Logiciel de gestion pour une agence d'architecture à Marseille : honoraires, phases et temps

Le verdict en trois phrases

Dans une agence d'architecture rémunérée 8 à 12 % du montant des travaux, la rentabilité se joue phase par phase : une esquisse de concours ou un DET de logements qui dérive de 40 % efface la marge du projet. Un outil de gestion qui relie honoraires par phase, temps passés et facturation intermédiaire donne l'alerte avant la dérive. Un logiciel du marché coûte 40 à 80 EUR par utilisateur et par mois ; le sur-mesure Kolonell se situe entre application simple, 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR), et moyenne, 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), livré en 3 à 4 mois, le reste sur devis.

Où l'agence perd de l'argent

L'architecte associée d'une agence marseillaise de 16 personnes mène de front des concours publics, des opérations de logements collectifs pour des bailleurs sociaux et des promoteurs, et quelques équipements. Les honoraires sont fixés au contrat puis répartis par phase de la mission de maîtrise d'œuvre : ESQ, APS, APD, PRO, DCE, ACT, VISA, DET, AOR. Les temps sont notés dans un tableur le vendredi, quand ils le sont, et la facturation intermédiaire part avec plusieurs semaines de retard parce que personne ne sait exactement quel pourcentage de la phase est atteint.

Sur une opération de 40 logements à 6 000 000 EUR de travaux et 10 % d'honoraires, soit 600 000 EUR répartis entre cotraitants, la part de l'agence peut atteindre 380 000 EUR. Une dérive de 25 % sur les phases PRO et DET, les plus lourdes, représente facilement 50 000 EUR de temps non facturable.

Ces répartitions sont des ordres de grandeur 2026 constatés sur des missions de base en France ; chaque contrat a la sienne.

Ce que l'outil doit faire

Le socle comprend la fiche projet (montant des travaux, taux et forfait d'honoraires, répartition entre cotraitants), le budget d'heures par phase déduit des honoraires et d'un taux horaire moyen, et la saisie des temps en moins de deux minutes par jour, sur ordinateur ou mobile. L'avancement de chaque phase, déclaré par le chef de projet, déclenche la proposition de facture intermédiaire. Un tableau de bord compare heures consommées et avancement, avec alerte à 80 % du budget.

Utile en plus : le suivi des concours (temps investi, indemnités, taux de succès), le plan de charge sur 3 mois pour savoir si l'agence peut répondre à un nouveau concours, et l'export comptable.

Choisir entre logiciel du marché et sur-mesure

Le logiciel du marché convient à une agence dont les missions suivent strictement le découpage de base et qui accepte ses écrans. Le sur-mesure se justifie quand l'agence travaille beaucoup en cotraitance (répartition des honoraires par phase et par membre du groupement), quand elle veut piloter ses concours comme un investissement, ou quand elle veut un outil que l'équipe remplit vraiment parce qu'il ne demande que l'essentiel. Le projet type : 3 semaines de cadrage sur 5 projets réels, 6 à 8 semaines de développement, 4 semaines de reprise des projets en cours et d'ajustement.

Mini cas pratique

Camille, architecte associée d'une agence de 16 personnes à Marseille, facture environ 1 600 000 EUR d'honoraires par an. Elle estime que 6 % des heures, faute d'alerte, sont consommées au-delà des budgets de phase sans avenant, soit 96 000 EUR de temps non facturé. En réduisant ce taux à 2 %, elle récupère 64 000 EUR par an, en négociant des avenants plus tôt. La facturation intermédiaire, avancée de 3 semaines, améliore aussi la trésorerie d'environ 90 000 EUR. Comparé à un logiciel du marché à 60 EUR par utilisateur et par mois (11 520 EUR par an), un outil sur mesure en fourchette moyenne et une maintenance à 114 EUR par mois s'amortissent en moins de deux ans face à la licence, et en quelques mois face aux heures récupérées.

FAQ

L'outil respecte-t-il le découpage des missions de maîtrise d'œuvre ?

Oui, les phases ESQ à AOR sont paramétrées par défaut, avec la possibilité d'ajouter OPC, mission de synthèse ou missions complémentaires. Chaque contrat garde sa propre répartition en pourcentage.

Comment obtenir une saisie des temps régulière ?

La saisie se fait en moins de 2 minutes par jour, avec les projets du plan de charge proposés par défaut et un rappel le vendredi. Dans les agences équipées, le taux de remplissage dépasse souvent 90 %.

Peut-on gérer la cotraitance avec les bureaux d'études ?

Oui, en version moyenne : la répartition des honoraires par phase et par cotraitant est saisie une fois, et la facture intermédiaire de l'agence est calculée sur sa seule part.

Les données restent-elles en France ?

L'hébergement en Europe est recommandé pour une agence française soumise au RGPD ; son coût est fixé sur devis selon le nombre d'utilisateurs, ici 16.

Combien de temps pour démarrer ?

Compter 3 à 4 mois au total, avec une première version des temps et des phases utilisable dès la 8e semaine sur les projets en cours.

Parlons de votre projet. Montrez-nous deux contrats de maîtrise d'œuvre et votre tableau de temps actuel : nous cadrons phases, honoraires et facturation, avec une mise en service en 3 à 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.