Le verdict en trois phrases
Une entreprise de Conakry qui installe et entretient chambres froides, entrepôts frigorifiques et groupes de climatisation pour l'agroalimentaire et les mines doit écrire un cahier des charges de 30 à 50 exigences prioritaires, mesurables, avant de consulter des développeurs. Le budget de marché d'un logiciel d'interventions et de contrats d'entretien se situe entre 250 000 000 et 900 000 000 GNF (ordre de grandeur 2026). Deux exigences ne se négocient pas : un mode hors ligne complet pour les techniciens sur les sites miniers et un registre des fluides frigorigènes par équipement.
La trame du cahier des charges, section par section
Recopiez cette trame et remplissez chaque ligne avec vos chiffres. Un développeur sérieux doit pouvoir chiffrer chaque section séparément.
| Section | Contenu à remplir | Exemple de chiffre à fournir |
|---|---|---|
| 1. Contexte | activité, clients, sites, organisation | 35 techniciens, 3 équipes, 2 bases (Conakry, Kamsar) |
| 2. Parc sous contrat | types d'équipements, marques, âges | 600 équipements, dont 120 chambres froides |
| 3. Contrats | formules d'entretien, fréquences, pénalités | 180 contrats, visites mensuelles ou trimestrielles |
| 4. Interventions | préventif, curatif, urgences, délais cibles | délai d'urgence cible 4 h à Conakry, 24 h en région |
| 5. Application technicien | fiches, photos, signature, hors ligne | synchronisation au retour du réseau, 5 jours d'autonomie |
| 6. Fluides frigorigènes | charges, récupérations, type de fluide | registre par équipement, cumul annuel par fluide |
| 7. Stocks et pièces | magasin, véhicules, pièces importées | 1 500 références, seuils d'alerte |
| 8. Facturation et paiement | devis, factures, relances | paiements par virement et mobile money |
| 9. Exigences techniques | hébergement, sauvegardes, coupures électriques | reprise sans perte après coupure |
| 10. Livrables et recette | lots, tests, documentation, code source | 3 lots, recette de 2 semaines par lot |
Les exigences fonctionnelles mesurables
Une exigence floue (« l'application doit être rapide ») produit un devis flou. Voici des exemples formulés pour être vérifiés à la recette.
| N° | Exigence | Critère d'acceptation |
|---|---|---|
| F01 | Un client signale une panne par WhatsApp ou formulaire web | ticket créé et affecté en moins de 10 minutes |
| F07 | Le technicien consulte l'historique d'un équipement sans réseau | 24 derniers mois disponibles hors ligne |
| F12 | Le rapport d'intervention est signé sur le téléphone | PDF envoyé au client dans l'heure suivant la synchronisation |
| F18 | Chaque charge de fluide est enregistrée | type, quantité en kg, technicien et date obligatoires |
| F23 | Les visites préventives sont planifiées automatiquement | planning à 90 jours généré depuis les contrats |
| F31 | Le respect du délai contractuel est mesuré | taux de respect calculé par client et par mois |
| F38 | Les pièces consommées sont déduites du stock du véhicule | écart d'inventaire inférieur à 2 % |
| F44 | La direction suit la rentabilité par contrat | marge par contrat disponible à J+5 du mois suivant |
Pour les fluides, le registre sert à la fois au suivi technique et aux obligations liées au protocole de Montréal et à ses amendements, dont la Guinée est partie. Vérifiez auprès du ministère chargé de l'environnement les déclarations attendues des professionnels du froid.
Budget, lots et prix de référence
| Lot | Contenu | Ordre de grandeur 2026 (marché, GNF) |
|---|---|---|
| Lot 1 | parc, contrats, tickets, planning | 90 000 000 à 300 000 000 |
| Lot 2 | application technicien hors ligne, rapports signés | 80 000 000 à 280 000 000 |
| Lot 3 | stocks, fluides, facturation, tableaux de bord | 80 000 000 à 320 000 000 |
| Hébergement et sauvegardes | par an | 8 000 000 à 30 000 000 |
| Maintenance | par an | 15 à 20 % du prix initial |
Les prix de Kolonell pour une application sur mesure sont publics : application moyenne de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) et application complexe de 7 000 000 à 15 000 000 FCFA et plus (10 670 à 22 870 EUR et plus), à convertir en GNF au taux du jour. Un outil couvrant les trois lots relève de la catégorie complexe. La maintenance mensuelle va de 35 000 FCFA (53 EUR) à 120 000 FCFA (183 EUR).
Mini cas pratique
Exemple type, fictif : M. Camara, directeur technique d'une entreprise de froid industriel à Conakry, gère 35 techniciens et 600 équipements. Faute de planning fiable, 15 % des visites préventives sont oubliées chaque mois, et chaque panne qui en découle coûte en moyenne 6 000 000 GNF en dépannage non facturable et en pénalités. Sur 50 visites préventives mensuelles, 7 oubliées et 3 pannes évitables par mois représentent 18 000 000 GNF par mois.
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Si le logiciel ramène les oublis à 2 % et évite 2 pannes sur 3, l'économie atteint environ 12 000 000 GNF par mois, soit 144 000 000 GNF par an. Avec un projet à 500 000 000 GNF, le retour sur investissement se situe autour de trois ans et demi sur ce seul poste, et beaucoup plus vite si la meilleure traçabilité permet de signer deux contrats miniers supplémentaires.
FAQ
Combien coûte un logiciel d'interventions pour le froid industriel à Conakry ?
En ordre de grandeur 2026 (marché), entre 250 000 000 et 900 000 000 GNF selon le nombre de techniciens, d'équipements et de modules. La maintenance représente ensuite 15 à 20 % par an.
Pourquoi le mode hors ligne est-il indispensable ?
Parce que les sites miniers et certains entrepôts n'ont pas de réseau fiable. Exigez au moins 5 jours d'autonomie et une synchronisation sans perte au retour de la connexion.
Combien d'exigences faut-il écrire ?
Entre 30 et 50 exigences prioritaires suffisent pour obtenir des devis comparables. Chaque exigence doit avoir un critère d'acceptation chiffré.
Faut-il suivre les fluides frigorigènes dans le logiciel ?
Oui, un registre par équipement avec quantité en kg, type de fluide et technicien. Il sert à la fois à détecter les fuites récurrentes et à préparer les déclarations attendues des autorités.
Combien de temps pour livrer les trois lots ?
Comptez 5 à 9 mois au total, avec un premier lot opérationnel en 8 à 12 semaines. Prévoyez 2 semaines de recette par lot.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
