Le verdict en trois phrases
Pour une PME de 70 salariés qui veut automatiser 6 tâches répétitives, la RPA (robots logiciels qui imitent les clics d'un utilisateur) coûte 5 000 à 15 000 € par an et par robot, plus 4 000 à 10 000 € de configuration par processus. Le développement sur mesure en scripts et API se situe entre 3 000 et 12 000 € HT par processus, sans licence annuelle, et résiste mieux aux changements d'écran. La bonne réponse se décide processus par processus : API disponible, sur mesure ; vieille application fermée sans API, RPA.
Les 6 tâches et ce qu'elles coûtent aujourd'hui
Dans une PME de sous-traitance industrielle, les mêmes gestes reviennent chaque semaine : relancer les clients en retard de paiement, télécharger des documents sur des portails donneurs d'ordre, saisir les factures fournisseurs, rapprocher la banque, mettre à jour les stocks entre deux logiciels, produire un reporting hebdomadaire. Pris un à un, ces travaux semblent modestes. Additionnés, ils occupent près d'un poste à temps plein.
| Tâche | Temps manuel par mois | API disponible ? | Option recommandée | Budget 2026 (€ HT) |
|---|---|---|---|---|
| Relances clients impayés | 20 h | Oui (logiciel de facturation) | Sur mesure | 3 000 à 5 000 |
| Extraction de 3 portails donneurs d'ordre | 30 h | Non | RPA ou script navigateur | 5 000 à 9 000 |
| Saisie des factures fournisseurs | 35 h | Oui (OCR + comptabilité) | Sur mesure | 6 000 à 12 000 |
| Rapprochement bancaire | 15 h | Oui (agrégateur bancaire) | Sur mesure | 3 000 à 6 000 |
| Synchronisation des stocks entre ERP et logistique | 25 h | Partielle | Sur mesure | 5 000 à 10 000 |
| Reporting hebdomadaire | 15 h | Oui | Sur mesure | 3 000 à 5 000 |
| Total | 140 h |
À 38 € de l'heure chargée, ces 140 heures coûtent environ 5 300 € par mois, soit près de 64 000 € par an. Les estimations sont des ordres de grandeur 2026 pour des PME de 50 à 150 salariés.
Comparatif des coûts sur 3 ans
La RPA séduit par sa rapidité : on enregistre le parcours d'un utilisateur et le robot le rejoue. Mais chaque robot autonome tourne sur une licence annuelle, et le moindre changement d'interface (bouton déplacé, nouvelle étape d'authentification) le fait échouer. Le sur mesure parle directement aux API : plus long à écrire au départ, mais insensible aux changements cosmétiques.
| Scénario pour 6 processus | Coût initial | Coût annuel | Coût total sur 3 ans | Pannes constatées par an |
|---|---|---|---|---|
| Tout en RPA (2 robots autonomes) | 36 000 € (6 configurations à 6 000 €) | 16 000 € de licences + 5 000 € de maintenance | 99 000 € | 8 à 15 |
| Tout en sur mesure | 42 000 € (6 processus à 7 000 €) | 3 600 € de maintenance et hébergement | 52 800 € | 1 à 3 |
| Mixte : 5 sur mesure + 1 robot portails | 42 000 € | 8 000 € de licence + 3 600 € | 76 800 € | 3 à 6 |
| Mixte : 5 sur mesure + 1 script navigateur | 41 000 € | 4 200 € | 53 600 € | 2 à 5 |
Pour ce profil, le sur mesure revient environ 45 % moins cher sur 3 ans. La RPA reprend l'avantage quand une entreprise a plus de 15 processus sur des applications anciennes sans API, et une équipe informatique capable de maintenir les robots.
Grille de choix par processus
Posez quatre questions pour chaque tâche. L'application cible expose-t-elle une API ou un export fiable ? Si oui, le sur mesure gagne presque toujours. L'interface change-t-elle plus de deux fois par an ? Si oui, évitez la RPA, trop fragile. Le volume dépasse-t-il 500 opérations par mois ? Si oui, une API traite en secondes ce qu'un robot fait en heures. Le processus est-il temporaire, par exemple une migration de 6 mois ? Si oui, la RPA est un bon outil de transition. Exigez aussi des alertes : une automatisation qui échoue en silence coûte plus cher qu'un travail manuel.
Mini cas pratique
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Laurent, directeur administratif d'une PME de sous-traitance aéronautique de 70 salariés à Toulouse, compare deux devis. Option RPA : 99 000 € sur 3 ans. Option mixte, 5 processus sur mesure et 1 script navigateur pour les portails : 53 600 €. Les deux libèrent environ 120 des 140 heures mensuelles, soit 1 440 heures par an valorisées à 38 €, près de 54 700 € par an ou 164 000 € sur 3 ans. Avec l'option mixte, le gain net sur 3 ans atteint 110 000 €, contre 65 000 € en RPA. L'investissement initial de 41 000 € est remboursé en 10 mois environ.
FAQ
La RPA est-elle à proscrire pour une PME ?
Non. Elle reste pertinente pour une application métier ancienne sans API, ou pour une automatisation temporaire de moins de 12 mois. Elle devient coûteuse au-delà de 2 robots sous licence.
Combien de temps faut-il pour automatiser un processus sur mesure ?
Comptez 2 à 4 semaines par processus, tests compris. Les 6 processus de l'exemple se livrent en 3 à 4 mois.
Qui maintient les automatisations ?
Un contrat de maintenance de 200 à 400 € HT par mois couvre la surveillance, les alertes et les mises à jour quand un éditeur fait évoluer son API.
Peut-on automatiser des portails sans API sans RPA ?
Oui, avec des scripts de navigateur sans tête (headless), qui coûtent 4 000 à 8 000 € HT sans licence annuelle. Ils restent sensibles aux changements d'écran, comme la RPA.
L'automatisation supprime-t-elle des postes ?
Dans les PME de cette taille, elle libère surtout du temps pour des tâches à valeur ajoutée : relation client, contrôle, analyse. Environ 120 heures par mois sont réaffectées dans l'exemple.
Parlons de votre projet. Listez vos tâches répétitives, les logiciels concernés et le temps passé : nous chiffrons chaque processus entre 3 000 et 12 000 € HT et indiquons honnêtement où la RPA est préférable. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
