Le verdict en trois phrases
Un logiciel qui relie plan de soins, transmissions des équipes et facturation des familles pour trois EHPAD et deux résidences seniors à Rennes se met en service en 6 à 12 mois, selon le périmètre et la disponibilité des équipes soignantes. Le calendrier se joue au début : 2 à 3 mois de cadrage avec les infirmiers coordinateurs, les aides-soignants et la comptabilité évitent les mois perdus en fin de projet. Présentez au conseil d'administration un planning par phase avec un déploiement établissement par établissement, plutôt qu'une date unique de bascule.
Le planning phase par phase
| Phase | Contenu | Durée réaliste | Jalon pour le conseil |
|---|---|---|---|
| Cadrage | ateliers par métier (soins, hôtellerie, animation, facturation), circuits de transmission, règles de facturation, choix de l'hébergeur HDS | 2 à 3 mois | cahier des charges et budget validés |
| Maquettes et prototype | plan de soins, transmissions sur tablette, tableau de bord du cadre de santé | 1 à 2 mois | prototype testé par 10 à 15 soignants |
| Développement lot 1 | dossier résident, plan de soins, transmissions, alertes | 3 à 4 mois | version pilote |
| Reprise des dossiers | import des données résidents, contrôle par les équipes | 2 à 6 semaines, en parallèle | données vérifiées sur l'établissement pilote |
| Pilote | un EHPAD pendant 4 à 6 semaines | 1 à 1,5 mois | bilan et corrections |
| Développement lot 2 | facturation des familles, aides, tableaux de bord de direction | 2 à 3 mois, en partie en parallèle | version complète |
| Déploiement | les quatre autres établissements, un par un | 2 à 4 mois | mise en service générale |
Addition réaliste : 7 à 8 mois pour un premier EHPAD en production, 10 à 12 mois pour les cinq établissements avec facturation. Un périmètre limité au plan de soins et aux transmissions peut tenir en 6 à 7 mois.
Durée et budget selon le périmètre
| Périmètre | Durée globale | Budget marché (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|
| Plan de soins et transmissions, un établissement | 5 à 6 mois | 60 000 à 110 000 EUR HT |
| Plan de soins et transmissions, 5 établissements | 6 à 8 mois | 100 000 à 180 000 EUR HT |
| Avec facturation des familles et des aides | 9 à 11 mois | 160 000 à 280 000 EUR HT |
| Avec portail familles et interfaces avec le logiciel de paie | 10 à 12 mois | 220 000 à 350 000 EUR HT |
| Hébergement certifié HDS | dès la mise en service | 600 à 2 500 EUR HT par mois |
Kolonell peut intervenir sur des modules précis, par exemple le portail familles ou les tableaux de bord : ses prix pour une application sur mesure vont de 6 100 à 10 670 EUR HT (moyenne) et de 10 670 à 22 870 EUR HT et plus (complexe), hébergement HDS en sus. Ce sont les prix de Kolonell, pas des prix de marché.
Les causes de retard les plus fréquentes
| Cause | Retard typique | Comment l'éviter |
|---|---|---|
| Équipes soignantes indisponibles pour les ateliers | 3 à 6 semaines | ateliers courts planifiés sur les temps de relève, remplacements budgétés |
| Dossiers résidents incomplets ou hétérogènes | 2 à 6 semaines | désigner un référent données par établissement dès le cadrage |
| Règles de facturation différentes entre EHPAD et résidences | 3 à 5 semaines | les documenter avant le lot 2 |
| Choix tardif de l'hébergeur HDS | 2 à 4 semaines | le décider pendant le cadrage |
| Wifi insuffisant dans les étages | 2 à 8 semaines | audit réseau avant le pilote, mode hors connexion sur tablette |
| Accompagnement des équipes sous-estimé | 2 à 4 semaines par établissement | binômes de soignants référents, sessions courtes sur le poste |
Le wifi est la cause la plus sous-estimée : des transmissions sur tablette qui ne se synchronisent pas dans une aile entière font revenir les équipes au papier en quelques jours.
Mini cas pratique
Exemple type : Yann, directeur d'un groupe de trois EHPAD et deux résidences seniors à Rennes, compte 220 salariés soignants. Il estime que chacun perd 15 minutes par jour en ressaisies et transmissions orales répétées, sur 18 jours travaillés par mois : 220 × 0,25 × 18 = 990 heures. À 30 EUR chargés de l'heure, cela représente 29 700 EUR par mois. Un planning réaliste à 11 mois, avec un premier EHPAD en production au mois 8, permet de récupérer progressivement ce temps. Un planning optimiste annoncé à 6 mois qui dérape au contraire mois après mois coûte jusqu'à 29 700 EUR de temps soignant non récupéré par mois de retard : 6 mois de dérapage représentent 178 200 EUR, sans compter la perte de confiance des équipes.
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FAQ
Peut-on tenir 6 mois pour cinq établissements ?
Uniquement avec un périmètre limité au plan de soins et aux transmissions et des équipes disponibles pour le cadrage. Avec la facturation des familles, prévoyez plutôt 10 à 12 mois.
L'hébergement HDS est-il obligatoire ?
Oui, dès qu'un prestataire héberge des données de santé pour le compte des établissements, la certification HDS est requise en France. Comptez 600 à 2 500 EUR HT par mois en ordre de grandeur 2026.
Faut-il déployer tous les établissements en même temps ?
Non, un déploiement établissement par établissement, sur 2 à 4 mois, limite le risque. Le premier EHPAD sert de référence et ses soignants accompagnent les suivants.
Combien de temps pour reprendre les dossiers des résidents ?
De 2 à 6 semaines pour 250 à 450 résidents, selon la qualité des données existantes. Prévoyez un contrôle par les infirmiers avant la mise en service.
Comment présenter le projet au conseil d'administration ?
Avec un planning par phase, un jalon de décision à la fin du cadrage et le budget du lot 1 séparé de celui du lot 2. Un conseil accepte plus facilement 3 jalons datés qu'une date unique.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous vos établissements, vos équipes et votre logiciel actuel : nous vous proposons un planning par phase, un budget indicatif et les jalons pour votre conseil. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
