Le verdict en trois phrases
Pour un bureau d'études thermiques qui traite 1 800 études RE2020 par an, un portail client sur mesure se situe entre 25 000 et 40 000 € HT à Lyon en 2026, selon le niveau d'intégration avec votre logiciel de calcul et votre outil de gestion. La TMA (tierce maintenance applicative) ajoute 400 à 800 € HT par mois, hébergement en France inclus. Le retour sur investissement vient surtout des 9 heures d'appels de relance évitées chaque semaine et des dossiers incomplets détectés dès le dépôt, ce qui raccourcit le cycle de production d'environ une semaine.
Ce que contient un portail client de bureau d'études en 2026
Les promoteurs, constructeurs de maisons individuelles et architectes veulent trois choses : déposer leurs pièces au bon endroit, savoir où en est leur étude sans téléphoner, récupérer l'attestation RE2020 au dépôt du permis et à l'achèvement des travaux sans la redemander par mail. Le portail se construit autour de ces trois usages, puis s'enrichit selon le volume.
| Module | Fonction | Coût indicatif 2026 (€ HT) | Délai |
|---|---|---|---|
| Espace client et comptes multi-utilisateurs | Promoteur, architecte, conducteur de travaux sur un même dossier | 4 000 à 6 000 | 2 semaines |
| Dépôt de plans et pièces | Upload PDF/DWG/IFC, check-list des pièces obligatoires, contrôle de complétude | 5 000 à 8 000 | 2 à 3 semaines |
| Suivi des jalons | Réception, calcul, revue, émission, notifications e-mail automatiques | 4 000 à 7 000 | 2 semaines |
| Attestations et livrables | Téléchargement des attestations RE2020, RSET, notes de calcul, historique des versions | 3 000 à 5 000 | 1 à 2 semaines |
| Messagerie par dossier | Questions techniques tracées, fin des échanges dispersés dans les boîtes mail | 3 000 à 5 000 | 1 à 2 semaines |
| Connecteur ERP ou outil de gestion | Synchronisation des affaires, devis et factures | 4 000 à 7 000 | 2 à 3 semaines |
| Tableau de bord interne | Charge par ingénieur, retards, dossiers bloqués | 2 000 à 4 000 | 1 semaine |
Un périmètre « socle » (espace client, dépôt, jalons, attestations) tient autour de 25 000 € HT et se livre en 10 à 12 semaines. La version complète avec messagerie, connecteur et tableau de bord monte vers 40 000 € HT pour 14 à 16 semaines.
Sur mesure, extranet générique ou simple partage de fichiers
Beaucoup de bureaux d'études commencent avec un dossier partagé ou un extranet générique. Ces solutions dépannent, mais elles ne savent pas ce qu'est un jalon RE2020 ni une pièce manquante.
| Critère | Partage de fichiers (Drive, SharePoint) | Extranet SaaS générique | Portail sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût de départ | 0 à 1 500 € | 2 000 à 5 000 € de paramétrage | 25 000 à 40 000 € HT |
| Coût récurrent | 10 à 25 € par utilisateur et par mois | 300 à 900 € par mois | 400 à 800 € de TMA par mois |
| Coût sur 5 ans (estimation) | 9 000 à 18 000 € | 22 000 à 59 000 € | 49 000 à 88 000 € |
| Suivi des jalons par dossier | Non | Partiel, manuel | Oui, automatique |
| Contrôle de complétude des pièces | Non | Non | Oui |
| Accès client multi-dossiers | Fragile | Oui | Oui, par rôle |
| Propriété des données et réversibilité | Bonne | Variable selon contrat | Totale, code et base livrés |
Le sur mesure coûte plus cher sur cinq ans que le partage de fichiers, mais c'est le seul qui supprime réellement les appels de relance, car le promoteur voit l'état exact de son étude.
Le calcul de rentabilité
Le gain direct se mesure en temps d'ingénieur et d'assistante libéré. Avec 9 heures par semaine d'appels évitées sur 46 semaines travaillées, on récupère 414 heures par an. Valorisées à un coût chargé de 55 € de l'heure, cela représente environ 22 800 € par an. S'ajoutent les dossiers incomplets : si 20 % des 1 800 études arrivent sans pièce essentielle et que chacune fait perdre 1,5 heure de relance, le contrôle au dépôt économise encore 540 heures par an.
| Poste | Avant portail | Après portail | Gain annuel estimé |
|---|---|---|---|
| Appels de relance | 9 h par semaine | 1 h par semaine | 368 h, soit 20 200 € |
| Relances pour pièces manquantes | 540 h par an | 110 h par an | 430 h, soit 23 600 € |
| Envoi manuel des attestations | 1 800 envois | 0 envoi manuel | 150 h, soit 8 200 € |
| Délai moyen de production | 15 jours ouvrés | 10 jours ouvrés | Capacité accrue de 15 à 20 % |
| Total temps libéré | Environ 950 h par an |
Mini cas pratique
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Julien, directeur d'un bureau d'études thermiques de 14 personnes à Lyon, produit 1 800 études RE2020 par an pour une quarantaine de promoteurs de la métropole. Il retient un portail à 32 000 € HT avec dépôt contrôlé, jalons, attestations et connecteur vers son outil de gestion, plus 600 € HT par mois de TMA. Coût de la première année : 32 000 + 7 200 = 39 200 € HT. En retenant prudemment la moitié du gain estimé, soit 475 heures à 55 €, il récupère 26 100 € par an, et le temps libéré absorbe une hausse de 15 % du volume sans recrutement. Le gain net, une fois la TMA déduite, atteint 18 900 € par an : le point mort arrive autour du 20e mois, puis le portail ne coûte plus que la TMA.
FAQ
Combien de temps faut-il pour lancer un portail client de bureau d'études ?
Comptez 10 à 12 semaines pour un socle à 25 000 € HT et 14 à 16 semaines pour une version complète à 40 000 € HT. Un pilote avec 3 à 5 promoteurs pendant 3 semaines avant l'ouverture générale évite la plupart des ajustements tardifs.
Le portail peut-il récupérer les attestations depuis le logiciel de calcul thermique ?
Oui, en pratique on dépose automatiquement les PDF générés dans un dossier surveillé ou via un export, ce qui ajoute 2 000 à 4 000 € HT au budget. La connexion directe à l'API d'un logiciel dépend de l'éditeur et se vérifie pendant le cadrage.
Où sont hébergés les plans et les données des clients ?
Nous recommandons un hébergement en France ou dans l'Union européenne, pour 80 à 250 € HT par mois selon le volume de plans stockés. Le contrat précise la conformité RGPD, les sauvegardes quotidiennes et la restitution des données en fin de contrat.
Que couvre la TMA à 400 à 800 € par mois ?
Elle comprend les mises à jour de sécurité, la supervision, la correction des anomalies et un forfait de 3 à 8 heures d'évolutions mensuelles. Les nouvelles fonctionnalités plus lourdes sont chiffrées à part, sur la base d'un TJM de 550 à 700 € HT à Lyon.
Les promoteurs vont-ils vraiment utiliser le portail ?
L'adoption dépasse en général 80 % en 3 mois si l'attestation n'est disponible que sur le portail et si la connexion se fait par lien magique, sans mot de passe à retenir. Un e-mail automatique à chaque jalon suffit à faire disparaître la majorité des appels.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre volume d'études, vos outils actuels et vos jalons clés : nous chiffrons un socle entre 25 000 et 40 000 € HT avec un planning de 10 à 16 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
