Le verdict en trois phrases
Dans la propreté, la marge nette dépasse rarement 3 à 5 % : quelques heures non facturées par site suffisent à l'effacer. Un logiciel du marché à 5 à 12 EUR par agent et par mois couvre le planning et le pointage, mais s'adapte mal aux grilles de contrôle exigées par les acheteurs publics et les grands comptes. Un logiciel sur mesure à 40 000 à 80 000 EUR HT devient rentable au-delà de 300 agents, car il fait apparaître les heures non facturées et produit des preuves de qualité qui font gagner les appels d'offres.
Où partent les heures et les marchés
Les appels d'offres de nettoyage (hôpitaux, collectivités, sièges sociaux) pondèrent de plus en plus la valeur technique : méthode de contrôle, fréquence des audits, indicateurs remis au client. Une entreprise qui présente des contrôles sur papier ou sur un tableur perd des points face à un concurrent qui montre un portail client avec des scores mensuels. En interne, les remplacements, les heures supplémentaires et les prestations ponctuelles ne sont pas toujours refacturés.
| Indicateur (entreprise de 400 agents, 200 sites) | Ordre de grandeur 2026 | Commentaire |
|---|---|---|
| Masse salariale chargée annuelle | 9 à 11 millions EUR | Base convention collective de la propreté |
| Heures non facturées détectables | 2 à 5 % de la masse salariale | Remplacements, travaux ponctuels, dépassements |
| Perte annuelle correspondante | 180 000 à 550 000 EUR | Avant toute action corrective |
| Contrôles qualité réalisés sur papier | 60 à 80 % | Peu exploitables en réponse à appel d'offres |
| Part de la valeur technique dans la notation | 40 à 60 % | Marchés publics et grands comptes |
| Temps de chefs d'équipe en saisie administrative | 6 à 10 h par semaine | Feuilles d'heures, comptes rendus |
Comparatif des solutions en 2026
| Critère | Tableur et papier | Logiciel du marché | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût d'entrée | 0 EUR | 3 000 à 10 000 EUR de déploiement | 40 000 à 80 000 EUR HT |
| Coût récurrent | Temps perdu | 5 à 12 EUR par agent et par mois (24 000 à 57 600 EUR par an pour 400 agents) | 700 à 1 500 EUR par mois |
| Planning multi-sites et remplacements | Manuel | Oui | Oui, avec règles conventionnelles et transferts de personnel |
| Pointage géolocalisé ou par badge NFC | Non | Oui | Oui, rapproché du contrat de chaque site |
| Grilles de contrôle NF EN 13549 | Non | Modèles génériques | Grilles par client, pondérations et plans d'action |
| Portail client avec scores et non-conformités | Non | Parfois en option | Oui, à vos couleurs |
| Détection des heures non facturées | Non | Partielle | Rapprochement automatique heures réalisées et contrat |
| Délai de mise en place | Immédiat | 1 à 3 mois | 4 à 6 mois |
Le logiciel du marché reste un bon choix sous 200 agents. Au-delà, son coût annuel par agent rejoint rapidement celui d'un développement amorti sur 3 à 4 ans, et le sur mesure apporte la différenciation commerciale du portail client.
Le périmètre qui paie
Cinq modules suffisent : un planning multi-sites qui intègre les contraintes de la convention collective (repos, temps partiels, reprise du personnel lors d'un changement de prestataire), un pointage géolocalisé ou par badge NFC sur mobile, des grilles de contrôle qualité inspirées de la norme NF EN 13549 avec photos et plans d'action, un portail client affichant les scores et les non-conformités, et un rapprochement automatique entre heures réalisées et heures contractuelles qui alimente la facturation.
| Module | Budget indicatif (EUR HT) | Délai |
|---|---|---|
| Planning multi-sites et remplacements | 10 000 à 18 000 | 6 semaines |
| Application de pointage mobile | 7 000 à 14 000 | 4 à 5 semaines |
| Grilles de contrôle qualité et plans d'action | 8 000 à 16 000 | 5 semaines |
| Portail client | 6 000 à 13 000 | 4 semaines |
| Rapprochement heures et facturation | 6 000 à 12 000 | 4 semaines |
| Interfaces paie, reprise et formation | 3 000 à 7 000 | 2 à 3 semaines |
Mini cas pratique
Nathalie dirige une entreprise de propreté de 450 agents en région lyonnaise, pour 230 sites. Sa masse salariale chargée atteint 10,5 millions EUR. Le logiciel sur mesure, budgété à 62 000 EUR HT, fait apparaître 3 % d'heures non facturées, soit 315 000 EUR ; elle en refacture un tiers via des avenants et des prestations ponctuelles enfin tracées, soit 105 000 EUR par an. Elle économise aussi l'abonnement du marché qu'elle aurait payé 8 EUR par agent et par mois, soit 43 200 EUR par an, contre 14 400 EUR de maintenance. Gain net annuel : environ 134 000 EUR. Le projet est remboursé en moins de 6 mois, et le portail client lui a permis de remporter un marché hospitalier de 1,2 million EUR par an.
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FAQ
Combien coûte un logiciel sur mesure pour une entreprise de propreté en 2026 ?
Entre 40 000 et 80 000 EUR HT selon le nombre de sites, de modules et d'interfaces. La maintenance et l'hébergement coûtent ensuite 700 à 1 500 EUR par mois, quel que soit le nombre d'agents.
Le pointage géolocalisé est-il conforme au RGPD ?
Oui s'il se limite à la prise de poste et à la fin de poste sur le site, avec information des agents et consultation du CSE. Le suivi continu de la position est à proscrire et n'est pas nécessaire au contrôle des heures.
Peut-on reprendre nos grilles de contrôle actuelles ?
Oui, chaque grille client est paramétrable : zones, critères, pondérations et seuils d'acceptation. La norme NF EN 13549 sert de base, et la mise en place d'une grille prend moins d'une heure.
Le logiciel gère-t-il la reprise du personnel lors d'un nouveau marché ?
Oui, le module planning intègre l'import des agents repris avec leurs contrats et leurs horaires. Cela évite 2 à 3 jours de saisie à chaque démarrage de marché.
Quel délai de déploiement ?
Quatre à six mois au total, avec le pointage et le planning en production dès la dixième semaine. Le déploiement se fait par vagues de 50 à 100 agents.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
