Le verdict en trois phrases
Pour une ETI industrielle de 600 salariés à Nantes, une suite SIRH SaaS facturée 6 à 12 € par salarié et par mois représente 43 200 à 86 400 € HT par an, soit 216 000 à 432 000 € sur cinq ans. Un portail RH sur mesure branché sur la paie existante relève de la tranche application complexe de Kolonell, 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR), et s'amortit en moins d'un an si le périmètre reste centré sur le libre-service. Le SaaS reste le bon choix si vous voulez aussi refondre la paie, le recrutement et la formation dans le même outil.
Ce que les salariés et la DRH attendent vraiment
Dans une ETI nantaise typique, entre Carquefou, Saint-Herblain et Rezé, un tiers des effectifs travaille en atelier sans poste informatique. Le portail doit donc être pensé d'abord pour le téléphone, avec une connexion simple, et éventuellement des bornes en zone de production. Les cadres, eux, veulent une connexion unique avec leur compte Microsoft.
| Fonction | Suite SIRH SaaS | Portail sur mesure relié à la paie |
|---|---|---|
| Demandes de congés et RTT | Standard, règles paramétrables | Règles exactes de votre accord d'entreprise |
| Notes de service et actualités | Souvent en option | Ciblage par site, atelier ou équipe |
| Bulletins de paie dématérialisés | Coffre-fort intégré ou partenaire | Connexion à un coffre-fort certifié existant |
| Entretiens annuels et professionnels | Modèles prêts à l'emploi | Grilles propres à vos métiers industriels |
| Connexion unique Microsoft Entra ID | Souvent en offre supérieure | Prévue dès la conception |
| Mises à jour légales | Assurées par l'éditeur | À prévoir dans la maintenance |
| Coût marginal d'un salarié de plus | 6 à 12 € par mois | Proche de zéro |
Un point de vigilance juridique : le Code du travail impose à l'employeur de garantir la disponibilité des bulletins dématérialisés pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié. Il serait déraisonnable de reconstruire ce coffre-fort. La bonne pratique consiste à brancher le portail sur un service d'archivage déjà conforme et à se concentrer sur l'expérience salarié. Autre étape à anticiper : l'information-consultation du CSE, obligatoire avant l'introduction d'un outil susceptible de suivre l'activité des salariés, et une analyse d'impact RGPD si des données sensibles sont traitées.
Le calcul sur cinq ans
| Poste (ordre de grandeur 2026, HT) | SaaS à 6 € | SaaS à 12 € | Sur mesure Kolonell |
|---|---|---|---|
| Mise en place | 5 000 à 15 000 € (paramétrage, reprise de données) | 5 000 à 15 000 € | 10 670 à 22 870+ EUR |
| Abonnement ou maintenance mensuelle | 3 600 € | 7 200 € | 183 EUR (maintenance Premium, 120 000 FCFA) |
| Coût annuel récurrent | 43 200 € | 86 400 € | 2 196 EUR |
| Hébergement en France | Inclus | Inclus | Sur devis, marché : 100 à 250 € par mois |
| Total sur 5 ans hors mise en place SaaS | 216 000 € | 432 000 € | 21 650 à 33 850 EUR, plus 6 000 à 15 000 € d'hébergement |
| Dépendance | Éditeur | Éditeur | Prestataire, atténuée par la propriété du code |
L'écart est massif, mais il faut le lire honnêtement. Une suite SIRH complète couvre aussi la gestion des temps, les notes de frais, le recrutement et la formation, avec une feuille de route financée par des milliers de clients. Si votre besoin se limite à quatre fonctions de libre-service connectées à une paie qui fonctionne déjà (Silae, Sage Paie ou Cegid), payer chaque mois pour une suite entière revient à financer des modules que personne n'utilise.
Une voie intermédiaire existe : certains éditeurs vendent des modules séparés à 2 à 4 € par salarié et par mois. Pour 600 salariés, cela fait 14 400 à 28 800 € par an, encore au-dessus du coût annuel du sur-mesure après la première année.
Planning de 4 à 5 mois
| Phase | Durée | Livrable |
|---|---|---|
| Cadrage RH, paie et CSE | 3 semaines | Règles de congés, flux paie, note d'information CSE |
| Maquettes mobile et tests | 2 semaines | Prototype testé par 10 salariés d'atelier et 5 managers |
| Développement du cœur | 7 à 8 semaines | Congés, notes de service, entretiens, connexion unique |
| Connecteurs paie et coffre-fort | 2 à 3 semaines | Import des soldes, dépôt des bulletins |
| Pilote sur un site | 2 semaines | 80 salariés, corrections |
| Déploiement | 1 à 2 semaines | 600 salariés, guides et sessions courtes |
Mini cas pratique
Sophie, DRH d'une ETI de mécanique de précision de 600 salariés près de Nantes, pilote une équipe de 4 gestionnaires. Chaque salarié génère en moyenne 6 demandes par an (congés, attestations, réédition de bulletins, questions sur les soldes), soit 3 600 demandes traitées en 15 minutes chacune : 900 heures par an.
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Le portail automatise 70 % de ces demandes, soit 630 heures libérées. Au coût horaire chargé de 38 €, le gain atteint 23 940 € par an. Côté coûts, le scénario haut du sur-mesure revient à 22 870 EUR de développement, 10 980 EUR de maintenance sur 5 ans (183 EUR × 60 mois) et environ 9 000 € d'hébergement, soit 42 850 € sur cinq ans, 8 570 € par an. La suite SaaS à 8 € par salarié aurait coûté 57 600 € par an. Le sur-mesure est rentabilisé en moins de deux ans par le seul temps RH gagné, et l'écart avec le SaaS dépasse 240 000 € sur la période.
FAQ
Le portail peut-il fonctionner sans changer notre logiciel de paie ?
Oui, c'est tout son intérêt. Les soldes de congés sont importés et les absences validées sont renvoyées à la paie, par API ou par fichier, en général une fois par jour ou à chaque clôture mensuelle.
Comment gérer les salariés d'atelier sans adresse e-mail professionnelle ?
Par une connexion avec identifiant et code reçu par SMS, ou par badge sur borne. Dans une ETI industrielle, 30 à 40 % des comptes sont créés ainsi.
Faut-il consulter le CSE ?
Oui, dès lors que l'outil modifie les conditions de travail ou permet un suivi de l'activité. Prévoyez 1 à 2 mois dans le calendrier, en parallèle du développement.
Qui assure les évolutions légales ?
La maintenance. Les trois niveaux Kolonell sont à 35 000, 75 000 et 120 000 FCFA par mois (53, 114 et 183 EUR) ; pour 600 utilisateurs, le niveau Premium est recommandé.
Peut-on ajouter des modules plus tard ?
Oui. Notes de frais, formation ou gestion des temps se chiffrent sur devis, module par module, sans remettre en cause l'existant.
Parlons de votre projet. Listez les quatre ou cinq démarches RH qui saturent votre équipe et votre logiciel de paie actuel : nous cadrons un portail déployable en 4 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
