Le verdict en trois phrases
Pour une cuisine centrale de 9 000 repas par jour, le vrai sujet n'est pas le menu mais la chaîne complète : fiche technique, allergènes, commande fournisseur, bon de livraison et traçabilité EGalim. Un progiciel du marché (500 à 1 500 EUR par mois) couvre 70 % du besoin si vos process sont standards, alors qu'un logiciel sur mesure (60 000 à 120 000 EUR HT, ordre de grandeur 2026) se justifie quand vous livrez des publics très différents, écoles, EHPAD et entreprises, avec des règles propres à chacun. Avec un gain de 0,10 à 0,20 EUR de coût matière par repas, l'économie annuelle dépasse souvent le prix du projet en 12 à 24 mois.
Ce que le logiciel doit relier, et ce que coûte chaque brique
Dans la plupart des cuisines centrales de l'agglomération grenobloise, les données vivent dans quatre outils : un tableur de menus, un classeur de fiches techniques, le portail des fournisseurs et des bons de livraison papier. Chaque ressaisie est une source d'erreur, et une erreur d'allergène sur un repas d'EHPAD ou de cantine scolaire a un coût humain et juridique sans commune mesure avec le prix du logiciel.
| Brique fonctionnelle | Ce qu'elle fait | Progiciel | Sur mesure (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|---|
| Plans de menus multi-publics | Cycles de 4 à 8 semaines par convive | Inclus | 8 000 à 15 000 EUR HT |
| Fiches techniques et grammages | Portions par âge, coût matière par repas | Inclus, grammages figés | 10 000 à 20 000 EUR HT |
| Allergènes (14 réglementaires) et régimes | Calcul automatique, étiquettes, PAI | Inclus | 6 000 à 12 000 EUR HT |
| Commandes fournisseurs | Besoins nets, mercuriales, marchés publics | Module en option | 10 000 à 22 000 EUR HT |
| Suivi EGalim | Part de produits durables et bio par période | Rapport standard | 5 000 à 10 000 EUR HT |
| Bons de livraison et tournées | Liaison froide, signatures, retours | Rarement inclus | 8 000 à 18 000 EUR HT |
| Intégrations (compta, inscriptions) | Effectifs écoles, facturation clients | Connecteurs limités | 8 000 à 20 000 EUR HT |
Le tableau montre où le sur mesure se rentabilise : la commande fournisseur calée sur vos marchés publics, la tournée en liaison froide et la remontée des effectifs réels depuis les écoles. C'est là que se perdent les surplus et donc les centimes de coût matière.
EGalim : la conformité qui oriente le choix
La loi EGalim impose au moins 50 % de produits durables et de qualité, dont 20 % de bio, en valeur d'achat sur l'année. Beaucoup de cuisines calculent ce ratio a posteriori, à partir des factures, ce qui empêche de corriger le tir en cours d'exercice. Un bon logiciel calcule le ratio à chaque commande et alerte dès que la trajectoire décroche.
| Critère | Tableur actuel | Progiciel | Sur mesure |
|---|---|---|---|
| Abonnement ou coût initial | Quasi nul | 500 à 1 500 EUR par mois | 60 000 à 120 000 EUR HT |
| Délai de mise en service | Immédiat | 1 à 3 mois | 4 à 6 mois |
| Ratio EGalim en temps réel | Non | Souvent mensuel | Oui, à chaque commande |
| Adaptation EHPAD, scolaire, entreprise | Manuelle | Paramétrage partiel | Règles par public |
| Propriété des données et du code | Oui | Non | Oui |
| Maintenance annuelle | Temps interne | Comprise | 10 à 15 % du projet par an |
Le progiciel reste un bon choix pour une cuisine à un seul public. Dès que les règles de grammage, de texture (mixé, haché) et de facturation divergent selon les clients, le paramétrage devient un bricolage coûteux.
Mini cas pratique
Isabelle, directrice d'une cuisine centrale qui sert des écoles, deux EHPAD et trois restaurants d'entreprise autour de Grenoble, produit 9 000 repas par jour sur 220 jours de fonctionnement, soit 1 980 000 repas par an.
- Gain de coût matière visé, hypothèse prudente : 0,10 EUR par repas, soit 198 000 EUR par an.
- Hypothèse haute : 0,20 EUR par repas, soit 396 000 EUR par an.
- Projet sur mesure retenu : 95 000 EUR HT, plus 12 000 EUR par an de maintenance.
- Temps de ressaisie supprimé : 2 personnes à mi-temps, environ 35 000 EUR par an réaffectés à la production.
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Même avec la moitié du gain prudent (99 000 EUR), le projet est amorti en environ 12 mois. La condition est de mesurer le surplus et les restes avant le lancement, sinon le gain ne sera jamais démontrable devant les élus ou le conseil d'administration.
FAQ
Combien de temps faut-il pour déployer un logiciel sur mesure de cuisine centrale ?
Comptez 4 à 6 mois, dont 4 à 6 semaines de cadrage avec le chef de production et la diététicienne. La reprise des fiches techniques existantes représente souvent 20 à 30 % de l'effort.
Le logiciel peut-il gérer les PAI et régimes spécifiques des enfants ?
Oui, à condition de relier la fiche de l'enfant ou du résident au menu du jour. Le calcul automatique des 14 allergènes réglementaires limite le risque d'erreur à la préparation et à l'étiquetage.
Faut-il passer par un marché public pour ce projet ?
Si la cuisine dépend d'une collectivité ou d'un syndicat intercommunal, oui au delà des seuils en vigueur (40 000 EUR HT pour la procédure adaptée simple). Prévoyez 2 à 3 mois de procédure en plus du délai de développement.
Peut-on commencer par un module seulement ?
C'est même conseillé : un premier lot fiches techniques et allergènes de 25 000 à 40 000 EUR HT, puis la commande fournisseur. Le premier lot sécurise la base de données sur laquelle tout le reste s'appuie.
Comment prouver le gain de coût matière ?
Mesurez pendant 4 semaines le coût matière réel par repas et le taux de restes avant la mise en service, puis comparez après 3 mois. Un écart de 0,10 EUR sur 9 000 repas représente 900 EUR par jour.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
