Le verdict en trois phrases
Un parc de 28 applications Lotus Notes ne se migre pas d'un bloc : un inventaire suivi d'une priorisation par valeur métier et par risque permet d'en décommissionner 20 à 30 % sans redéveloppement. Les applications conservées se reconstruisent en web pour 8 000 à 40 000 EUR HT chacune selon la complexité, avec SSO et reprise de 15 ans de données. Le programme complet tient en 9 à 14 mois s'il est mené par vagues.
Étape 1 : inventaire et priorisation des 28 applications
Le DSI d'un groupe mutualiste de 1 100 salariés à Grenoble hérite d'applications Notes construites entre 2005 et 2015 : gestion des réclamations adhérents, suivi des dossiers de prévoyance, annuaire interne, demandes de congés, bases documentaires, workflows de validation. Les compétences Notes se raréfient, la licence HCL pèse dans le budget et l'interface ne passe plus auprès des nouveaux collaborateurs.
| Catégorie d'application | Nombre | Exemple | Décision type | Coût unitaire indicatif |
|---|---|---|---|---|
| Bases documentaires simples | 8 | Notes de service, procédures | Archiver ou migrer vers intranet existant | 2 000 à 6 000 EUR HT |
| Formulaires et workflows légers | 9 | Demandes de congés, achats | Reconstruire en web ou outil RH du marché | 8 000 à 15 000 EUR HT |
| Applications métier moyennes | 7 | Suivi réclamations adhérents | Reconstruire sur mesure | 15 000 à 28 000 EUR HT |
| Applications métier critiques | 3 | Dossiers prévoyance, contentieux | Reconstruire avec intégrations | 28 000 à 40 000 EUR HT |
| Applications obsolètes | 1 | Ancienne base projets | Décommissionner | Export d'archive seul |
L'inventaire s'appuie sur les journaux d'usage : une application consultée par moins de 10 utilisateurs par mois devient candidate à l'archivage. Chaque application reçoit un score de criticité métier, de complexité technique (nombre de vues, agents LotusScript, intégrations) et de volume de données.
Étape 2 : budget et planning par vagues
Le programme s'organise en trois vagues. La première traite les applications simples pour valider le socle technique (SSO, hébergement, gabarit d'interface). La deuxième attaque les applications métier moyennes. La dernière migre les applications critiques, une fois l'équipe rodée.
| Vague | Contenu | Durée | Budget indicatif | Livrable clé |
|---|---|---|---|---|
| Cadrage | Inventaire, scoring, architecture cible | 6 semaines | 15 000 à 25 000 EUR HT | Feuille de route chiffrée |
| Vague 1 | 8 bases documentaires + socle SSO | 3 mois | 40 000 à 70 000 EUR HT | Socle réutilisable |
| Vague 2 | 9 workflows + 4 applications moyennes | 4 à 5 mois | 150 000 à 230 000 EUR HT | Processus RH et adhérents en web |
| Vague 3 | 3 critiques + 3 moyennes | 4 à 5 mois | 160 000 à 240 000 EUR HT | Dossiers prévoyance migrés |
| Décommissionnement | Archive en lecture seule, arrêt des serveurs | 1 mois | 10 000 à 20 000 EUR HT | Fin des licences Notes |
Chez Kolonell, chaque application reconstruite se situe dans la grille sur mesure de 2,5 à 15 M+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité ; le cadrage et les intégrations au système de gestion des adhérents sont chiffrés sur devis. Ces montants sont des ordres de grandeur 2026.
Étape 3 : données, SSO et conformité
La reprise des données est le poste le plus sous-estimé. Les bases Notes contiennent des documents riches, des pièces jointes et des champs multivalués qui ne se transposent pas directement en tables relationnelles. Il faut prévoir un mapping par application, un script d'extraction (via l'API Domino ou un export DXL), puis un contrôle de complétude sur échantillon. Pour 15 ans d'historique, comptez 20 à 35 % du budget de chaque application en reprise.
Le SSO s'appuie sur l'annuaire existant (Entra ID ou Active Directory) via SAML ou OpenID Connect, ce qui supprime les mots de passe Notes. Côté conformité, les données de santé des adhérents relèvent d'exigences renforcées : hébergement certifié HDS si des données de santé sont traitées, journalisation des accès, purge selon les durées de conservation définies avec le DPO.
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François, DSI du groupe mutualiste à Grenoble, paie environ 95 000 EUR par an pour les licences HCL, la maintenance des serveurs Domino et un prestataire Notes. Le programme coûte 420 000 EUR HT sur 13 mois. Après décommissionnement, le coût de fonctionnement des nouvelles applications (hébergement et maintenance) est estimé à 38 000 EUR par an. Économie récurrente : 57 000 EUR. S'ajoutent 900 collaborateurs qui gagnent 5 minutes par jour grâce au SSO et à des écrans plus rapides, soit environ 16 500 heures par an. Même en ne valorisant qu'un quart de ce temps à 40 EUR, le gain atteint 165 000 EUR par an et l'amortissement se fait en moins de 2 ans.
FAQ
Faut-il tout migrer avant la fin du support ?
Non. Les applications critiques sont prioritaires ; les bases documentaires peuvent passer en archive consultable en lecture seule. Un archivage bien fait couvre 20 à 30 % du parc pour un coût faible.
Combien de temps pour une application moyenne ?
Entre 6 et 10 semaines, reprise de données comprise, une fois le socle SSO en place. La première application de la vague 1 prend plus de temps car elle porte le socle.
Peut-on garder les liens entre documents ?
Oui, à condition de cartographier les identifiants Notes (UNID) vers les nouveaux identifiants. Une table de correspondance permet aussi de rediriger les anciens liens présents dans les e-mails.
Que deviennent les agents LotusScript ?
Ils sont réécrits en tâches planifiées ou en règles métier côté serveur. Un inventaire révèle souvent que 30 à 40 % des agents ne sont plus utiles.
Comment éviter le rejet des utilisateurs ?
Associez 2 à 3 utilisateurs référents par application dès les maquettes et prévoyez une période de double fonctionnement de 2 à 4 semaines.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
