Le verdict en trois phrases
Un promoteur nantais qui livre 250 lots par an et pilote ses appels de fonds, ses choix de finitions et ses levées de réserves sur Excel accumule les retards d'encaissement et sature son service clients. En ordre de grandeur 2026, un logiciel acquéreurs sur mesure avec espace client, appels de fonds automatiques par stade d'avancement et gestion des TMA coûte 35 000 à 70 000 EUR HT et se livre en 14 à 20 semaines. Le gain mesurable tient en deux chiffres : 30 % d'appels en moins au service clients et plusieurs semaines gagnées sur l'encaissement de chaque stade.
Le circuit VEFA que l'outil doit automatiser
En vente en l'état futur d'achèvement, les appels de fonds suivent l'avancement du chantier dans les plafonds fixés par l'article R261-14 du Code de la construction et de l'habitation. Pour chaque programme de l'agglomération nantaise, de l'île de Nantes à Rezé ou Saint-Herblain, le service administratif doit déclencher le bon appel au bon moment, auprès de chaque acquéreur, de son notaire et souvent de sa banque.
| Stade d'avancement | Plafond cumulé légal | Pièce justificative | Ce que fait le logiciel |
|---|---|---|---|
| Signature de l'acte authentique | Selon contrat, souvent 5 à 30 % | Acte notarié | Crée le dossier acquéreur et l'échéancier |
| Achèvement des fondations | 35 % | Attestation du maître d'œuvre | Génère et envoie les appels de tout le programme |
| Mise hors d'eau | 70 % | Attestation du maître d'œuvre | Relance automatique à J+15 et J+30 |
| Achèvement de l'immeuble | 95 % | Attestation d'achèvement | Prépare la convocation à la livraison |
| Remise des clés | 100 %, 5 % consignables en cas de réserves | Procès-verbal de livraison | Suit la consignation et la levée des réserves |
Les stades intermédiaires (plancher bas, cloisons, menuiseries) sont paramétrables programme par programme. La banque de l'acquéreur reçoit l'appel avec l'attestation jointe, ce qui supprime les allers-retours qui retardent les déblocages de prêts de 2 à 4 semaines.
Les modules et leur coût
| Module | Fonctions | Ordre de grandeur 2026 (EUR HT) |
|---|---|---|
| Espace acquéreur | Avancement du chantier, documents, appels, messagerie, photos | 10 000 à 18 000 |
| Appels de fonds automatiques | Échéanciers par lot, génération en masse, relances, rapprochement bancaire | 8 000 à 15 000 |
| TMA acquéreurs | Catalogue d'options, devis, signature électronique, transmission aux entreprises | 6 000 à 12 000 |
| Livraison et levée de réserves | Saisie des réserves sur tablette, affectation aux lots de travaux, suivi | 5 000 à 12 000 |
| Connexions notaires et banques | Envoi sécurisé des appels et attestations, suivi des déblocages | 3 000 à 8 000 |
| Tableau de bord direction | Encaissements par programme, retards, réserves ouvertes | 3 000 à 5 000 |
| Total | 35 000 à 70 000 |
Le projet relève d'une application web sur mesure complexe. Dans la grille Kolonell, une application complexe se situe entre 7 000 000 et 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR) ; les montants du tableau sont des ordres de grandeur du marché français et le prix exact sort du cadrage. La maintenance Kolonell est de 53, 114 ou 183 EUR par mois selon le niveau.
Le logiciel commercial (CRM de réservation, grille de prix, contrats de réservation) reste en place : le nouvel outil prend le relais à la signature de l'acte authentique et lit les données de lots par API ou par export. Les données des acquéreurs restent hébergées en France, avec accès nominatifs et journal d'accès, dans le respect du RGPD.
Le planning en 14 à 20 semaines
Semaines 1 à 3 : cadrage avec la direction administrative, le service clients, la direction technique et deux maîtres d'œuvre. Semaines 4 à 12 : développement de l'espace acquéreur, des appels de fonds et des TMA. Semaines 13 à 16 : levée de réserves, connexions notaires et banques, tableau de bord. Semaines 17 à 20 : pilote sur un programme en cours, reprise des échéanciers des autres programmes et formation. Démarrer sur un programme au stade des fondations permet de tester tout le cycle sur une année.
Mini cas pratique
Olivier Morvan, directeur administratif d'un promoteur nantais qui livre 250 lots par an, compte 6 appels de fonds par lot en moyenne.
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- Appels émis par an : 250 × 6 = 1 500 appels, préparés aujourd'hui à 25 minutes l'unité, soit 625 heures.
- Avec génération en masse : 5 minutes l'unité, soit 125 heures. 500 heures gagnées.
- Service clients : 7 200 appels entrants par an à 8 minutes, réduits de 30 %, soit 288 heures gagnées.
- Total : 788 heures à 45 EUR chargés, soit 35 460 EUR par an.
- Encaissement : 2 semaines gagnées par stade sur 6 000 000 EUR appelés par trimestre, à 4 % de coût de financement, soit environ 36 800 EUR par an.
- Investissement : 55 000 EUR HT. Gain total : 72 260 EUR par an. Retour sur investissement : 55 000 / 72 260 × 12 = environ 9 mois.
FAQ
Le logiciel respecte-t-il les plafonds légaux des appels de fonds VEFA ?
Oui. Les plafonds de 35 %, 70 % et 95 % sont bloquants : le système refuse un appel cumulé qui dépasse le stade attesté par le maître d'œuvre.
Peut-on garder notre CRM commercial ?
Oui. L'outil prend le relais à la signature de l'acte authentique et récupère les lots, prix et acquéreurs par API ou export, sans double saisie.
Comment sont gérés les travaux modificatifs acquéreurs ?
L'acquéreur choisit dans un catalogue d'options chiffrées, signe le devis en ligne, et la demande part à l'entreprise concernée. Une date limite par programme bloque les demandes trop tardives.
Les réserves de livraison sont-elles saisies sur place ?
Oui, sur tablette, avec photo et localisation dans le logement. Chaque réserve est affectée à une entreprise et l'acquéreur suit sa levée dans son espace, ce qui réduit les relances.
Quel budget annuel après la mise en ligne ?
Comptez 200 à 500 EUR par mois d'hébergement en France et de 53 à 183 EUR par mois de maintenance Kolonell, soit environ 3 000 à 8 200 EUR par an.
Parlons de votre projet. Nous cadrons avec vous l'espace acquéreur, les appels de fonds, les TMA et la levée de réserves sur un programme pilote, pour une mise en ligne en 14 à 20 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
