Le verdict en trois phrases
Pour une agence d'architecture de 15 personnes à Bordeaux, le vrai problème n'est pas la saisie des temps mais l'absence d'alerte quand une phase APS ou PRO dérape. Un progiciel du marché coûte environ 50 EUR par utilisateur et par mois, soit 9 000 EUR par an, tandis qu'un outil sur mesure se chiffre entre 25 000 et 45 000 EUR HT pour un délai de 3 mois. Le sur mesure devient pertinent quand l'agence veut suivre ses honoraires selon ses propres règles de répartition par phase de la loi MOP et les rapprocher de sa facturation.
Ce qu'il faut suivre, phase par phase
Le contrat de maîtrise d'œuvre répartit les honoraires par phase. L'associé doit pouvoir comparer, à tout moment, le pourcentage d'honoraires facturable et le pourcentage d'heures consommées. Voici une répartition courante pour un projet de logements à 2 000 000 EUR HT de travaux et 12 % d'honoraires, soit 240 000 EUR.
| Phase loi MOP | Part des honoraires (usage courant) | Honoraires | Heures budgétées (à 85 EUR/h de coût complet) |
|---|---|---|---|
| ESQ, esquisse | 5 % | 12 000 EUR | 141 h |
| APS, avant-projet sommaire | 10 % | 24 000 EUR | 282 h |
| APD, avant-projet définitif | 15 % | 36 000 EUR | 424 h |
| PRO, projet | 20 % | 48 000 EUR | 565 h |
| DCE et ACT | 12 % | 28 800 EUR | 339 h |
| VISA et DET | 30 % | 72 000 EUR | 847 h |
| AOR, réception | 8 % | 19 200 EUR | 226 h |
Un dérapage de 30 % sur APS et PRO représente 254 heures non facturables, soit environ 21 600 EUR de marge perdue sur un seul projet. Avec 12 projets actifs, l'enjeu dépasse vite 100 000 EUR par an.
Progiciel ou sur mesure : comparaison 2026
Les progiciels dédiés aux agences d'architecture couvrent bien la saisie des temps et la facturation. Leur limite apparaît sur les règles propres à l'agence : avenants, missions complémentaires (OPC, SSI), cotraitance avec un BET, ou tableaux de bord par associé.
| Critère | Tableur | Progiciel (50 EUR/utilisateur/mois) | Sur mesure (25 000 à 45 000 EUR HT) |
|---|---|---|---|
| Coût sur 3 ans pour 15 personnes | 0 EUR, mais 6 h/mois de consolidation | 27 000 EUR | 25 000 à 45 000 EUR + 3 600 à 7 200 EUR/an de maintenance |
| Temps par phase et alerte de dépassement | Manuel | Oui, seuils standards | Oui, seuils par projet et par associé |
| Avenants et missions complémentaires | Fragile | Partiel | Complet |
| Cotraitance et sous-traitance BET | Non | Partiel | Répartition automatique des honoraires |
| Facturation et relances | Manuel | Oui | Oui, liée à la comptabilité existante |
| Délai de mise en place | Immédiat | 2 à 4 semaines | 3 mois |
| Propriété des données et du code | Oui | Non | Oui |
Règle pratique : en dessous de 10 utilisateurs et sans cotraitance fréquente, le progiciel suffit. Au delà de 15 personnes avec des contrats complexes, le sur mesure se rembourse en 2 à 3 ans et devient un actif de l'agence.
Le périmètre d'un outil sur mesure en 3 mois
Un premier lot de 6 semaines couvre la saisie des temps par projet et par phase depuis le navigateur ou le téléphone, le budget d'heures par phase et l'alerte à 80 % de consommation. Le second lot de 6 semaines ajoute la facturation d'honoraires par situation, les avenants, l'export vers le logiciel comptable et un tableau de bord de rentabilité par projet, par client et par collaborateur. Les données saisies dans l'ancien tableur sont reprises pour comparer les projets passés et affiner les budgets futurs.
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Mini cas pratique
Camille, architecte associée d'une agence de 15 personnes à Bordeaux, gère 12 projets actifs. Sur l'année passée, ses tableaux montrent un dépassement moyen de 180 heures par projet sur APS et PRO, à 85 EUR de coût complet : 15 300 EUR par projet, 183 600 EUR sur 12 projets. Avec une alerte à 80 % des heures, elle estime pouvoir réduire ce dépassement d'un tiers, en renégociant un avenant ou en recadrant le client plus tôt : 61 200 EUR de marge récupérée par an. Pour un outil à 38 000 EUR HT et 4 800 EUR de maintenance annuelle, le retour sur investissement intervient en 8 mois environ.
FAQ
Les collaborateurs vont-ils vraiment saisir leurs temps ?
Le taux de saisie dépasse 90 % quand la saisie prend moins de 2 minutes par jour et se fait depuis le téléphone. Un rappel automatique à 17 h 30 et un tableau hebdomadaire par associé suffisent en général.
Peut-on reprendre nos projets en cours ?
Oui, la reprise de 12 à 20 projets actifs avec leurs budgets par phase prend 3 à 5 jours. Les heures déjà consommées peuvent être importées depuis un tableur.
L'outil gère-t-il les marchés publics et la cotraitance ?
Le sur mesure gère la répartition des honoraires entre mandataire et cotraitants selon les pourcentages de l'acte d'engagement. Cela évite les erreurs de répartition, fréquentes sur des marchés de plus de 1 000 000 EUR de travaux.
Combien coûte la maintenance ?
Comptez 10 à 15 % du coût initial par an, soit 3 600 à 6 750 EUR pour un outil à 36 000 à 45 000 EUR HT. Elle couvre l'hébergement, les correctifs et les petites évolutions.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
