Le verdict en trois phrases
Un bon cahier des charges pour un logiciel de laboratoire de prothèses dentaires tient en 15 à 25 pages et contient 20 à 35 exigences fonctionnelles priorisées, chacune avec un critère mesurable. Le cœur du document est la chaîne complète d'un travail : réception de l'empreinte numérique du cabinet, fabrication, traçabilité des matériaux et déclaration de conformité, puis livraison et facturation. Avec un document de cette qualité, les devis reçus deviennent comparables et l'écart entre 35 000 et 120 000 EUR HT s'explique ligne par ligne.
Le contexte à décrire en première partie
Le gérant d'un laboratoire montpelliérain de 25 prothésistes travaille pour 150 cabinets dentaires de l'Hérault et du Gard. Une majorité de travaux arrivent désormais sous forme d'empreintes numériques issues de scanners intra-oraux, via les plateformes des fabricants (3Shape, Medit, iTero, entre autres), le reste en empreintes physiques. Chaque prothèse est un dispositif médical sur mesure au sens du règlement (UE) 2017/745 : le laboratoire doit établir une déclaration pour chaque travail et pouvoir retrouver les lots de matériaux utilisés.
| Donnée de contexte à renseigner | Exemple type | Pourquoi le prestataire en a besoin |
|---|---|---|
| Travaux par jour | 80 à 250 (ici 160) | Dimensionner les écrans de suivi et l'hébergement |
| Cabinets clients actifs | 150 | Volume du portail et des comptes |
| Part d'empreintes numériques | 60 à 80 % | Priorité de l'import automatique |
| Étapes de fabrication | 6 à 12 selon le type de travail | Modéliser le suivi par poste |
| Matériaux tracés | 40 à 120 références avec lots | Traçabilité et rappels éventuels |
| Outils actuels | logiciel de gestion ancien, tableurs, CAO | Reprise et interfaces |
| Budget visé | 35 000 à 120 000 EUR HT (marché) | Arbitrer les priorités |
La trame du cahier des charges, prête à remplir
| Section | Contenu attendu | Pages |
|---|---|---|
| 1. Contexte et objectifs | Chiffres clés ci-dessus, trois objectifs mesurables maximum | 2 |
| 2. Périmètre | Ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas (CAO, comptabilité) | 1 |
| 3. Parcours d'un travail | Schéma de la réception à la facturation | 2 à 3 |
| 4. Exigences fonctionnelles | 20 à 35 exigences priorisées (voir tableau suivant) | 5 à 8 |
| 5. Exigences réglementaires | Déclaration de conformité, traçabilité, conservation des documents | 1 à 2 |
| 6. Exigences techniques | Hébergement, sauvegardes, comptes, sécurité, interfaces | 2 |
| 7. Reprise des données | Cabinets, tarifs, historique des travaux | 1 |
| 8. Modalités | Planning, recette, réversibilité, maintenance, format de réponse | 2 |
Les exigences fonctionnelles, priorisées et mesurables
Voici un extrait des exigences, notées Indispensable, Important ou Souhaitable. Chaque critère doit pouvoir être vérifié en recette.
| N° | Exigence | Priorité | Critère mesurable |
|---|---|---|---|
| F01 | Import automatique des empreintes numériques depuis les plateformes des scanners | Indispensable | Travail créé sans ressaisie en moins de 5 minutes après l'envoi du cabinet |
| F04 | Suivi du travail par étape et par prothésiste | Indispensable | Statut visible par le cabinet en temps réel, 100 % des étapes horodatées |
| F07 | Saisie des lots de matériaux par scan de code-barres | Indispensable | Moins de 10 secondes par matériau, aucun travail clôturable sans lot |
| F09 | Génération de la déclaration de conformité par travail | Indispensable | Document généré à la clôture, archivé et joint au bon de livraison |
| F12 | Recherche inverse par lot de matériau | Indispensable | Liste des travaux et cabinets concernés en moins de 30 secondes |
| F15 | Portail cabinets : commande, suivi, documents | Important | 80 % des cabinets actifs connectés à 6 mois |
| F18 | Planification des livraisons par tournée | Important | Bon de tournée imprimé ou mobile chaque matin avant 8 h |
| F22 | Facturation mensuelle par cabinet avec détail des actes | Important | Factures générées en moins d'une heure pour 150 cabinets |
| F27 | Tableau de bord de charge par poste | Souhaitable | Charge des 5 prochains jours visible par le chef d'atelier |
| F31 | Messagerie cabinet et laboratoire rattachée au travail | Souhaitable | 100 % des échanges archivés avec le travail |
Les exigences réglementaires doivent renvoyer au règlement (UE) 2017/745 et aux recommandations de l'ANSM plutôt que d'interpréter les obligations : demandez au prestataire de montrer comment le logiciel produit et conserve la documentation, la responsabilité du contenu restant celle du laboratoire.
Pour situer les budgets, les ordres de grandeur 2026 (marché) vont de 35 000 EUR HT pour un suivi de commandes avec traçabilité simple à 120 000 EUR HT avec portail cabinets, tournées et facturation complète. Les prix de Kolonell pour une application sur mesure de complexité moyenne vont de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), et de 7 000 000 à 15 000 000 FCFA et plus (10 670 à 22 870 EUR et plus) pour une application complexe, avec une maintenance Standard à 75 000 FCFA (114 EUR) par mois.
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Exemple type : Stéphane, gérant d'un laboratoire de 25 prothésistes à Montpellier, traite 160 travaux par jour. Sa secrétaire et un prothésiste passent environ 3,5 minutes par travail à ressaisir l'empreinte, les lots et la déclaration de conformité, soit 9,3 heures par jour. Si le logiciel ramène ce temps à 1 minute, le laboratoire économise 6,7 heures par jour, environ 1 470 heures par an sur 220 jours, soit 51 500 EUR à 35 EUR de l'heure chargée. Pour un projet budgété à 75 000 EUR HT, le retour sur investissement arrive en moins de 18 mois, sans compter les appels de cabinets évités grâce au suivi en ligne.
FAQ
Combien coûte un logiciel de laboratoire de prothèses dentaires sur mesure ?
L'ordre de grandeur 2026 (marché) va de 35 000 à 120 000 EUR HT selon le périmètre. Un suivi de commandes avec traçabilité et déclaration de conformité se situe plutôt entre 35 000 et 60 000 EUR HT.
Combien d'exigences mettre dans le cahier des charges ?
Visez 20 à 35 exigences fonctionnelles, dont une dizaine indispensables. Au-delà de 50, les devis deviennent difficiles à comparer et le projet gonfle.
Le logiciel doit-il gérer la déclaration de conformité ?
Il doit la générer pour chaque travail à partir des données saisies et l'archiver, le laboratoire restant responsable de son contenu au titre du règlement (UE) 2017/745. Un bon outil évite 2 à 3 minutes de saisie par travail.
Peut-on récupérer automatiquement les empreintes des scanners intra-oraux ?
Oui, la plupart des plateformes des fabricants permettent un échange de fichiers, avec des conditions d'accès variables. Vérifiez-le pour vos 3 ou 4 plateformes principales dès le cadrage.
Quel délai prévoir pour le projet ?
Comptez 4 à 7 mois, dont 3 à 4 semaines pour finaliser le cahier des charges et un pilote sur 10 à 15 cabinets avant l'ouverture du portail à tous.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre trame complétée ou vos volumes de travaux, de cabinets et de matériaux, nous la relisons et chiffrons un périmètre réaliste. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
