Le verdict en trois phrases
Une ONG d'Antananarivo qui pilote 14 projets financés par 5 bailleurs perd l'équivalent d'un poste à temps plein à consolider des indicateurs dispersés dans des dizaines de fichiers Excel. Les plateformes internationales comme ActivityInfo ou DevResults coûtent 3 000 à 12 000 $ par an, tandis qu'un logiciel de suivi-évaluation sur mesure se situe entre 25 000 000 et 50 000 000 MGA (environ 5 000 à 10 000 €). Le bon choix dépend surtout de la connectivité des équipes terrain et du nombre de cadres logiques différents à gérer.
Pourquoi la consolidation coûte si cher aujourd'hui
Chaque bailleur impose son propre cadre logique : l'Union européenne raisonne en résultats et indicateurs OVI, l'USAID (ou ce qu'il en reste après les coupes de 2025) en indicateurs standards, l'AFD en cadre de résultats, les fondations privées en tableaux libres. Les équipes terrain à Toliara, Mahajanga ou Fianarantsoa remontent des fiches papier ou des formulaires KoboToolbox, puis le chargé de suivi-évaluation recopie, vérifie et réagrège. Les erreurs de double comptage des bénéficiaires sont fréquentes et coûtent cher lors des audits.
Un système de suivi-évaluation doit donc :
- centraliser un référentiel unique d'indicateurs reliés à plusieurs cadres logiques bailleurs ;
- collecter hors ligne sur Android, avec synchronisation dès que la 3G ou la 4G revient ;
- dédupliquer les bénéficiaires (identifiant unique, désagrégation sexe, âge, district) ;
- générer les rapports au format de chaque bailleur en un clic.
| Option (ordre de grandeur 2026) | Coût annuel ou initial | Collecte hors ligne | Rapports multi-bailleurs | Données hébergées |
|---|---|---|---|---|
| Excel + KoboToolbox | Gratuit à 1 200 $/an | Oui (Kobo) | Manuel, 3 semaines/trimestre | Variable |
| ActivityInfo | 3 000 à 8 000 $/an selon utilisateurs | Oui | Semi-automatique | Cloud étranger |
| DevResults | 6 000 à 12 000 $/an | Partielle | Bonne, orientée USAID | Cloud étranger |
| Logiciel sur mesure | 25 000 000 à 50 000 000 MGA | Oui, PWA Android | Modèles par bailleur | Au choix de l'ONG |
| Maintenance du sur mesure | 2 500 000 à 5 000 000 MGA/an | Incluse | Évolutions mineures | Hébergement inclus |
Sur mesure ou plateforme : le calcul sur trois ans
Sur trois ans, ActivityInfo pour 25 utilisateurs revient à environ 15 000 $, soit près de 70 000 000 MGA. Un développement sur mesure à 40 000 000 MGA plus 4 000 000 MGA de maintenance annuelle totalise 52 000 000 MGA, avec un outil adapté à vos cadres logiques et des coûts qui n'augmentent pas avec le nombre d'utilisateurs. À l'inverse, une petite ONG de 3 projets n'a pas intérêt à financer du sur mesure : la version gratuite de KoboToolbox et un tableau de bord bien construit suffisent.
| Critère | Plateforme internationale | Sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Délai de mise en route | 2 à 6 semaines | 3 à 4 mois |
| Coût sur 3 ans (25 utilisateurs) | 45 000 000 à 140 000 000 MGA | 33 000 000 à 65 000 000 MGA |
| Interface en malgache | Rarement | Oui |
| Fonctionnement en 3G faible | Correct | Optimisé, pages de moins de 300 Ko |
| Budget éligible au poste « coûts de structure » bailleur | Souvent oui | Oui, si prévu au budget projet |
| Dépendance au dollar | Totale | Aucune |
Astuce de financement : de nombreux bailleurs acceptent d'inscrire un système de suivi-évaluation dans les coûts éligibles d'un nouveau projet, à condition qu'il soit prévu dès la proposition. Mutualiser le coût sur deux ou trois projets le rend quasi indolore.
Mini cas pratique
Hanta, responsable suivi-évaluation d'une ONG de santé communautaire à Antananarivo, gère 14 projets dans 6 régions. Elle et deux assistants passent 3 semaines par trimestre à consolider, soit 36 semaines-personne par an. Au coût chargé de 3 500 000 MGA par mois et par personne, cela représente environ 31 500 000 MGA par an. Avec un logiciel sur mesure à 38 000 000 MGA, les rapports sortent en une journée et la consolidation tombe à 4 semaines-personne par an. Le gain annuel dépasse 28 000 000 MGA : l'outil est amorti en 16 mois, sans compter les erreurs d'audit évitées.
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FAQ
Quel est le coût d'un logiciel de suivi-évaluation pour une ONG à Madagascar ?
Comptez 25 000 000 à 50 000 000 MGA pour un outil sur mesure, plus 2 500 000 à 5 000 000 MGA par an de maintenance et d'hébergement. Les plateformes internationales coûtent 3 000 à 12 000 $ par an.
Le logiciel fonctionne-t-il sans connexion dans les districts ?
Oui, la collecte se fait sur smartphone Android hors ligne et se synchronise dès le retour du réseau. Une tablette d'entrée de gamme à 600 000 MGA suffit.
Peut-on garder nos formulaires KoboToolbox ?
Oui, une connexion à l'API KoboToolbox importe automatiquement les soumissions. Cela évite de reformer les 20 à 40 enquêteurs déjà habitués.
Les rapports respectent-ils les formats UE, AFD et fondations ?
Chaque bailleur dispose de son modèle de rapport relié au référentiel d'indicateurs commun. Un rapport trimestriel se génère en moins d'une heure, vérification comprise.
Combien de temps faut-il pour le déploiement ?
Trois à quatre mois, dont 3 semaines de formation des équipes terrain. Un premier tableau de bord peut être en ligne au bout de 6 semaines.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
