Le verdict en trois phrases
Une licence verticale (40 à 85 EUR HT/user/mois) couvre les basiques du conseil RH mais fragmente missions, temps et vivier candidats dans des outils séparés. Un logiciel sur-mesure (35 000 à 80 000 EUR HT) réunit missions, time-tracking, facturation et ATS dans un seul flux, puis ne coûte que la TMA. Au-delà de 15 consultants, le sur-mesure devient plus rentable que l'empilement de licences et gagne 5 h/semaine de reporting.
Build vs buy : le TCO sur 4 ans
Pour un cabinet de conseil RH rennais de 18 utilisateurs, ordre de grandeur 2026.
| Poste | Licence verticale (18 users) | Logiciel sur-mesure |
|---|---|---|
| Mise en place / build | 5 000 EUR HT | 35 000-80 000 EUR HT |
| Licence annuelle | 13 500 EUR HT (62,5 EUR/user/mois) | 0 EUR |
| Connecteur paie / ATS | +4 000 EUR HT | +6 000 EUR HT |
| Maintenance / TMA | incluse | 600-1 500 EUR HT/mois |
| Adaptation aux missions | limitée | illimitée |
| TCO 4 ans (estimation) | 63 000 EUR HT | 77 000-131 000 EUR HT |
La licence reste moins chère les premières années ; le sur-mesure rattrape quand le cabinet grandit ou multiplie les licences (ATS + time-tracking + facturation payés séparément).
ROI et devis par module
| Module | Prix indicatif 2026 (EUR HT) | Gain principal |
|---|---|---|
| Gestion des missions + staffing | 10 000-20 000 | visibilité charge/consultant |
| Time-tracking + feuilles de temps | 6 000-12 000 | facturation au réel |
| Facturation + relances | 7 000-14 000 | -20 j de délai moyen |
| Vivier candidats / ATS | 8 000-16 000 | sourcing plus rapide |
| Connecteur paie / ATS externe | +6 000 | fin des ressaisies |
| TMA mensuelle | 600-1 500/mois | continue |
Le délai global se situe entre 12 et 18 semaines selon les modules livrés en parallèle. (Pour un cabinet équivalent à New York, comptez plutôt une licence verticale à 70-140 USD/user/mois.)
Mini cas pratique
Mathilde, dirigeante d'un cabinet de conseil RH à Rennes (18 consultants) paie 13 500 EUR HT/an de licences dispersées et perd 5 h/semaine en reporting de mission manuel. Elle investit 58 000 EUR HT dans un logiciel sur-mesure avec connecteur paie. Gain : 5 h/semaine (environ 240 h/an à 45 EUR = 10 800 EUR) + 13 500 EUR de licences supprimées + une facturation au réel qui récupère ~3 % de temps non facturés. Moins la TMA (1 000 EUR/mois = 12 000 EUR/an), le gain net dépasse 12 000 EUR/an ; l'investissement est amorti en un peu moins de 4 ans, puis le cabinet capitalise un outil propre.
FAQ
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Une licence verticale ne suffit-elle pas pour un petit cabinet ?
Sous 10 consultants, souvent oui. Au-delà, l'empilement ATS + time-tracking + facturation coûte cher et fragmente la donnée ; le sur-mesure unifie le flux.
Peut-on connecter la paie et un ATS existant ?
Oui, via API ou imports : comptez +6 000 EUR HT pour un connecteur paie/ATS qui supprime les ressaisies entre time-tracking, facturation et paie.
Comment le logiciel améliore-t-il la facturation ?
Le time-tracking alimente directement les factures, réduit le temps non facturé et automatise les relances, faisant souvent gagner ~20 jours de délai moyen d'encaissement.
Quel budget de maintenance prévoir ?
Une TMA de 600 à 1 500 EUR HT/mois couvre corrections, évolutions et support. Prévoyez un volant d'heures pour les nouveaux types de missions.
En combien de temps est-ce livré ?
Un socle missions + time-tracking + facturation sort en 12 à 18 semaines. Un premier lot (time-tracking + facturation) peut être en production en 6 à 8 semaines.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
