Le verdict en trois phrases
Pour une agence qui organise 14 congrès médicaux par an et accueille 25 000 participants, un logiciel sur mesure couvrant abstracts, inscriptions et badges coûte entre 45 000 et 80 000 EUR HT en 2026. Face à un SaaS événementiel facturé 8 000 à 20 000 EUR par congrès, soit 112 000 à 280 000 EUR par an, l'investissement est amorti dès la première saison. Le projet prend 5 mois et doit intégrer dès le départ la relecture anonyme, les crédits de formation et les obligations de transparence santé.
Le périmètre fonctionnel d'un congrès médical
Un congrès médical enchaîne trois cycles qui ne se parlent pas dans la plupart des agences : l'appel à communications avec comité scientifique, les inscriptions avec tarifs différenciés (médecins, internes, paramédicaux, industriels), puis l'accueil sur place avec badges et attestations de présence. Le logiciel unifié relie ces cycles autour d'une fiche participant unique.
| Module | Contenu | Budget indicatif HT |
|---|---|---|
| Soumission d'abstracts | Formulaire par thématique, co-auteurs, conflits d'intérêts | 8 000 à 13 000 EUR |
| Relecture anonyme | Attribution aux relecteurs, grille de notation, arbitrage | 7 000 à 12 000 EUR |
| Programme scientifique | Sessions, salles, orateurs, application mobile | 6 000 à 11 000 EUR |
| Inscriptions et paiement | Tarifs par profil, prises en charge laboratoires, factures | 9 000 à 15 000 EUR |
| Badges et contrôle d'accès | QR code, impression sur site, scan des sessions | 6 000 à 11 000 EUR |
| Crédits et attestations | Présence par session, attestations DPC, exports | 5 000 à 9 000 EUR |
| Transparence santé | Export des avantages versés par les industriels | 4 000 à 9 000 EUR |
Une version socle (abstracts, relecture, inscriptions, badges) démarre vers 45 000 EUR HT. L'ensemble complet avec application mobile et exports réglementaires atteint 80 000 EUR HT.
SaaS par congrès ou plateforme propriétaire : le calcul sur 3 ans
| Poste | SaaS événementiel | Sur mesure |
|---|---|---|
| Licence ou construction | 8 000 à 20 000 EUR par congrès | 45 000 à 80 000 EUR HT une fois |
| Coût annuel pour 14 congrès | 112 000 à 280 000 EUR | Maintenance et hébergement 9 000 à 15 000 EUR |
| Frais par inscription | 1,5 à 3 % ou 2 à 5 EUR par billet | Frais bancaires seuls, environ 1,2 % |
| Personnalisation de la relecture | Limitée aux options de l'éditeur | Grille propre à chaque société savante |
| Propriété des données participants | Chez l'éditeur | Chez l'agence, réutilisables d'un congrès à l'autre |
| Coût sur 3 ans (estimation) | 336 000 à 840 000 EUR | 72 000 à 125 000 EUR |
Même en retenant l'hypothèse basse, le SaaS coûte en ordre de grandeur 2026 près de cinq fois plus sur trois ans pour ce volume. Le sur mesure se justifie à partir de 5 à 6 congrès par an.
Conformité et planning
Les congrès accrédités doivent tracer la présence réelle par session pour délivrer les attestations de formation continue. Les industriels qui financent des inscriptions doivent déclarer ces avantages sur la base Transparence Santé, et l'agence doit leur fournir un export propre. Les données de santé ne sont pas traitées, mais les données personnelles des praticiens relèvent du RGPD : hébergement en France ou dans l'UE, durée de conservation définie et registre de traitement.
| Mois | Livrable |
|---|---|
| Mois 1 | Ateliers avec 2 sociétés savantes, maquettes, spécifications |
| Mois 2 | Abstracts et relecture anonyme |
| Mois 3 | Inscriptions, paiement, facturation et prises en charge |
| Mois 4 | Badges, scan, attestations, exports transparence |
| Mois 5 | Congrès pilote, corrections, formation des chefs de projet |
Mini cas pratique
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Isabelle, directrice d'une agence de congrès médicaux à Paris, payait un SaaS 14 000 EUR par congrès en moyenne, soit 196 000 EUR par an, plus 2 % de frais sur 3,1 millions d'euros d'inscriptions (62 000 EUR). Elle lance un projet à 68 000 EUR HT avec 12 000 EUR de maintenance annuelle et ne paie plus que 1,2 % de frais bancaires (37 200 EUR). L'économie de la première année atteint environ 141 000 EUR, et ses équipes ne ressaisissent plus les orateurs entre le module abstracts et le programme, soit environ 6 jours gagnés par congrès.
FAQ
La relecture anonyme est-elle vraiment étanche ?
Oui, les relecteurs ne voient ni noms ni affiliations, et le système bloque l'attribution d'un abstract à un relecteur du même établissement. En pratique, 3 relecteurs par abstract et une note sur 20 suffisent pour 1 500 soumissions.
Peut-on gérer les prises en charge par les laboratoires ?
Oui, un industriel peut acheter un lot d'inscriptions et nominer les participants. L'export transparence regroupe ensuite les montants par praticien, au-delà du seuil de 10 EUR.
Combien coûte un congrès supplémentaire une fois la plateforme livrée ?
La création d'un nouveau congrès est un paramétrage de 2 à 4 jours par vos équipes, sans coût de licence. Seuls l'hébergement et les frais bancaires évoluent.
Les badges peuvent-ils être imprimés sur place ?
Oui, avec impression à la demande au scan du QR code, en moins de 10 secondes par badge. Pour 3 000 participants, 4 postes d'impression suffisent.
Quel délai pour être prêt avant un appel à communications ?
Comptez 5 mois pour l'ensemble, mais le module abstracts peut ouvrir dès la fin du mois 2. Il faut donc lancer le projet 3 mois avant la date d'ouverture de l'appel.
Parlons de votre projet. Indiquez votre nombre de congrès, vos volumes de participants et vos exigences d'accréditation : nous chiffrons une plateforme entre 45 000 et 80 000 EUR HT livrée en 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
