses données proviennent d'un réseau professionnel, tracer les demandes d'accès et limiter les notes subjectives. Un outil conçu autour de ces règles réduit le risque d'une sanction, qui peut atteindre 4 % du chiffre d'affaires mondial.
Mini cas pratique
Hélène, associée d'un cabinet d'executive search de 14 consultants dans le 8e arrondissement de Paris, conduit 90 mandats par an sur des postes à 140 000 EUR de rémunération moyenne. Avec des honoraires de 28 %, chaque mandat abouti rapporte 39 200 EUR. Son audit montre que chaque consultant passe 4 heures par semaine à reconstituer des historiques et des rapports clients : 14 x 4 x 46 = 2 576 heures par an.
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Si l'outil en récupère la moitié, 1 288 heures sont réaffectées à la recherche, soit l'équivalent de 3 à 4 mandats supplémentaires, environ 120 000 EUR d'honoraires potentiels. Face à 17 consultants et assistants à 150 EUR par mois (30 600 EUR par an de licences), un outil sur mesure de 10 670 à 22 870+ EUR, plus 183 EUR de maintenance mensuelle, est amorti en moins d'un an.
FAQ
Peut-on migrer notre base de 40 000 candidats depuis l'ATS actuel ?
Oui, à partir d'un export CSV ou d'une API. La migration est l'occasion de purger les profils sans contact depuis plus de deux ans, souvent 20 à 35 % de la base.
Les mandats confidentiels sont-ils vraiment cloisonnés ?
Les droits sont définis par mandat : seuls l'associé et le consultant affectés voient le client et la short-list. Chaque consultation est journalisée, ce qui répond aux exigences des clients cotés.
L'outil peut-il suivre les honoraires au tiers ?
Chaque mandat porte son montant, ses trois échéances et sa garantie de remplacement. Les appels d'honoraires partent à la signature, à la short-list et à la prise de poste, avec relance à 30 jours.
Combien de temps dure le projet ?
Comptez 10 à 14 semaines pour un cabinet de 10 à 20 utilisateurs, dont 2 semaines de cadrage. Une première version avec candidats et mandats peut être utilisée dès la semaine 7.
Où sont hébergées les données ?
L'hébergement en Union européenne est la règle pour un cabinet français. Le contrat précise la localisation, les sauvegardes quotidiennes et la réversibilité complète des données.
Parlons de votre projet. Mandats, candidats, honoraires et conformité RGPD : nous cadrons les modules prioritaires et un planning de 10 à 14 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
