Le verdict en trois phrases
Dans la propreté, où la marge nette tourne entre 3 et 6 %, une heure facturée mais non prestée ou une heure prestée mais non facturée fait basculer un chantier dans le rouge. Un logiciel métier qui relie chantiers, pointage mobile géolocalisé, remplacements et contrôles qualité notés protège cette marge mieux qu'un tableur partagé. Pour 380 agents, le choix entre un SaaS à 4 à 9 € par agent et par mois et un développement sur mesure se décide sur le volume de spécificités, pas sur le prix affiché.
Le quotidien d'une entreprise de propreté à Toulouse
Une entreprise de nettoyage toulousaine de 380 agents intervient sur 240 sites : bureaux à Basso Cambo et Labège, sites aéronautiques à Blagnac et Colomiers, copropriétés, commerces du centre, établissements de santé. Les horaires sont fragmentés (5 h à 8 h, 18 h à 21 h), beaucoup d'agents sont à temps partiel sur deux ou trois chantiers, et la convention collective de la propreté impose des règles précises sur les reprises de personnel (annexe 7) et les compléments d'heures.
Les trois douleurs classiques : le chef d'équipe passe une partie de sa matinée à trouver des remplaçants, les heures réelles divergent des heures contractuelles sans que personne ne le voie avant la paie, et les contrôles qualité se font sur papier, sans historique exploitable lors d'un appel d'offres.
| Indicateur | Situation fréquente (ordre de grandeur 2026) | Cible avec logiciel |
|---|---|---|
| Marge nette | 3 à 6 % | +1 à 2 points |
| Écart heures prévues / prestées | 4 à 7 % | moins de 1,5 % |
| Délai de remplacement d'une absence | 2 à 4 h | moins de 45 min |
| Contrôles qualité par site et par mois | 0 à 1, papier | 2, notés et photographiés |
| Temps de préparation de la paie | 3 à 4 jours | 1 jour |
| Taux de perte de contrats par an | 8 à 12 % | 5 à 7 % |
Ce que doit faire le logiciel
Fiches chantiers : adresse, plages horaires, cahier des charges (fréquences par zone, produits, matériel), consignes d'accès, heures contractuelles. Pointage mobile géolocalisé : l'agent pointe à l'arrivée et au départ depuis son téléphone, avec contrôle de position dans un rayon défini, ou via un QR code placé dans le local ménage pour les sites où le GPS est imprécis (sous-sols, bâtiments industriels).
Plannings de remplacement : le logiciel propose les agents disponibles, habilités sur le site et proches géographiquement, en respectant les durées maximales et les temps de repos. Contrôles qualité : grille de notation par zone (sanitaires, sols, vitrerie, poubelles), photos, signature du client, plan d'action automatique sous 48 h si la note passe sous un seuil. L'historique devient un argument dans les réponses aux appels d'offres publics et privés.
| Option | Coût indicatif 2026 | Pour 380 agents / an | Limites |
|---|---|---|---|
| Tableur + WhatsApp | quasi nul | 0 € (mais heures perdues) | aucune traçabilité |
| SaaS propreté entrée de gamme | 4 à 5 € / agent / mois | 18 200 à 22 800 € | peu de paramétrage qualité |
| SaaS propreté complet | 7 à 9 € / agent / mois | 31 900 à 41 000 € | modules facturés en option |
| Sur mesure Kolonell, application moyenne | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) | investissement unique | cadrage initial nécessaire |
| Maintenance Kolonell | 35 000 à 120 000 FCFA / mois (53 à 183 EUR) | 636 à 2 196 EUR | selon niveau de service |
Le sur-mesure se construit en 3 à 4 mois. Il devient pertinent quand l'entreprise a des règles propres (grilles qualité clients, multi-établissements, interface avec un logiciel de paie existant) que les SaaS ne couvrent qu'au prix de contournements. Détails sur notre page application web sur mesure.
Mini cas pratique
Nathalie, directrice d'exploitation d'une entreprise de propreté à Toulouse, gère 380 agents et un chiffre d'affaires de 9,5 M€ avec une marge nette de 4 %, soit 380 000 €. Ses audits montrent un écart de 5 % entre heures prévues et prestées, dont environ un tiers d'heures prestées non facturées : 1,6 % du chiffre d'affaires, soit 152 000 €.
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En ramenant l'écart total à 1,5 %, elle récupère environ 0,8 point de chiffre d'affaires, soit 76 000 € par an, plus deux jours de préparation de paie gagnés chaque mois. Face à un SaaS complet à 8 € par agent et par mois (36 480 € par an) ou à un développement sur mesure de catégorie moyenne (6 100 à 10 670 EUR) plus 2 196 EUR de maintenance annuelle, le sur-mesure est amorti en moins de deux mois de gains, à condition que le cadrage soit solide.
FAQ
Le pointage géolocalisé est-il légal pour des agents de propreté ?
Oui, s'il est limité aux heures de travail, justifié par le contrôle du temps de travail, présenté au CSE et inscrit au registre RGPD. La géolocalisation continue hors pointage est à proscrire ; un pointage ponctuel à l'arrivée et au départ suffit.
Que faire pour les agents sans smartphone ?
On installe une borne ou un QR code par site, scanné avec un téléphone partagé, ou un pointage par appel vocal. En 2026, 85 à 95 % des agents ont un smartphone utilisable.
Peut-on reprendre les données du logiciel de paie actuel ?
Oui, via export des variables de paie (heures, majorations, paniers) au format attendu par Silae, Sage ou Cegid. L'interface se développe en 2 à 3 semaines.
Les clients peuvent-ils voir les contrôles qualité ?
Un espace client affiche les notes, photos et plans d'action par site. Sur un portefeuille de 240 sites, c'est un levier de fidélisation lorsque le taux de perte de contrats atteint 8 à 12 % par an.
Combien de temps pour former les équipes ?
Compter une demi-journée pour les chefs d'équipe et 15 minutes par agent pour le pointage. Le déploiement par secteur géographique se fait en 4 à 6 semaines.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
