Le verdict en trois phrases
Chez un tiers-archiveur, la marge se joue sur la traçabilité : chaque boîte doit être localisée, chaque consultation facturée et chaque destruction certifiée justifiable des années plus tard. Les tableurs et les vieux logiciels de magasinage laissent fuir 3 à 5 % du chiffre d'affaires en prestations oubliées et coûtent des heures de recherche. Un logiciel sur mesure de 45 000 à 90 000 € HT, avec inventaire par code-barres, portail client et facturation au mètre linéaire automatique, se livre en 4 à 5 mois et s'amortit en 2 à 4 ans selon l'effet commercial du portail.
Ce que le logiciel doit couvrir, et ce qu'il coûte
Le cœur du métier tient en quatre flux : entrée des boîtes, localisation dans le magasin, sortie pour consultation, fin de vie (restitution ou destruction). Autour s'ajoutent la numérisation à la demande et la facturation récurrente.
| Module | Fonction | Budget indicatif HT | Délai |
|---|---|---|---|
| Inventaire et localisation par code-barres | Étiquetage boîte, rayonnage, emplacement, scan à chaque mouvement | 10 000 à 18 000 € | 4 semaines |
| Portail client et demandes de consultation | Recherche par référence, demande de sortie, suivi de livraison | 8 000 à 16 000 € | 3 à 4 semaines |
| Durées de conservation et destruction | Règles par type de document, alertes d'échéance, accord client, certificat | 7 000 à 14 000 € | 3 semaines |
| Facturation automatique | Mètre linéaire stocké, mouvements, transports, numérisation | 8 000 à 16 000 € | 3 semaines |
| Numérisation à la demande | Commande, suivi, dépôt sécurisé du PDF | 6 000 à 13 000 € | 2 à 3 semaines |
| Application mobile magasinier | Scan, préparation des tournées, preuve de remise | 6 000 à 13 000 € | 3 semaines |
Grille tarifaire type et fuites de facturation
Les tarifs des tiers-archiveurs français se construisent autour du stockage au mètre linéaire, auquel s'ajoutent les mouvements. Le tableau donne des ordres de grandeur 2026 et le risque de fuite associé quand la saisie est manuelle.
| Prestation | Tarif indicatif 2026 HT | Volume annuel type (120 000 boîtes) | Risque d'oubli de facturation |
|---|---|---|---|
| Stockage | 18 à 30 € par mètre linéaire et par an | 12 000 ml | Faible |
| Consultation (sortie + retour d'une boîte) | 8 à 15 € par boîte | 9 000 sorties | Élevé (5 à 10 %) |
| Transport aller-retour | 35 à 80 € par tournée | 1 200 tournées | Moyen |
| Numérisation à la demande | 0,10 à 0,30 € par page | 1 500 000 pages | Moyen |
| Destruction certifiée | 2 à 4 € par boîte | 6 000 boîtes | Moyen |
| Versement de nouvelles boîtes (prise en charge, indexation) | 1,50 à 3 € par boîte | 10 000 boîtes | Faible |
La destruction doit suivre une procédure documentée (NF EN 15713 pour la destruction sécurisée) et, pour les archives publiques, le visa du service d'archives compétent. Un tiers-archiveur qui conserve des archives publiques doit en outre être agréé par le ministère de la Culture.
Mini cas pratique
Thierry, gérant d'un tiers-archiveur près de Rouen, conserve 120 000 boîtes pour 300 clients et réalise 620 000 € HT de chiffre d'affaires. Ses magasiniers saisissent les consultations sur papier puis dans un tableur : il estime à 4 % les prestations jamais facturées, soit 24 800 € par an, et à 15 heures par semaine le temps perdu à chercher des boîtes mal localisées, environ 19 000 € de salaires chargés. Il investit 72 000 € HT dans un logiciel sur mesure plus 800 € par mois. En récupérant ne serait-ce que 75 % de la fuite et 60 % du temps perdu, il gagne 18 600 + 11 400 - 9 600 = 20 400 € par an, hors effet commercial du portail client. L'amortissement se situe autour de 3,5 ans sur ces seuls postes, et descend sous 2 ans si le portail aide à signer 6 à 8 clients supplémentaires.
FAQ
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Faut-il réétiqueter toutes les boîtes existantes ?
Si vos boîtes ont déjà une référence unique, non : on importe le référentiel et on imprime des étiquettes code-barres au fil des mouvements. Un réétiquetage complet de 120 000 boîtes prend environ 400 à 600 heures.
Comment prouver une destruction des années plus tard ?
Le logiciel conserve l'accord daté du client, la liste des boîtes, le bordereau du prestataire et le certificat de destruction. Ces pièces restent consultables au moins 10 ans.
Le portail client est-il sécurisé pour des documents sensibles ?
Oui : authentification à deux facteurs, droits par service chez le client, journal des accès conservé 1 an minimum. Les PDF numérisés sont chiffrés au repos.
Peut-on gérer plusieurs entrepôts ?
Oui, la localisation se fait par site, cellule, travée, étagère et niveau. Le surcoût d'un second site est faible, 3 000 à 6 000 € HT de paramétrage.
Combien de temps pour être opérationnel ?
Comptez 4 à 5 mois, reprise des données comprise. La facturation automatique démarre idéalement en début de trimestre pour simplifier le rapprochement.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volume de boîtes, de clients et vos prestations : nous chiffrons un logiciel d'archivage entre 45 000 et 90 000 € HT, livrable en 4 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
