Le verdict en trois phrases
Pour une société de gardiennage documentaire qui suit moins de 300 000 boîtes avec des clients aux besoins standards, le progiciel d'archivage reste le choix le plus rentable sur trois ans. La plateforme sur mesure prend l'avantage au-delà de 600 000 boîtes ou quand le portail client devient un argument commercial face aux notaires et aux cliniques, parce que la licence du progiciel grimpe avec le volume. Entre les deux, la combinaison d'un progiciel et d'un portail client sur mesure offre souvent le meilleur rapport entre coût et différenciation.
Le métier : des centaines de milliers de boîtes et des clients exigeants
Le gérant d'une société strasbourgeoise de stockage d'archives papier gère des boîtes identifiées par code-barres, rangées dans des emplacements eux aussi codés, pour des études notariales, des cliniques et des entreprises. Chaque jour arrivent 50 à 300 demandes de consultation : retour d'une boîte, numérisation d'un dossier à la demande, livraison sous 24 h. En fin de durée de conservation, la société détruit les archives et remet un certificat de destruction horodaté, de préférence conforme à la norme NF EN 15713 sur la destruction sécurisée.
Les durées de conservation dépendent de chaque type de document et des textes qui s'appliquent au client (Code de commerce, Code de la santé publique pour les dossiers médicaux, règles propres au notariat) : le logiciel doit les porter par client et par catégorie, sans les figer.
| Fonction attendue | Volume type (ordre de grandeur 2026) | Progiciel | Sur mesure |
|---|---|---|---|
| Suivi des boîtes par code-barres | 200 000 à 600 000 boîtes | Natif | À développer |
| Gestion des emplacements et des entrepôts | 1 à 3 sites | Natif | À développer |
| Demandes de consultation | 50 à 300 par jour | Natif, interface datée | Portail moderne |
| Numérisation à la demande | 5 à 40 dossiers par jour | Souvent en option | Intégrée au portail |
| Certificats de destruction horodatés | des milliers de boîtes par an | Modèle standard | Personnalisable par client |
| Facturation au stockage et à l'acte | mensuelle | Paramétrable | À développer |
| Portail client avec droits par service | 100 à 1 000 comptes | Limité | Point fort |
Coût, délai et dépendance : le tableau comparatif
Les montants sont des ordres de grandeur 2026 (marché), pour 350 000 boîtes et un portail ouvert à environ 400 comptes clients.
| Critère | Progiciel d'archivage | Plateforme sur mesure | Progiciel + portail sur mesure |
|---|---|---|---|
| Mise en place | 15 000 à 30 000 EUR HT | 70 000 à 200 000 EUR HT | 50 000 à 90 000 EUR HT |
| Coût récurrent annuel | 15 000 à 60 000 EUR HT de licence | 18 à 22 % du développement + hébergement | Licence + 18 à 22 % du portail |
| Coût sur 3 ans (exemple 350 000 boîtes) | environ 125 000 EUR HT | environ 256 000 EUR HT | environ 201 000 EUR HT |
| Coût sur 5 ans | environ 195 000 EUR HT | environ 336 000 EUR HT | environ 295 000 EUR HT |
| Délai de mise en service | 2 à 4 mois | 6 à 10 mois | 4 à 6 mois |
| Dépendance au prestataire | Forte, données dans le format de l'éditeur | Faible si code et documentation livrés | Moyenne |
| Capacité d'évolution | Selon la feuille de route de l'éditeur | Totale | Totale sur le portail |
| Effet du volume sur le coût | Licence souvent indexée sur les boîtes | Quasi nul | Licence indexée, portail fixe |
Les calculs supposent une licence de 35 000 EUR HT par an, une plateforme sur mesure de 170 000 EUR HT ou un portail de 50 000 EUR HT, une maintenance de 20 % par an à partir de la deuxième année et environ 6 000 EUR HT d'hébergement annuel pour la plateforme. À 600 000 boîtes, avec une licence proche de 60 000 EUR HT par an, l'écart se referme sur cinq ans et le sur mesure devient moins cher ensuite.
Quelle option selon votre profil
| Profil | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|
| Moins de 250 000 boîtes, clients PME | Progiciel seul | Coût et délai les plus bas |
| 250 000 à 400 000 boîtes, clientèle notaires et santé | Progiciel + portail sur mesure | Le portail se vend, le cœur reste standard |
| Plus de 400 000 boîtes, croissance par rachats | Plateforme sur mesure | Licence au volume trop chère, intégration des entrepôts rachetés |
| Offre de numérisation forte | Plateforme ou portail sur mesure | Flux numérique au cœur du service |
| Aucune compétence technique en interne | Progiciel seul | Moins de décisions à piloter |
Pour un portail client connecté au progiciel, les prix de Kolonell vont de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) pour une application de complexité moyenne, et de 7 000 000 à 15 000 000 FCFA et plus (10 670 à 22 870 EUR et plus) pour une plateforme complexe, avec une maintenance Standard à 75 000 FCFA (114 EUR) par mois.
Mini cas pratique
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Exemple type : Thomas, gérant d'une société strasbourgeoise qui garde 350 000 boîtes et reçoit 120 demandes par jour, en traite aujourd'hui la totalité par téléphone et courriel, environ 8 minutes chacune. S'il fait passer 50 % des demandes par un portail client et économise 5 minutes sur chacune, il gagne 60 x 5 minutes x 250 jours = 1 250 heures par an, soit 40 000 EUR à 32 EUR de l'heure chargée. Avec un portail sur mesure à 50 000 EUR HT ajouté au progiciel, le surcoût est remboursé en 15 mois environ, sans compter les contrats de notaires gagnés grâce au suivi en ligne.
FAQ
Combien coûte un progiciel d'archivage physique en 2026 ?
L'ordre de grandeur 2026 (marché) va de 15 000 à 60 000 EUR HT par an selon le nombre de boîtes et de modules, plus 15 000 à 30 000 EUR HT de mise en place. La licence est souvent indexée sur le volume stocké.
À partir de quel volume le sur mesure devient-il rentable ?
Dans notre comparatif, au-delà de 600 000 boîtes et sur un horizon de plus de cinq ans, quand la licence au volume dépasse le coût de maintenance d'une plateforme propre. Sous 250 000 boîtes, le progiciel reste presque toujours moins cher sur cinq ans.
Le certificat de destruction doit-il suivre une norme ?
Aucune norme n'est imposée à toutes les entreprises, mais la NF EN 15713 sur la destruction sécurisée est une référence attendue par les clients du secteur santé et du notariat. Le certificat horodaté doit lister chaque boîte détruite, soit parfois plusieurs milliers de lignes.
Combien de temps pour reprendre les données d'un ancien système ?
Comptez 4 à 8 semaines pour 350 000 boîtes, avec un contrôle par échantillon de 1 000 emplacements. La qualité des codes-barres existants est le premier facteur de délai.
Peut-on garder le progiciel et ajouter seulement un portail ?
Oui, si le progiciel expose une interface de programmation documentée. Prévoyez 4 à 6 mois et 50 000 à 90 000 EUR HT au total en ordre de grandeur 2026.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre nombre de boîtes, vos demandes quotidiennes et votre outil actuel, nous comparons pour vous les deux options avec un budget et un délai. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
