Le verdict en trois phrases
Pour une société d'archivage externalisé à Tunis qui gère 180 000 boîtes et 120 clients, un logiciel métier sur mesure coûte 120 000 à 220 000 TND HT en 2026. Il remplace les demandes par téléphone et les registres Excel par un portail client, un inventaire code-barres et une numérisation à la demande, avec un délai de restitution ramené à 24 h. Pour les banques et les cliniques, la traçabilité de chaque mouvement de boîte devient un argument contractuel qui justifie des tarifs de stockage plus élevés.
Ce que coûte la gestion par téléphone
Aujourd'hui, un client bancaire appelle pour demander un dossier de crédit de 2019. Un opérateur cherche la référence dans un fichier, imprime un bon, un magasinier parcourt les rayonnages. Délai moyen : 2 à 4 jours ouvrés, avec environ 1 à 2 % de boîtes mal rangées après chaque retour. Les clients réglementés (banques soumises à la BCT, cliniques tenues de conserver les dossiers médicaux) exigent pourtant une piste d'audit complète.
| Indicateur | Gestion téléphone et Excel | Logiciel avec portail client |
|---|---|---|
| Délai moyen de restitution | 2 à 4 jours | 24 h, 4 h en urgence |
| Demandes traitées par opérateur et par jour | 25 à 35 | 80 à 120 |
| Boîtes mal localisées | 1 à 2 % | Moins de 0,1 % |
| Traçabilité des mouvements | Partielle | Chaque scan horodaté |
| Alertes de fin de conservation | Aucune | Automatiques |
| Facturation des services | Mensuelle, manuelle | Automatique par mouvement |
Les modules et leur prix en 2026
Le cœur du logiciel est l'inventaire par code-barres : chaque boîte, chaque emplacement (allée, travée, niveau) et chaque dossier reçoit une étiquette. Les magasiniers scannent avec des terminaux Android durcis. Le portail client permet de rechercher, de commander une restitution physique ou une numérisation, et de demander une destruction certifiée.
| Module | Fourchette 2026 (TND HT) | Délai |
|---|---|---|
| Inventaire code-barres boîtes et dossiers | 25 000 à 45 000 | 6 semaines |
| Gestion des emplacements et entrepôts | 15 000 à 25 000 | 4 semaines |
| Portail client et demandes en ligne | 25 000 à 45 000 | 6 semaines |
| Numérisation à la demande et GED | 20 000 à 40 000 | 5 semaines |
| Durées de conservation et destruction | 12 000 à 25 000 | 3 semaines |
| Facturation automatique et tableaux de bord | 15 000 à 25 000 | 4 semaines |
| Reprise de 180 000 références | 8 000 à 15 000 | 3 semaines |
| Total | 120 000 à 220 000 | 5 à 7 mois |
La TMA et l'hébergement représentent ensuite 2 500 à 4 500 TND HT par mois. Les terminaux de scan coûtent environ 1 800 à 3 000 TND pièce, et les étiquettes code-barres 0,05 à 0,10 TND l'unité.
Conformité et sécurité : les points non négociables
Les données personnelles des clients finaux (patients, emprunteurs) relèvent de la loi organique 2004-63 et de l'INPDP. Le logiciel doit donc gérer des droits d'accès fins par client et par utilisateur, chiffrer les documents numérisés et conserver un journal des consultations. Les cliniques demandent souvent un hébergement en Tunisie, ce qui oriente vers un datacenter local plutôt qu'un cloud étranger.
| Exigence client | Banque | Clinique | Entreprise industrielle |
|---|---|---|---|
| Durée de conservation courante | 10 ans | 20 ans et plus | 10 ans (comptable) |
| Journal des consultations | Obligatoire | Obligatoire | Recommandé |
| Hébergement local | Souvent exigé | Exigé | Indifférent |
| Délai de restitution contractuel | 24 h | 4 h en urgence | 48 h |
| Destruction certifiée | Avec procès-verbal | Avec procès-verbal | Simple |
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Sami, gérant d'une société d'archivage à La Charguia, traite 900 demandes par mois avec 4 opérateurs. Avec le portail, 2 opérateurs suffisent, soit une économie de 2 salaires chargés d'environ 2 200 TND, 52 800 TND par an. Il facture désormais la numérisation à la demande 2,5 TND par dossier : 1 500 dossiers par mois rapportent 45 000 TND par an. Sur un projet de 170 000 TND avec 42 000 TND de TMA annuelle, le gain net annuel atteint 55 800 TND, soit un retour sur investissement en un peu plus de 3 ans, avant même la hausse de tarif obtenue auprès des banques grâce au délai de 24 h.
FAQ
Quel budget prévoir pour un logiciel d'archivage externalisé à Tunis en 2026 ?
Comptez 120 000 à 220 000 TND HT pour un projet complet, plus 2 500 à 4 500 TND par mois de TMA. Un premier lot inventaire et emplacements démarre vers 40 000 TND.
Faut-il réétiqueter les 180 000 boîtes existantes ?
Oui si les étiquettes actuelles ne sont pas lisibles par scan. Comptez environ 0,10 TND par étiquette et 400 à 600 boîtes par magasinier et par jour.
La numérisation à la demande est-elle rentable ?
Généralement oui, facturée 1,5 à 3 TND par dossier selon le volume. Elle supprime aussi le transport et le risque de perte.
Le portail client peut-il se connecter à la GED de la banque ?
Oui, via une API sécurisée. Prévoyez 8 000 à 15 000 TND par connecteur selon l'outil du client.
Comment gérer les fins de durée de conservation ?
Le logiciel alerte le client 90 jours avant l'échéance et lui propose prolongation ou destruction certifiée. Chaque destruction génère un procès-verbal archivé.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volume de boîtes, le nombre de clients et vos services actuels, nous chiffrons un périmètre entre 120 000 et 220 000 TND HT avec un planning de 5 à 7 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
