Le verdict en trois phrases
Avec 600 dossiers par an reçus en PDF, une fondation d'entreprise rennaise consacre l'essentiel de son équipe programmes à la logistique plutôt qu'à l'accompagnement des porteurs de projets. Une plateforme d'appels à projets couvrant dépôt en ligne, grilles de notation des jurys, versements et rapports d'impact coûte en ordre de grandeur 2026 40 000 à 90 000 EUR HT en sur mesure, contre 12 000 à 30 000 EUR par an pour un SaaS du marché. Le sur mesure se justifie quand vos circuits d'instruction sont atypiques ou que vous comptez opérer la plateforme au moins 4 ans.
Ce que coûte l'instruction sur PDF
La responsable des programmes décrit un cycle bien connu : formulaires incomplets, pièces justificatives envoyées en plusieurs e-mails, tableurs de notation consolidés à la main, puis suivi des versements de 5 000 à 80 000 EUR par lauréat dans un autre fichier.
| Étape | Temps par dossier sur PDF | Temps avec plateforme | Gain sur 600 dossiers |
|---|---|---|---|
| Vérification de complétude | 25 min | 5 min, contrôles automatiques | 200 h |
| Relances pièces manquantes | 15 min | 2 min, rappels automatiques | 130 h |
| Préparation des dossiers pour le jury | 20 min | 0, accès direct | 200 h |
| Consolidation des notes | 10 min | 0, calcul automatique | 100 h |
| Suivi des versements et conventions | 30 min par lauréat, 120 lauréats | 8 min | 44 h |
| Collecte des rapports d'impact | 45 min par lauréat | 10 min | 70 h |
Total : environ 744 heures par an libérées, soit près d'un demi-poste. À 52 000 EUR chargés par chargé de mission, cela représente 22 000 EUR par an, et surtout du temps rendu à l'accompagnement.
Sur mesure ou SaaS de gestion de subventions ?
Les logiciels du marché sont efficaces pour des circuits standards. Le sur mesure prend l'avantage quand la fondation combine plusieurs dispositifs (bourses, prix, mécénat de compétences), des jurys externes nombreux ou une intégration à l'outil comptable du groupe.
| Critère | SaaS du marché | Plateforme sur mesure |
|---|---|---|
| Coût année 1 | 12 000 à 30 000 EUR | 40 000 à 90 000 EUR |
| Coût annuel ensuite | 12 000 à 30 000 EUR | 6 000 à 12 000 EUR de maintenance |
| Coût cumulé sur 5 ans | 60 000 à 150 000 EUR | 64 000 à 138 000 EUR |
| Circuits d'instruction spécifiques | Paramétrage limité | Illimités |
| Image de marque de la fondation | Interface de l'éditeur | Charte complète |
| Propriété des données | Contrat éditeur | Totale, hébergement en France |
Le périmètre fonctionnel
| Module | Contenu | Budget indicatif HT |
|---|---|---|
| Formulaire de dépôt | Étapes, brouillon, pièces justificatives, contrôles de complétude | 8 000 à 16 000 EUR |
| Instruction interne | Statuts, commentaires, attribution aux chargés de mission | 7 000 à 15 000 EUR |
| Espace jury | Grilles de notation pondérées, conflits d'intérêts, classement | 7 000 à 16 000 EUR |
| Conventions et versements | Signature électronique, échéancier, export comptable | 6 000 à 15 000 EUR |
| Rapports d'impact | Indicateurs par programme, relances, tableau de bord | 6 000 à 14 000 EUR |
| Site public des appels | Pages par appel, calendrier, FAQ, lauréats | 6 000 à 14 000 EUR |
Total : 40 000 à 90 000 EUR HT. Chez Kolonell, une application sur mesure se situe entre 2,5 et 15 M+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité pour un premier lot, le reste sur devis après cadrage. Délai : 3 à 4 mois, à caler pour ouvrir le prochain appel à projets sur la nouvelle plateforme.
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Sophie, responsable des programmes d'une fondation d'entreprise à Rennes, compare un SaaS à 22 000 EUR par an et une plateforme sur mesure à 68 000 EUR HT avec 9 000 EUR de maintenance annuelle. Sur 5 ans, le SaaS coûte 110 000 EUR et le sur mesure 104 000 EUR. Elle ajoute les 744 heures libérées chaque année, soit 22 000 EUR, réinvesties dans l'accompagnement de 30 lauréats supplémentaires. Le sur mesure l'emporte dès la cinquième année, avec en plus une plateforme aux couleurs de la fondation et des données hébergées en France.
FAQ
Combien de temps pour ouvrir le premier appel à projets ?
Comptez 3 à 4 mois, cadrage compris. Un appel peut ouvrir avec le dépôt et l'espace jury, les rapports d'impact arrivant dans un second lot 6 semaines plus tard.
Comment gérer les conflits d'intérêts des jurés ?
Chaque juré déclare ses liens, et la plateforme masque automatiquement les dossiers concernés. Le développement de cette règle représente 1 500 à 3 000 EUR.
La plateforme est-elle conforme au RGPD ?
Oui : hébergement en France, durées de conservation paramétrables, export et suppression des données à la demande. Un registre des traitements est livré avec la plateforme.
Peut-on reprendre les dossiers des années précédentes ?
Oui, par import de tableurs et de PDF. Pour 1 500 dossiers historiques, la reprise coûte en moyenne 3 000 à 6 000 EUR.
Et si nous ajoutons un nouveau dispositif ?
Un nouveau type d'appel avec son formulaire et sa grille se configure en 2 à 5 jours de développement, soit 1 500 à 4 000 EUR.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
