Le verdict en trois phrases
Pour une entreprise de nettoyage à Lille qui emploie 50 à 600 agents répartis sur 100 à 800 sites, un logiciel de gestion sur mesure coûte entre 20 000 et 60 000 € HT, alors qu'un SaaS spécialisé facture 4 à 9 € par agent et par mois. Le gain le plus concret porte sur la pré-paie : 1 à 2 jours économisés chaque mois grâce au pointage mobile géolocalisé et au calcul automatique des heures, majorations et absences. Au-delà de 250 agents, le sur mesure devient généralement moins cher que l'abonnement sur cinq ans.
Les modules qui structurent une entreprise de propreté
La métropole lilloise concentre bureaux (Euralille, Villeneuve-d'Ascq), commerces, établissements de santé et logistique, avec des horaires décalés et de nombreux temps partiels. La convention collective des entreprises de propreté impose des règles précises (reprise du personnel à l'annexe 7, majorations de nuit et de dimanche, temps de trajet entre sites). Les modules utiles :
- Plannings : affectation des agents par site, vacations, gestion des temps partiels et des multi-employeurs, respect des durées minimales.
- Pointage mobile : badge NFC sur site ou QR code, géolocalisation à l'arrivée et au départ, fonctionnement hors connexion dans les sous-sols.
- Contrôles qualité : grilles par type de locaux (méthode NF EN 13549 ou grille maison), photos, notes, plan d'action partagé avec le client.
- Remplacements : alerte d'absence, proposition automatique d'un agent disponible et qualifié à proximité, SMS de confirmation.
- Pré-paie : heures réelles, majorations, primes de salissure, absences, export vers Silae, Sage ou Cegid.
| Module | Coût indicatif 2026 (€ HT) | Gain principal |
|---|---|---|
| Plannings multi-sites | 4 000 à 11 000 | Fin des plannings Excel par secteur |
| Pointage mobile NFC/QR + hors ligne | 4 000 à 12 000 | Heures réelles fiables |
| Contrôles qualité + rapports client | 3 000 à 9 000 | Renouvellement des contrats facilité |
| Remplacements et alertes | 3 000 à 8 000 | Sites non couverts en baisse de 50 à 70 % |
| Pré-paie + export logiciel de paie | 4 000 à 12 000 | 1 à 2 jours économisés par mois |
| Tableau de bord rentabilité par site | 2 000 à 8 000 | Sites déficitaires repérés |
Une entreprise de 50 à 150 agents se situe vers 20 000 à 30 000 € HT. Une entreprise de 400 à 600 agents, multi-agences, avec portail client, atteint 45 000 à 60 000 € HT.
SaaS par agent ou logiciel sur mesure : le calcul sur cinq ans
| Effectif | SaaS à 6 € par agent et par mois (5 ans) | Sur mesure (développement + 5 ans de maintenance) |
|---|---|---|
| 50 agents | 18 000 € | 35 000 à 45 000 € |
| 150 agents | 54 000 € | 42 000 à 55 000 € |
| 250 agents | 90 000 € | 50 000 à 70 000 € |
| 400 agents | 144 000 € | 60 000 à 85 000 € |
| 600 agents | 216 000 € | 70 000 à 95 000 € |
En dessous de 100 agents, un SaaS bien choisi est souvent la meilleure option. Au-delà, le sur mesure gagne sur le coût et surtout sur l'adaptation à vos contrats clients (fréquences, prestations ponctuelles, vitrerie, remise en état) et à vos règles de paie.
Cadrer le projet sans dépenser trop
Commencez par les plannings, le pointage mobile et la pré-paie, le trio qui fait gagner le plus d'heures, et testez-les sur une agence pendant un cycle de paie complet. Demandez une première phase au forfait (12 000 à 21 000 € HT) avec des critères de recette précis : pré-paie bouclée en une demi-journée et moins de 5 régularisations par mois. Les contrôles qualité et le portail client viennent ensuite, et les chefs d'équipe doivent être formés en premier puisqu'ils accompagneront les agents sur site.
Mini cas pratique
Thomas, gérant d'une entreprise de propreté à Villeneuve-d'Ascq, emploie 320 agents sur 410 sites. Chaque mois, son assistante de paie et deux chefs d'équipe passent 3 jours à collecter les feuilles d'heures, vérifier les absences et calculer les majorations. Les erreurs de paie génèrent en moyenne 25 régularisations par mois.
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Avec un logiciel à 42 000 € HT, la pré-paie passe à 1,5 jour : 1,5 jour gagné pour 3 personnes, soit 36 heures par mois ou 432 heures par an, environ 13 000 € au coût chargé. Les remplacements mieux gérés évitent aussi 6 pénalités client par mois à 150 €, soit 10 800 € par an, et les heures non facturées récupérées représentent 1 % d'un chiffre d'affaires de 7,5 millions d'euros. Le projet est amorti en moins de 6 mois.
FAQ
Le pointage géolocalisé est-il conforme au RGPD ?
Oui s'il se limite au début et à la fin de vacation, avec information des agents et consultation du CSE. La géolocalisation continue est à proscrire ; le badge NFC posé sur site reste l'option la plus simple, à environ 3 à 8 € par badge.
Faut-il équiper chaque agent d'un smartphone ?
Non, l'application fonctionne sur le téléphone personnel ou sur une borne partagée par site. Une borne tablette coûte 250 à 400 € et suffit pour les sites de plus de 10 agents.
Le logiciel gère-t-il la reprise du personnel lors d'un transfert de marché ?
Oui, un module dédié liste les agents transférables selon l'annexe 7, prépare les documents et intègre les nouveaux salariés en quelques minutes. Coût : 2 000 à 5 000 € HT.
Combien de temps pour le déploiement ?
Comptez 2 à 4 mois, avec un pilote sur une agence ou 50 sites pendant 4 semaines avant la généralisation.
Nos clients peuvent-ils voir les contrôles qualité ?
Oui, via un portail client avec rapports, photos et taux de passage réalisés. Ce module représente 3 000 à 7 000 € HT et devient un argument fort lors des appels d'offres.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre nombre d'agents, de sites et votre logiciel de paie : nous chiffrons un périmètre entre 20 000 et 60 000 € HT livrable en 2 à 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
