Le verdict en trois phrases
Pour la rédaction des actes, les éditeurs spécialisés comme Genapi ou Fichorga restent incontournables : bases d'actes, liaison avec la Chambre, Planète et la télétransmission sont inaccessibles à un développement isolé. Le vrai manque se situe sur le suivi des dossiers et l'information client, où les modules standard génèrent encore 40 à 60 appels par jour dans un office de 18 personnes. La bonne architecture en 2026 combine l'éditeur pour la production et un portail client sur mesure de 15 000 à 40 000 EUR HT pour le suivi en temps réel.
Ce que coûtent vraiment les éditeurs notariaux
Les licences se paient par poste et par mois, avec des modules additionnels pour la comptabilité, la GED et la signature électronique à distance. Pour 18 collaborateurs, la facture annuelle dépasse vite 40 000 EUR HT.
| Poste de coût (office de 18 personnes) | Genapi (iNot) | Fichorga | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Licence rédaction par poste et par mois | 180 à 300 EUR HT | 150 à 250 EUR HT | Selon modules et ancienneté du contrat |
| Coût annuel licences (14 postes rédaction) | 30 000 à 50 000 EUR HT | 25 000 à 42 000 EUR HT | Hors formalistes et accueil |
| Module espace client | Option, 2 000 à 6 000 EUR HT par an | Option ou partenaire | Fonctionnalités standardisées |
| Signature électronique à distance (AAED) | Inclus ou option | Inclus ou option | Exigence de la profession |
| Personnalisation des étapes de suivi | Faible | Faible | Paramétrage limité |
| Mise en place et formation | 5 000 à 15 000 EUR HT | 4 000 à 12 000 EUR HT | 2 à 4 mois |
Ces montants sont des ordres de grandeur 2026 relevés auprès d'offices de 10 à 30 personnes ; les tarifs exacts dépendent de la négociation.
Sur mesure ou éditeur : qui fait quoi ?
| Fonction | Éditeur du marché | Portail sur mesure |
|---|---|---|
| Rédaction d'actes et trames | Oui, indispensable | Non |
| Télétransmission, Planète, publicité foncière | Oui | Non |
| Suivi des 400 dossiers de vente par étape | Liste interne | Tableau de bord visuel, retards signalés |
| Information client (compromis, purge DPU, prêt, signature) | Notifications génériques | SMS et e-mail à chaque étape, en langage clair |
| Collecte des pièces (diagnostics, état civil, offre de prêt) | Dépôt simple | Liste des pièces manquantes par dossier, relances automatiques |
| Accès agents immobiliers et courtiers | Rare | Espace partenaire avec droits limités |
| Statistiques de délais par type d'acte | Basique | Délai moyen compromis-acte, goulots identifiés |
Le portail sur mesure lit les données de l'éditeur (API ou exports planifiés) et n'écrit jamais dans les actes. Le secret professionnel est préservé par une authentification forte et un hébergement en France.
Budget du portail sur mesure
| Palier | Périmètre | Délai |
|---|---|---|
| 15 000 EUR HT | Suivi des dossiers par étape, notifications SMS et e-mail aux clients | 8 à 10 semaines |
| 25 000 EUR HT | + collecte des pièces, relances automatiques, espace agents immobiliers | 12 à 14 semaines |
| 40 000 EUR HT | + statistiques de délais, prise de rendez-vous de signature, multi-offices | 16 à 20 semaines |
| Maintenance et hébergement | Hébergement HDS ou SecNumCloud en France | 200 à 500 EUR HT par mois |
| SMS | Notifications client | 0,05 à 0,08 EUR par SMS |
Mini cas pratique
Me Lefèvre, notaire associé d'un office de 18 personnes, suit 400 dossiers de vente en cours. L'accueil et les clercs passent 2 h 30 par jour à répondre au téléphone sur l'avancement des dossiers, soit environ 600 heures par an. Au coût chargé de 38 EUR de l'heure, cela représente 22 800 EUR par an. Avec un portail à 25 000 EUR HT et 350 EUR HT de maintenance mensuelle, le volume d'appels baisse de 60 % en pratique observée : 13 700 EUR économisés par an, auxquels s'ajoutent des dossiers bouclés 8 à 10 jours plus vite grâce aux relances de pièces. Le retour sur investissement intervient entre 18 et 24 mois, plus vite si l'office facture davantage d'actes à effectif constant.
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FAQ
Peut-on remplacer Genapi ou Fichorga par un logiciel sur mesure ?
Pas raisonnablement. Les connexions à la télétransmission et aux bases d'actes demandent des agréments et des années de développement. Le sur mesure se positionne en complément, pour 15 000 à 40 000 EUR HT.
Le portail est-il compatible avec le secret professionnel ?
Oui : authentification à double facteur, chiffrement, hébergement en France et journal d'accès. Le client ne voit que ses propres dossiers et aucune pièce n'est partagée sans validation du clerc.
Combien de temps pour le déployer ?
Entre 8 et 20 semaines selon le palier. Les 400 dossiers en cours sont importés automatiquement depuis l'éditeur en 1 à 2 semaines.
Les agents immobiliers peuvent-ils suivre les ventes ?
Oui, avec un espace partenaire qui affiche uniquement les étapes clés : compromis signé, purge du droit de préemption, accord de prêt, date de signature. Cela supprime 20 à 30 % des appels restants.
Quel est le coût annuel total ?
Pour le palier à 25 000 EUR HT, comptez environ 4 200 EUR HT de maintenance et 1 000 à 2 000 EUR de SMS par an, à comparer aux licences de l'éditeur qui restent inchangées.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
