Le verdict en trois phrases
Un logiciel de gestion sur mesure pour une ecole privee superieure couvrant admissions, scolarite, notes et facturation des frais coute en 2026 entre 50 000 et 130 000 EUR HT, pour un delai de 5 a 9 mois. Face a un SIS SaaS facture 15 a 40 EUR par etudiant et par an, le sur mesure devient rentable au-dela d'environ 1 500 etudiants ou quand vos process d'admission sont trop specifiques pour un outil standard. Le vrai gain se mesure sur le temps administratif des inscriptions et le recouvrement des frais.
Le prix par module en 2026
| Module | Perimetre | Cout 2026 (EUR HT) | Delai |
|---|---|---|---|
| Admissions / candidatures | Dossiers en ligne, scoring, decisions | 10 000 - 24 000 | 6 - 9 sem |
| Scolarite / dossier etudiant | Parcours, inscriptions pedagogiques | 12 000 - 26 000 | 7 - 11 sem |
| Notes et bulletins | Saisie, jurys, releves PDF | 9 000 - 20 000 | 5 - 8 sem |
| Facturation des frais + paiement | Echeanciers, relances, encaissement | 12 000 - 28 000 | 6 - 10 sem |
| Portail etudiants / parents | Suivi, documents, paiement | 8 000 - 18 000 | 5 - 8 sem |
| Emplois du temps / salles | Planning, contraintes, conflits | 9 000 - 22 000 | 6 - 9 sem |
Une ecole retenant admissions + scolarite + notes + facturation atterrit autour de 80 000 EUR HT.
Cout par etudiant : sur mesure vs SIS SaaS
| Effectif | SIS SaaS a 28 EUR/etudiant/an | Sur mesure 80 000 EUR amorti 4 ans + 14 000/an maintenance | Cout/etudiant sur mesure |
|---|---|---|---|
| 500 etudiants | 14 000 EUR/an | 34 000 EUR/an | 68 EUR |
| 1 000 etudiants | 28 000 EUR/an | 34 000 EUR/an | 34 EUR |
| 1 500 etudiants | 42 000 EUR/an | 34 000 EUR/an | 22,7 EUR |
| 2 500 etudiants | 70 000 EUR/an | 34 000 EUR/an | 13,6 EUR |
| 4 000 etudiants | 112 000 EUR/an | 34 000 EUR/an | 8,5 EUR |
Le point de bascule se situe autour de 1 300 a 1 500 etudiants : au-dela, le sur mesure coute moins par tete tout en collant a vos process. Ordre de grandeur 2026, hors integrations lourdes.
Mini cas pratique
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Monsieur Berthier dirige une ecole superieure privee a Lyon, 1 800 etudiants, frais moyens 7 500 EUR/an, soit 13 500 000 EUR factures. Le taux d'impayes/retards atteint 4 %, soit 540 000 EUR en attente. Un module de facturation avec echeanciers, relances automatiques et paiement en ligne qui ramene les retards a 2,5 % libere 202 500 EUR de tresorerie recuperee plus vite. Le logiciel complet a 80 000 EUR HT est amorti des la premiere annee rien que sur l'amelioration du recouvrement et 1,5 ETP administratif redeploye sur les admissions.
FAQ
Peut-on integrer le paiement des frais en ligne ? Oui : CB, prelevement SEPA et echeanciers. Comptez 12 000 a 28 000 EUR pour le module facturation-paiement, avec relances automatiques qui font souvent baisser les retards de 1 a 2 points.
Le logiciel gere-t-il plusieurs annees et parcours ? Oui, le dossier etudiant suit tout le cursus (annees, options, redoublements, transferts) avec historique complet et exports pour vos obligations reglementaires.
Combien de temps pour une premiere version utilisable ? Un socle admissions + dossier etudiant sort en 3 a 4 mois ; la facturation et les notes suivent, pour un total de 5 a 9 mois selon le perimetre.
Peut-on migrer nos donnees actuelles ? Oui, la reprise depuis Excel ou un ancien SIS est prevue au cadrage. Comptez 5 000 a 12 000 EUR selon le volume et la qualite des donnees.
Un SIS SaaS ne suffit-il pas ? Pour moins de 1 200 etudiants avec des process standards, souvent oui. Au-dela, ou avec des admissions et facturations specifiques, le sur mesure devient moins cher par etudiant et plus souple.
Parlons de votre projet. Indiquez votre effectif, vos modules prioritaires (admissions, facturation, notes) et le budget indicatif : nous chiffrons le socle et la reprise de donnees. Devis detaille sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
