Le verdict en trois phrases
Pour une école de langues niçoise qui reçoit des étudiants étrangers et des salariés envoyés par leur entreprise, un SaaS spécialisé écoles de langues couvre 80 % des besoins pour 80 à 400 EUR HT par mois, avec une mise en service de 6 à 10 semaines. Le sur mesure, de 25 000 à 70 000 EUR HT en ordre de grandeur 2026 (marché), se justifie quand la facturation entreprises, les financements de la formation professionnelle et l'hébergement des étudiants étrangers doivent vivre dans un seul outil. Le critère qui départage les options n'est pas la démo du planning : c'est la facturation multi-payeurs (particulier, entreprise, organisme financeur) sur une même inscription.
Le classement 2026 des options pour une école de langues
Nous classons des types de solutions, sans nommer d'éditeur ni d'agence. Critères : coût total sur cinq ans, délai avant la rentrée de septembre, réversibilité des dossiers apprenants, support en français et profil d'école. Montants en ordre de grandeur 2026 (marché), sauf la ligne Kolonell.
| Rang | Option | Coût (ordre de grandeur 2026, marché) | Mise en service | Réversibilité | Profil adapté |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | SaaS spécialisé écoles de langues | 80 à 400 EUR HT par mois | 6 à 10 semaines | Bonne si export des dossiers prévu | 300 à 1 500 apprenants, un site |
| 2 | SaaS + module sur mesure (facturation, portail entreprise) | Abonnement + module | 8 à 12 semaines | Bonne | École avec forte part B2B |
| 3 | ERP open source (type Odoo) paramétré | Licence ou hébergement + intégration | 10 à 16 semaines | Très bonne | École qui veut aussi la comptabilité intégrée |
| 4 | Application sur mesure, agence spécialisée | 25 000 à 70 000 EUR HT | 12 à 16 semaines | Totale si code cédé | Réseau de plusieurs écoles, process propres |
| 5 | Freelance | 10 000 à 30 000 EUR HT | Variable | Risque de dépendance | Petit périmètre, budget serré |
| 6 | Agenda partagé + tableur + logiciel de facturation | 20 à 80 EUR HT par mois | 1 à 3 semaines | Totale | Moins de 150 apprenants |
Kolonell intervient sur les lignes 2 et 4. Les prix de Kolonell : application simple de 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR), application moyenne de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR). Une école qui veut un portail entreprise relié à son SaaS se situe généralement dans la première catégorie ; un outil complet d'inscription, de planning et de facturation dans la deuxième ou au delà.
Les fonctions qui font la différence
Une école de 600 apprenants et 25 enseignants gère des centaines de combinaisons niveau, horaire, salle et formateur. Testez chaque fonction avec vos vraies données.
| Fonction | Ce qu'elle évite | Question à poser |
|---|---|---|
| Test de niveau en ligne avant inscription | Groupes hétérogènes et abandons | Le résultat place-t-il automatiquement l'apprenant dans un groupe ? |
| Planning enseignants et salles | Conflits de salles, heures non payées | Le planning gère-t-il les disponibilités et les remplacements ? |
| Suivi des niveaux du CECRL | Attestations incohérentes | Peut-on éditer une attestation A1 à C2 en un clic ? |
| Facturation multi-payeurs | Factures refaites à la main | Une inscription peut-elle être facturée à 60 % à l'entreprise et 40 % au salarié ? |
| Dossiers formation professionnelle | Pertes de financement | Les feuilles d'émargement et attestations sont-elles exportables ? |
| Hébergement et transferts des étudiants étrangers | Doubles saisies avec les familles d'accueil | Le module gère-t-il les familles et les dates d'arrivée ? |
| Portail apprenant et entreprise | Appels et mails de suivi | Le RH client voit-il l'assiduité de ses salariés ? |
Si vous visez les financements de la formation professionnelle, votre certification qualité et les exigences des financeurs dictent les preuves à conserver : vérifiez les textes officiels et votre référentiel, puis demandez à l'éditeur comment il les produit.
Le coût total sur cinq ans
Hypothèses : 600 apprenants par an, 25 enseignants, 30 % du chiffre facturé à des entreprises.
| Option | Mise en place | Récurrent annuel | Total sur 5 ans (estimation) |
|---|---|---|---|
| SaaS à 220 EUR HT par mois | 2 500 EUR HT | 2 640 EUR HT | 15 700 EUR HT |
| SaaS + portail entreprise Kolonell | 2 500 EUR HT + 5 000 EUR | 2 640 EUR HT + 1 368 EUR (maintenance Standard Kolonell, 114 EUR par mois) | 27 540 EUR HT |
| ERP open source paramétré | 15 000 EUR HT | 3 500 EUR HT | 32 500 EUR HT |
| Sur mesure à 45 000 EUR HT | 45 000 EUR HT | 6 750 EUR HT (15 %) | 78 750 EUR HT |
La maintenance Standard de Kolonell coûte 75 000 FCFA (114 EUR) par mois. Le surcoût du portail se justifie dès que plus de 30 entreprises clientes réclament un suivi d'assiduité.
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Mini cas pratique
Exemple type : Sophie dirige une école de langues de 650 apprenants par an près de la promenade des Anglais, avec 22 enseignants. Sa secrétaire passe 9 heures par semaine à refaire les factures des 40 entreprises clientes et à relancer les feuilles d'émargement : 9 h x 46 semaines x 28 EUR chargés = 11 590 EUR par an. Sophie choisit un SaaS à 240 EUR HT par mois (2 880 EUR par an) et un portail entreprise sur mesure à 5 500 EUR. Coût de la première année : 2 880 + 5 500 + 2 500 de reprise = 10 880 EUR. Le temps administratif tombe à 3 heures par semaine, soit 7 730 EUR économisés chaque année. Déduction faite de l'abonnement de 2 880 EUR, le gain net est de 4 850 EUR par an et les 8 000 EUR de mise en place sont amortis en 20 mois environ.
FAQ
Quand faut-il lancer le projet pour la rentrée ?
Pour une rentrée de septembre, signez en avril au plus tard : 6 à 10 semaines de mise en service, puis 3 à 4 semaines de test avec les inscriptions d'été.
Un ERP généraliste suffit-il pour une école de langues ?
Il couvre bien la comptabilité et la facturation, moins bien les tests de niveau et le planning par groupe. Prévoyez 10 à 16 semaines d'intégration et un budget de paramétrage souvent supérieur à 10 000 EUR HT.
Faut-il héberger les données en France ?
Le RGPD impose un encadrement des transferts hors de l'Union européenne. Un hébergement dans l'UE simplifie la conformité pour 300 à 1 500 dossiers d'apprenants par an, mineurs compris.
Que coûte un portail entreprise sur mesure ?
Chez Kolonell, il relève en général d'une application simple : 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR). Il se connecte à votre SaaS si celui-ci propose une API documentée.
Peut-on garder nos fichiers Excel d'historique ?
Oui, une reprise de 2 à 3 années d'apprenants suffit le plus souvent. Prévoyez 1 000 à 3 000 EUR HT de nettoyage et d'import selon la qualité des fichiers.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre nombre d'apprenants, d'enseignants et d'entreprises clientes : nous chiffrons un portail ou une application complète avec budget indicatif et livraison avant votre rentrée. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
