Le verdict en trois phrases
Un cabinet de géomètres-experts ou d'architectes qui pilote ses dossiers sur Excel ne voit sa marge par dossier qu'une fois la mission terminée, souvent trop tard pour renégocier un avenant. Un logiciel du marché à 50 à 110 EUR par utilisateur et par mois couvre les besoins standards, un outil sur mesure à 35 000 à 75 000 EUR HT s'impose quand les missions mêlent bornage, topographie, copropriété et maîtrise d'œuvre avec des barèmes propres. Dans les deux cas, le gain vient de la facturation à l'avancement par phase et des dépassements détectés à 50 % du budget, pas à 120 %.
Le vrai coût d'Excel dans un cabinet de 14 personnes
Le gérant d'un cabinet grenoblois connaît ses honoraires signés, rarement ses heures réelles par phase. Les temps passés sont saisis le vendredi de mémoire, les factures intermédiaires partent avec retard, et les dossiers de bornage à forfait dérapent sans alerte.
| Symptôme fréquent | Ordre de grandeur 2026 (cabinet de 14 personnes) | Conséquence |
|---|---|---|
| Temps passés non saisis ou mal affectés | 5 à 10 % des heures | Marge par dossier faussée |
| Dossiers au forfait en dépassement | 20 à 30 % des dossiers | 3 à 6 % du CA perdu |
| Délai entre fin de phase et facture | 15 à 40 jours | Trésorerie tendue |
| Délai moyen de paiement clients | 55 à 75 jours | BFR élevé |
| Temps de préparation de la facturation mensuelle | 1,5 à 3 jours | Gérant mobilisé hors production |
| Avenants non facturés | 1 à 3 % du CA | Travail gratuit |
Logiciel du marché ou sur mesure : le comparatif
Les logiciels de gestion pour architectes et bureaux d'études (gestion des temps, honoraires par phase loi MOP, facturation) sont nombreux. Ils couvrent bien la maîtrise d'œuvre classique, moins bien les spécificités des géomètres : actes fonciers, divisions, copropriétés, relevés terrain liés aux carnets de mesure.
| Critère | Logiciel du marché | Outil sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 2 000 à 8 000 EUR HT (paramétrage, reprise) | 35 000 à 75 000 EUR HT |
| Coût récurrent pour 14 utilisateurs | 8 400 à 18 480 EUR HT/an | 4 000 à 8 000 EUR HT/an |
| Coût cumulé sur 5 ans | 44 000 à 100 400 EUR HT | 55 000 à 115 000 EUR HT |
| Délai de mise en service | 4 à 8 semaines | 10 semaines |
| Phases de mission personnalisées | Modèles loi MOP, adaptables | Totalement libres (bornage, topo, copro, MOE) |
| Facturation à l'avancement | Oui, par phase | Oui, par phase et par jalon terrain |
| Lien avec les outils métier (Covadis, AutoCAD, QGIS) | Rare | Possible via exports et dossiers partagés |
| Propriété des données | Éditeur | Cabinet |
Sur 5 ans, les enveloppes sont proches. Le critère décisif est le taux d'adaptation : si plus de 30 % des missions sortent des modèles standards, le sur-mesure évite des contournements qui ramènent Excel par la petite porte.
Ce qu'un bon outil doit livrer en 10 semaines
| Semaine | Livrable | Bénéfice |
|---|---|---|
| 1-2 | Cadrage : typologies de missions, barèmes, phases | Modèle de dossier validé par les associés |
| 3-5 | Saisie des temps sur mobile et poste, affectation par phase | Heures réelles par dossier |
| 6-7 | Budget par phase, alertes à 50, 80 et 100 % | Dépassements détectés tôt |
| 8 | Facturation à l'avancement, avenants, relances | Facture émise le jour de fin de phase |
| 9 | Tableau de bord marge par dossier, par client, par collaborateur | Pilotage du cabinet |
| 10 | Reprise des dossiers en cours, formation | Bascule sans double saisie |
Mini cas pratique
Laurent, gérant d'un cabinet de géomètres-experts de 14 collaborateurs à Grenoble, réalise 1 600 000 EUR HT de chiffre d'affaires. Il fait développer un outil sur mesure pour 48 000 EUR HT. Les alertes de dépassement et les avenants désormais facturés récupèrent 3 % du CA, soit 48 000 EUR HT par an. La facturation à l'avancement réduit le délai de paiement de 25 jours, ce qui libère environ 1 600 000 × 25 / 365 = 109 600 EUR de trésorerie. La préparation de la facturation passe de 2 jours à 2 heures par mois, soit près de 20 jours de gérant récupérés par an. L'outil est remboursé en 12 mois sur le seul gain de marge.
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FAQ
Mes collaborateurs vont-ils saisir leurs temps chaque jour ?
Oui si la saisie prend moins de 2 minutes, depuis le téléphone sur le terrain ou le poste au bureau. Un rappel automatique à 17 h fait passer le taux de saisie quotidienne de 40 % à plus de 90 % en un mois.
Peut-on gérer des missions au forfait et en régie dans le même outil ?
Oui. Le forfait se pilote par budget d'heures par phase, la régie par taux horaire, de 65 à 110 EUR HT selon le profil en 2026. Le tableau de bord compare les deux sur la même marge.
Comment reprendre l'historique Excel ?
Les dossiers en cours sont importés avec honoraires, phases et temps déjà passés, en 2 à 4 jours. L'historique clos peut rester en archive consultable sans être migré.
L'outil est-il prêt pour la facturation électronique ?
Il doit l'être : la réception des factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises depuis septembre 2026 et l'émission le sera pour les PME en septembre 2027. Un connecteur vers une plateforme agréée coûte 2 000 à 5 000 EUR HT.
Un cabinet d'architectes a-t-il les mêmes besoins qu'un cabinet de géomètres ?
Le socle est identique (temps, phases, honoraires, marge). Les architectes suivent les phases loi MOP (ESQ à AOR), les géomètres ajoutent les missions foncières et les jalons terrain, ce qui justifie souvent un paramétrage plus poussé.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
