Le verdict en trois phrases
Pour un cabinet de syndic de 120 copropriétés et 5 000 lots à Toulon, l'extranet copropriétaire est une obligation légale depuis la loi ALUR et le vote en assemblée générale à distance est devenu un argument commercial face aux syndics en ligne. Un progiciel facturé 2 à 6 EUR par lot et par mois reste le choix le plus sûr pour la comptabilité de copropriété, tandis qu'une couche sur mesure (extranet, AG en ligne, suivi des sinistres) se justifie dès que l'expérience copropriétaire devient votre différenciation. Le bon arbitrage est souvent hybride : progiciel comptable conservé, portail et AG développés sur mesure et connectés.
Ce que la loi impose et ce que les copropriétaires attendent
Depuis la loi ALUR et le décret du 23 mai 2019, tout syndic professionnel doit proposer un espace en ligne sécurisé donnant accès aux documents de la copropriété : règlement, procès-verbaux des trois dernières AG, contrat de syndic, carnet d'entretien, et pour chaque copropriétaire son compte individuel et ses appels de fonds. Le non-respect expose à des réductions d'honoraires et fragilise le renouvellement du mandat.
La loi ELAN et l'ordonnance de 2019 ont ensuite ouvert la participation aux AG par visioconférence et le vote par correspondance via formulaire. Dans le Var, où une part importante des copropriétaires vit hors de la région ou à l'étranger, ces outils font monter la participation et réduisent les AG reportées faute de majorité.
| Fonction | Obligatoire en 2026 | Attente forte des copropriétaires | Remarque |
|---|---|---|---|
| Accès aux documents de copropriété | Oui (loi ALUR, décret 2019) | Oui | Liste minimale fixée par décret |
| Compte individuel et appels de fonds | Oui | Oui | Mise à jour régulière |
| Participation à l'AG à distance | Possible, sur décision | Très forte | Visioconférence ou audioconférence |
| Vote par correspondance | Possible (formulaire légal) | Forte | Formulaire à recevoir 3 jours avant l'AG |
| Déclaration et suivi d'incident | Non | Très forte | Photos, statut, intervenant |
| Paiement en ligne des charges | Non | Forte | Prélèvement ou carte |
Progiciel, sur mesure ou hybride : les chiffres 2026
Le progiciel de syndic couvre la comptabilité de copropriété, la répartition des charges et la production des documents d'AG. Son coût monte vite avec le nombre de lots. Le sur mesure ne remplace pas forcément ce cœur comptable, mais construit l'expérience copropriétaire et conseil syndical que les progiciels standardisent.
| Option | Coût 2026 pour 5 000 lots | Délai | Points forts | Limites |
|---|---|---|---|---|
| Progiciel d'entrée de gamme | 2 EUR par lot par mois, soit environ 120 000 EUR par an (estimation de marché) | 1 à 2 mois de migration | Comptabilité conforme | Extranet générique |
| Progiciel haut de gamme avec modules AG | 6 EUR par lot par mois, soit environ 360 000 EUR par an (estimation de marché) | 2 à 3 mois | Tout intégré | Coût élevé, peu de personnalisation |
| Développement sur mesure complet par une agence française | 40 000 à 90 000 EUR HT (estimation de marché) | 6 à 9 mois | Expérience propre au cabinet | Comptabilité à reconstruire, risque élevé |
| Hybride : progiciel comptable + portail sur mesure | Progiciel + 40 000 à 60 000 EUR HT (estimation de marché) | 4 à 6 mois | Meilleur compromis | Connecteur à maintenir |
| Application Kolonell complexe (portail, AG, incidents) | À partir de 10 670 EUR HT, 22 870 EUR HT et plus selon périmètre | 4 à 6 mois | Budget maîtrisé, code livré | Connecteur au progiciel à cadrer |
| Maintenance applicative Kolonell | 110 à 180 EUR par mois | Continue | Évolutions et sécurité | À budgéter dès le départ |
Le poste le plus sous-estimé est le connecteur entre le portail et le progiciel comptable : il doit faire remonter soldes, appels de fonds et documents sans double saisie. Avant tout devis, vérifiez que votre éditeur ouvre une API ou au minimum des exports automatisés.
Mini cas pratique
Stéphane, gérant d'un cabinet de syndic à Toulon (120 copropriétés, 5 000 lots, 9 gestionnaires), paie aujourd'hui un progiciel tout intégré à 4,50 EUR par lot et par mois, soit 270 000 EUR par an. Son éditeur propose une version allégée sans modules AG ni extranet avancé à 2,50 EUR, soit 150 000 EUR par an.
En passant à la version allégée et en finançant un portail copropriétaire sur mesure avec AG en ligne pour 22 000 EUR HT, plus 180 EUR de maintenance mensuelle (2 160 EUR par an), il économise 120 000 EUR la première année moins 24 160 EUR de projet, soit environ 95 800 EUR. Si le vote par correspondance évite ne serait-ce que 15 AG reportées par an à 600 EUR de coût interne chacune, il gagne encore 9 000 EUR. Il faut bien sûr vérifier que la version allégée couvre toutes les obligations ALUR, ce qui conditionne le calcul.
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FAQ
L'extranet copropriétaire est-il vraiment obligatoire ?
Oui pour les syndics professionnels depuis la loi ALUR, avec une liste minimale de documents fixée par le décret du 23 mai 2019. Le contrat type prévoit des conséquences sur les honoraires en cas de manquement.
Le vote électronique en AG est-il juridiquement valable ?
La participation par visioconférence et le vote par correspondance sont prévus par les textes depuis 2019 et 2020. Le formulaire de vote par correspondance doit être reçu par le syndic au plus tard 3 jours francs avant l'assemblée.
Peut-on garder notre progiciel comptable actuel ?
C'est même recommandé dans 8 cas sur 10 : la comptabilité de copropriété est très normée. Le portail sur mesure se branche dessus via API ou exports quotidiens, ce qui représente 15 à 25 % du budget du projet.
Combien de temps pour lancer le portail ?
Comptez 4 à 6 mois, dont un mois de cadrage avec les gestionnaires et un pilote sur 5 à 10 copropriétés avant généralisation.
Les données des copropriétaires sont-elles protégées ?
Le portail doit respecter le RGPD : hébergement en Union européenne, accès individuel sécurisé, journal des connexions. Ces exigences sont intégrées au cahier des charges dès le départ.
Parlons de votre projet. Donnez-nous votre nombre de lots, votre progiciel actuel et les fonctions attendues (extranet, AG, incidents), et nous chiffrons un portail livré en 4 à 6 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
