Le verdict en trois phrases
Quand 4 000 membres sont répartis entre Lomé, Kara, Sokodé et Atakpamé, réunir le quorum en présentiel coûte cher et échoue souvent, ce qui oblige à convoquer une seconde assemblée. Une plateforme de vote en ligne avec authentification par OTP SMS, procurations, vote secret horodaté et procès-verbal automatique coûte 2 500 000 à 4 000 000 FCFA dans l'offre application simple de Kolonell (3 810 à 6 100 EUR). Elle se livre en 8 à 10 semaines, à condition que les statuts de la coopérative autorisent la participation à distance, conformément à l'Acte uniforme OHADA relatif aux sociétés coopératives.
Ce que coûte une AG physique qui échoue
Une assemblée générale nationale mobilise transport, hébergement, salle et restauration. Voici un ordre de grandeur 2026 pour une coopérative de 4 000 membres qui fait venir ses délégués et une partie des membres à Lomé.
| Poste (AG physique, 600 participants) | Coût estimé 2026 |
|---|---|
| Location de salle et sonorisation à Lomé | 1 200 000 FCFA |
| Transport des membres des régions | 3 600 000 FCFA |
| Restauration (1 repas, 2 pauses) | 2 400 000 FCFA |
| Hébergement des délégués éloignés (80 nuitées) | 1 600 000 FCFA |
| Impression des convocations, bulletins et rapports | 500 000 FCFA |
| Total par assemblée | 9 300 000 FCFA |
| Coût d'une seconde convocation faute de quorum | 4 000 000 à 9 300 000 FCFA |
Avec 600 présents sur 4 000, la participation plafonne à 15 %. Si les statuts imposent un quorum du quart des membres en première convocation, l'AG est reportée et une partie des frais est engagée deux fois.
Les fonctions de la plateforme et leur prix
La version simple couvre tout le cycle d'une assemblée, de la convocation au procès-verbal. Les prix suivent la grille Kolonell du 11/10/2026.
| Fonction | Contenu | Inclus dans l'offre simple |
|---|---|---|
| Registre des membres | Import Excel, numéro de téléphone, parts sociales | Oui |
| Convocation | SMS et e-mail avec ordre du jour et documents | Oui |
| Authentification OTP SMS | Code à usage unique de 6 chiffres, valable 5 minutes | Oui (SMS facturés à part) |
| Procurations | Délégation en ligne, plafond par mandataire selon les statuts | Oui |
| Vote secret horodaté | Bulletin séparé de l'identité, journal d'audit | Oui |
| Calcul du quorum en temps réel | Présents, représentés, seuil atteint | Oui |
| Procès-verbal automatique | Résultats par résolution, export PDF signé | Oui |
| AG hybride avec visioconférence | Intégration Zoom ou Jitsi, vote en salle sur tablette | Option, tranche 4 000 000 à 7 000 000 FCFA |
| Poste récurrent | Montant 2026 | |
| SMS OTP et convocations (2 SMS par membre, 4 000 membres) | environ 8 000 SMS, 160 000 à 240 000 FCFA par AG (ordre de grandeur opérateur) | |
| Hébergement | inclus dans la maintenance ou 15 000 à 30 000 FCFA par mois | |
| Maintenance Kolonell Basique | 35 000 FCFA par mois (50 EUR) | |
| Maintenance Kolonell Standard | 75 000 FCFA par mois (110 EUR) |
Pour les membres sans smartphone, un vote par USSD ou par SMS court est envisageable, mais il passe par un accord avec Togocom ou Moov Africa et sort du périmètre simple.
Sécurité juridique et planning de 8 à 10 semaines
Le point de départ n'est pas technique : il faut vérifier que les statuts prévoient la participation et le vote à distance. À défaut, une AG extraordinaire doit d'abord modifier les statuts, ce qui peut se faire avec un dernier vote physique. Le procès-verbal généré doit reprendre les mentions exigées par les statuts et l'Acte uniforme : date, quorum constaté, résolutions, résultats, signatures du président et du secrétaire de séance.
Semaines 1 à 2 : cadrage avec le conseil d'administration, lecture des statuts, règles de procuration. Semaines 3 à 4 : maquettes et parcours de vote testés avec 20 membres. Semaines 5 à 7 : développement, intégration de la passerelle SMS. Semaine 8 : AG test à blanc avec 200 membres. Semaines 9 à 10 : corrections, formation du secrétariat, ouverture de la convocation officielle.
Mini cas pratique
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Monsieur Agbéko, président d'une coopérative agricole de 4 000 membres basée à Lomé (exemple illustratif), dépense environ 9 300 000 FCFA par AG physique et n'a pas atteint le quorum deux années de suite. Il retient la plateforme simple à 3 500 000 FCFA, avec 200 000 FCFA de SMS par assemblée et la maintenance Basique.
Calcul : la première AG en ligne coûte 3 500 000 + 200 000 + 420 000 de maintenance annuelle, soit 4 120 000 FCFA. Il conserve une petite réunion physique du conseil à 1 500 000 FCFA. L'économie dès la première année atteint environ 3 680 000 FCFA, puis plus de 7 000 000 FCFA les années suivantes.
FAQ
Une AG en ligne est-elle valable pour une coopérative OHADA ?
Oui si les statuts prévoient la participation et le vote à distance. Sinon, une modification statutaire votée en AG extraordinaire est nécessaire avant la première assemblée en ligne.
Combien coûte une plateforme de vote en ligne à Lomé ?
Chez Kolonell, la version simple coûte 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR). Une version hybride avec visioconférence et vote en salle passe dans la tranche 4 000 000 à 7 000 000 FCFA.
Comment garantir le secret du vote ?
Le bulletin est enregistré séparément de l'identité du membre, avec un horodatage et un journal d'audit. Le système sait qui a voté, sans pouvoir relier un bulletin à un membre.
Et les membres sans smartphone ?
Ils peuvent donner procuration à un délégué ou voter depuis un point d'accueil équipé d'une tablette. Un vote par USSD reste possible en option, après accord avec un opérateur.
Combien de temps faut-il pour être prêt ?
Comptez 8 à 10 semaines, AG test incluse. Démarrez au moins 3 mois avant la date statutaire de l'assemblée.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous vos statuts, le nombre de membres et la date de votre prochaine assemblée : nous vous remettons un périmètre, un budget dans la tranche 2 500 000 à 4 000 000 FCFA et un planning de 8 à 10 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
