Le verdict en trois phrases
Une ONG à Bamako qui pilote 12 projets financés par 6 bailleurs et suit 40 000 bénéficiaires perd l'essentiel de son temps S&E à consolider des fichiers Excel et des formulaires papier. Un logiciel de suivi-évaluation sur mesure, avec collecte hors ligne sur tablette, cadre logique et indicateurs propres à chaque bailleur, coûte 10 à 25 millions FCFA HT en 2026. Livré en 3 à 5 mois, il ramène la préparation d'un rapport trimestriel de 8 jours à moins d'une journée.
Les options du marché et leurs limites
KoboToolbox et ODK sont gratuits et excellents pour la collecte, mais ils ne gèrent ni le cadre logique, ni l'agrégation multi-bailleurs, ni la production des rapports. Les plateformes S&E internationales (ActivityInfo, DevResults, TolaData) sont plus complètes mais facturées en dollars et peu adaptées aux formats des bailleurs régionaux.
| Option | Coût 2026 | Collecte hors ligne | Multi-bailleurs | Rapports automatiques |
|---|---|---|---|---|
| Excel + formulaires papier | 0 FCFA de licence | non | manuel | non |
| KoboToolbox / ODK seul | gratuit à 1 M FCFA / an | oui | non | non |
| KoboToolbox + Power BI | 2 à 5 M FCFA / an | oui | partiel | tableaux de bord seulement |
| Plateforme S&E SaaS internationale | 6 à 18 M FCFA / an | partiel | oui | partiel |
| Logiciel sur mesure | 10 à 25 M FCFA HT une fois + 2 à 4 M FCFA / an | oui | oui | oui, au format de chaque bailleur |
Ordre de grandeur 2026 : sur 3 ans, une plateforme SaaS à 10 millions FCFA par an revient à 30 millions FCFA, contre 16 à 37 millions FCFA pour le sur mesure, qui reste la propriété de l'ONG.
Ce que contient un budget de 10 à 25 millions FCFA
| Module | Contenu | Budget HT | Délai |
|---|---|---|---|
| Application de collecte hors ligne | Formulaires sur tablette Android, GPS, photos, synchronisation au retour du réseau | 2 500 000 à 5 000 000 FCFA | 4 à 6 semaines |
| Registre des bénéficiaires | Identifiant unique, dédoublonnage, ventilation sexe, âge, commune | 1 500 000 à 3 500 000 FCFA | 3 à 4 semaines |
| Cadre logique et indicateurs | Impact, résultats, produits, cibles annuelles, liens activité vers indicateur | 2 000 000 à 5 000 000 FCFA | 4 à 6 semaines |
| Correspondance par bailleur | Mapping vers les indicateurs USAID, UE, AFD, Coopération suisse, fondations | 1 500 000 à 4 000 000 FCFA | 3 à 5 semaines |
| Rapports trimestriels automatiques | Export Word et Excel au gabarit du bailleur, graphiques | 1 500 000 à 4 500 000 FCFA | 3 à 5 semaines |
| Tableau de bord direction | Avancement par projet, région, budget consommé | 1 000 000 à 3 000 000 FCFA | 2 à 4 semaines |
Un périmètre de base (collecte, registre, cadre logique, 2 gabarits de rapport) tient autour de 10 millions FCFA HT. Le haut de fourchette correspond à 6 bailleurs avec gabarits complets, plusieurs langues de formulaires (français, bambara) et un module budget.
Les points techniques propres au Sahel
Les équipes terrain à Ségou, Mopti ou Kayes travaillent souvent plusieurs jours sans réseau. L'application doit stocker localement plusieurs centaines de fiches, se synchroniser sur une connexion 3G faible et chiffrer les données sensibles. Les tablettes Android d'entrée de gamme (80 000 à 120 000 FCFA l'unité) suffisent si l'application est légère.
| Contrainte | Solution technique | Impact budget |
|---|---|---|
| Absence de réseau plusieurs jours | Base locale chiffrée, synchronisation différée | inclus dans la collecte |
| Données sensibles (protection, santé) | Chiffrement, droits par rôle, journal d'accès | + 800 000 à 1 500 000 FCFA |
| Agents peu alphabétisés | Formulaires avec icônes et audio en bambara | + 1 000 000 à 2 000 000 FCFA |
| Électricité intermittente | Batteries externes, mode économie | matériel : 15 000 FCFA par agent |
| Hébergement et souveraineté | Serveur cloud européen ou hébergeur ouest-africain | 60 000 à 200 000 FCFA / mois |
Mini cas pratique
Aminata, coordinatrice S&E d'une ONG basée à Bamako, gère 12 projets et 6 bailleurs avec une équipe de 3 chargés S&E. Chaque trimestre, l'équipe passe environ 8 jours par bailleur à consolider et mettre en forme les données, soit 6 × 8 = 48 jours-personne par trimestre, près de 190 jours par an. À un coût chargé de 35 000 FCFA par jour, cela représente 6,7 millions FCFA par an, sans compter les erreurs relevées par les auditeurs.
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Avec un logiciel à 18 millions FCFA HT, la préparation tombe à 1 jour par bailleur, soit 24 jours par an. Le gain direct est d'environ 5,8 millions FCFA par an, auquel s'ajoute la ligne S&E souvent finançable dans les nouvelles propositions (5 à 10 % du budget projet). En intégrant 8 millions FCFA de coûts S&E éligibles sur deux nouvelles conventions, l'ONG amortit l'outil en moins de 2 ans.
FAQ
Peut-on financer le logiciel sur une subvention de bailleur ?
Souvent oui : la ligne suivi-évaluation représente 5 à 10 % du budget d'un projet. Sur un projet de 500 millions FCFA, cela ouvre 25 à 50 millions FCFA de marge S&E, dont une partie peut couvrir l'outil.
Peut-on réutiliser nos formulaires KoboToolbox existants ?
Oui, les formulaires XLSForm sont importés et l'historique des soumissions est migré. Cette reprise coûte en général 500 000 à 1 500 000 FCFA selon le volume.
Combien de temps pour former les agents terrain ?
Une journée suffit pour la collecte sur tablette et une demi-journée pour les chargés S&E sur le tableau de bord. Comptez 300 000 à 600 000 FCFA par session régionale, transport inclus.
Les données restent-elles la propriété de l'ONG ?
Oui, le code source et la base de données sont livrés à l'ONG. L'hébergement coûte 60 000 à 200 000 FCFA par mois et peut être transféré à un autre prestataire.
Que se passe-t-il si un bailleur change son cadre d'indicateurs ?
Le module de correspondance est paramétrable : ajouter ou modifier un indicateur prend quelques minutes. Un nouveau gabarit de rapport complet coûte 400 000 à 900 000 FCFA.
Parlons de votre projet. Nous cadrons votre outil de suivi-évaluation (collecte hors ligne, cadre logique, rapports par bailleur) avec un budget indicatif de 10 à 25 millions FCFA HT et une livraison en 3 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
