Extranet bailleurs pour une ONG à Dakar : rapports, indicateurs et budget

Le verdict en trois phrases

Une ONG basée à Dakar qui gère 14 projets financés par 6 bailleurs perd chaque trimestre des semaines à consolider des fichiers Excel dans des formats différents. Un extranet bailleurs sur mesure, avec saisie des indicateurs par projet et tableaux de bord par bailleur, relève de la tranche application moyenne de Kolonell, 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), pour 3 à 5 mois de projet et une maintenance de 75 000 FCFA par mois. Le choix d'hébergement, au Sénégal ou dans l'Union européenne, se décide en fonction des exigences contractuelles de chaque bailleur et de la loi sénégalaise sur les données personnelles.

Le problème : six bailleurs, six formats, quatre fois par an

Chaque bailleur a son cadre logique, ses indicateurs, son calendrier et son modèle de rapport. Un bailleur bilatéral européen demande un rapport narratif et financier semestriel, une fondation privée veut des indicateurs trimestriels désagrégés par sexe et par âge, une agence onusienne impose sa propre plateforme. Les équipes terrain à Kaolack, Ziguinchor ou Tambacounda envoient leurs chiffres par WhatsApp ou par e-mail, et le service suivi-évaluation à Dakar recopie tout.

Quelles options, à quel coût

Sur l'hébergement, deux contraintes se croisent. La loi sénégalaise 2008-12 sur la protection des données personnelles encadre les transferts hors du Sénégal et impose des formalités auprès de la Commission de protection des données personnelles (CDP), notamment pour les données de bénéficiaires. Certains bailleurs européens exigent de leur côté un hébergement conforme au RGPD, souvent dans l'UE. La solution la plus fréquente : données nominatives des bénéficiaires stockées au Sénégal, indicateurs agrégés et anonymisés accessibles aux bailleurs.

Planning de 3 à 5 mois

Cadrage des indicateurs et des 6 formats bailleurs : 3 à 4 semaines, c'est la phase qui détermine tout le reste. Maquettes et validation par 2 chefs de projet : 2 semaines. Développement du référentiel, de la saisie et de la validation : 6 à 8 semaines. Tableaux de bord et exports : 3 à 4 semaines. Pilote sur 3 projets pendant un trimestre partiel : 2 à 3 semaines. Formation des équipes terrain et des bailleurs : 1 semaine.

Mini cas pratique

Ndèye Fatou, responsable suivi-évaluation d'une ONG de santé communautaire et d'éducation à Dakar, produit 56 rapports par an (14 projets × 4 trimestres). Chaque rapport demande aujourd'hui 4 jours-personne de collecte, relance et consolidation, soit 224 jours par an. Avec l'extranet, la consolidation tombe à 1,5 jour par rapport : 84 jours. Le gain est de 140 jours-personne par an.

Au coût journalier chargé d'un chargé de suivi-évaluation, environ 35 000 FCFA, cela représente 4 900 000 FCFA par an. La première année coûte au haut de la tranche 7 000 000 FCFA de développement plus 900 000 FCFA de maintenance (75 000 × 12), soit 7 900 000 FCFA. Le projet est rentabilisé en environ 19 mois sur le seul temps gagné, sans compter les retards de décaissement évités : un rapport en retard peut bloquer une tranche de financement pendant plusieurs semaines. Une partie du coût peut aussi être imputée aux lignes de suivi-évaluation des budgets projets, si les bailleurs l'acceptent.

FAQ

Les bailleurs accepteront-ils de consulter un extranet plutôt que de recevoir un rapport ?

La plupart apprécient un accès en lecture aux indicateurs, mais le rapport formel reste exigé. L'extranet génère ce rapport au format du bailleur en quelques heures au lieu de 4 jours.

Les équipes terrain sans connexion stable peuvent-elles saisir ?

Oui, les formulaires fonctionnent hors ligne et se synchronisent dès que le réseau revient. Dans les régions, plus de 90 % des saisies remontent dans la journée.

Faut-il déclarer l'outil à la CDP ?

Dès que des données personnelles de bénéficiaires sont traitées, des formalités auprès de la CDP sont à prévoir. Comptez 1 à 2 mois, à lancer pendant le cadrage.

Que comprend la maintenance à 75 000 FCFA par mois ?

Corrections, mises à jour de sécurité, sauvegardes et petites évolutions comme l'ajout d'un indicateur. L'ajout d'un nouveau bailleur avec un format complet se chiffre sur devis.

Peut-on commencer avec quelques projets seulement ?

Oui. Démarrer avec 3 à 5 projets et 2 bailleurs permet de valider le référentiel, puis d'étendre aux 14 projets sur un ou deux trimestres.

Parlons de votre projet. Envoyez-nous la liste de vos projets, vos bailleurs et un exemple de rapport par bailleur : nous cadrons un extranet opérationnel en 3 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.