Le verdict en trois phrases
Au-delà de 50 000 boîtes et 100 clients, une base Access ou Excel devient un risque commercial : une boîte introuvable chez un client avocat ou hospitalier coûte plus cher qu'un an de licence. Les progiciels spécialisés couvrent le stockage physique mais gèrent mal la numérisation à la demande et le portail client, qui sont pourtant les services les plus rentables d'un tiers archiveur en 2026. Un logiciel sur mesure de 30 000 à 75 000 € HT se rembourse en 18 à 30 mois si l'entreprise facture la consultation, la numérisation et la destruction certifiée.
Progiciel, GED généraliste ou sur mesure : les options chiffrées
Le métier de tiers archiveur mélange deux mondes : l'entrepôt physique (emplacements, mouvements, transport) et l'archivage électronique à valeur probante. Peu d'outils couvrent les deux correctement.
| Option | Coût initial | Coût récurrent 2026 | Stockage physique | Archivage électronique probant | Portail client |
|---|---|---|---|---|---|
| Base Access ou Excel actuelle | 0 € | temps perdu, risque d'erreur | partiel, sans scan | non | non |
| Progiciel d'archivage physique (éditeur spécialisé) | 8 000 à 20 000 € HT | 6 000 à 18 000 € HT par an | oui | rarement | basique |
| GED généraliste (type M-Files, DocuWare) | 10 000 à 30 000 € HT | 150 à 400 € par utilisateur et par an | non | oui avec module SAE | partiel |
| Système d'archivage électronique certifié seul | 15 000 à 40 000 € HT | 10 000 à 30 000 € HT par an | non | oui, NF Z42-013 | oui |
| Logiciel sur mesure + SAE certifié en brique | 30 000 à 75 000 € HT | 800 à 2 000 € HT par mois | oui, sur votre processus | oui via connecteur | complet, à vos couleurs |
La bonne architecture pour la plupart des sociétés de 10 à 40 salariés : un logiciel métier sur mesure pour le physique, la facturation et le portail, connecté à un coffre-fort électronique déjà certifié NF Z42-013 (ou NF 461) plutôt que de faire certifier son propre développement, ce qui coûte 25 000 à 60 000 € et 9 à 12 mois d'audit.
Le périmètre d'un logiciel de tiers archivage en 2026
| Module | Fonctions | Budget indicatif | Délai |
|---|---|---|---|
| Emplacements et traçabilité | Codes-barres boîtes et dossiers, allées, travées, niveaux, scan mobile des mouvements | 7 000 à 15 000 € HT | 3 à 4 semaines |
| Demandes et logistique | Consultation, retour, navette, tournées de livraison, preuve de remise | 5 000 à 12 000 € HT | 3 semaines |
| Numérisation à la demande | File de travail, OCR, contrôle qualité, envoi sécurisé sous 4 h ouvrées | 5 000 à 12 000 € HT | 2 à 3 semaines |
| Portail client | Recherche, commande en ligne, droits par service, historique, export | 6 000 à 14 000 € HT | 3 à 4 semaines |
| Durées de conservation et destruction | Calendrier légal, alertes, validation client, certificat de destruction | 3 000 à 8 000 € HT | 2 semaines |
| Facturation | Stockage au mètre linéaire ou à la boîte, actes unitaires, export comptable | 4 000 à 10 000 € HT | 2 semaines |
| Connecteur SAE certifié | Versement, empreinte, horodatage, journal de cycle de vie | 3 000 à 8 000 € HT | 1 à 2 semaines |
Tarifs pratiqués par les tiers archiveurs en 2026, à titre d'ordre de grandeur : 0,15 à 0,40 € HT par boîte et par mois, 8 à 20 € par consultation physique avec navette, 0,08 à 0,25 € par page numérisée, 2 à 4 € par boîte détruite avec certificat. Le portail client sert surtout à faire croître ces actes facturables.
Migration depuis Access : le point le plus sous-estimé
La reprise de 120 000 boîtes ne se limite pas à un export. Il faut dédoublonner les références, contrôler un échantillon d'emplacements sur site (2 à 5 % des boîtes), réconcilier les contrats clients et les durées de conservation. Comptez 5 000 à 10 000 € HT de reprise et 2 à 3 semaines de double fonctionnement, idéalement en période creuse.
Mini cas pratique
Philippe dirige une société d'archivage près de Rouen : 120 000 boîtes, 300 clients, 14 salariés. Il traite 900 demandes de consultation par mois, chacune coûtant 8 minutes de recherche et de saisie dans Access. Avec le scan mobile et le portail, le temps tombe à 2 minutes : 900 x 6 minutes = 90 heures économisées par mois, soit environ 2 700 € de masse salariale chargée. En parallèle, la numérisation à la demande passe de 20 000 à 60 000 pages par mois grâce au portail, à 0,15 € la page : +6 000 € HT de chiffre d'affaires mensuel. Pour un logiciel à 62 000 € HT et 1 400 € HT par mois de maintenance, le gain net mensuel atteint 7 300 €, soit un retour sur investissement en environ 9 mois.
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FAQ
Faut-il faire certifier le logiciel NF Z42-013 ?
Pas obligatoirement. Il est plus rapide et moins cher de s'appuyer sur un coffre-fort déjà certifié via API, pour 300 à 1 500 € par mois selon le volume. La certification de votre propre système représente 25 000 à 60 000 € et un audit annuel.
Quel matériel prévoir pour les codes-barres ?
Des terminaux mobiles durcis Zebra ou Honeywell à 900 à 1 600 € HT l'unité, plus une imprimante d'étiquettes à 400 à 800 € HT. Trois à cinq terminaux suffisent pour un entrepôt de 120 000 boîtes.
Les clients publics et hospitaliers ont-ils des exigences particulières ?
Oui : l'hébergement de données de santé exige un hébergeur certifié HDS, et les archives publiques relèvent du contrôle scientifique et technique des Archives de France. Prévoyez 1 à 2 semaines de conformité supplémentaire.
Combien de temps dure le projet complet ?
De 12 à 18 semaines, reprise de données incluse. Un premier lot (emplacements, demandes, facturation) peut être en production en 8 semaines.
Peut-on proposer le portail en marque blanche à nos clients ?
Oui, avec leurs droits par service et leur propre sous-domaine. C'est un argument commercial fort lors des appels d'offres, où le portail pèse souvent 15 à 20 % de la note technique.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
