Le verdict en trois phrases
En psychiatrie, le dossier patient contient les données les plus sensibles de toute la médecine : le choix du prestataire doit donc commencer par la confidentialité, avant l'ergonomie ou le prix. Une clinique de Lomé de 30 à 80 lits doit prévoir un budget de marché de 15 000 000 à 60 000 000 FCFA et 4 à 8 mois, et noter chaque candidat sur une grille de 100 points identique pour tous. Les prestataires qui ne savent pas expliquer qui, chez eux, peut lire une note de consultation sont à écarter dès le premier rendez-vous.
Ce que le dossier patient psychiatrique doit couvrir
| Fonction | Volume ou exigence typique à Lomé (ordre de grandeur 2026) | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Hospitalisation | 30 à 80 lits, séjours de 10 à 45 jours | Suivi des mesures de soins sans consentement et de leur durée |
| Consultations externes | 400 à 1 500 par mois | Agenda multi praticiens, notes cloisonnées |
| Prescriptions | Psychotropes, ajustements fréquents | Alertes d'interactions, traçabilité des modifications |
| Plans de soins | Objectifs, échelles d'évaluation, entretiens infirmiers | Modèles paramétrables par pathologie |
| Facturation | Patients payants, assurances privées, conventions d'entreprise | Prise en charge et reste à charge calculés |
| Confidentialité | Notes de psychothérapie séparées | Accès par rôle et journal de consultation |
Au Togo, la protection des données à caractère personnel est encadrée par une loi spécifique et une autorité de contrôle : la grille doit vérifier que le prestataire connaît ces obligations (déclarations, sécurité, durée de conservation) et renvoyer aux textes officiels pour le détail.
La grille de notation sur 100 points
Notez chaque prestataire avec les mêmes questions et les mêmes preuves demandées. Une note sous 60 élimine le candidat ; une note sous 15 en confidentialité l'élimine aussi, quel que soit le total.
| Critère | Points | Preuve à demander |
|---|---|---|
| Confidentialité et sécurité des données | 25 | Matrice des droits par rôle, journal d'accès, chiffrement, sauvegardes testées |
| Couverture fonctionnelle psychiatrie | 20 | Démonstration sur un parcours réel : admission, prescription, sortie |
| Facturation et assurances | 15 | Exemple de facture avec prise en charge assureur |
| Hébergement et continuité | 10 | Lieu d'hébergement, plan en cas de coupure internet ou électrique |
| Prise en main et accompagnement | 10 | Planning de démarrage par profil (médecins, infirmiers, accueil) |
| Coût total sur 5 ans | 10 | Devis détaillé incluant licences, hébergement et maintenance |
| Réversibilité | 5 | Format d'export complet des dossiers |
| Références comparables | 5 | Établissement de santé de taille proche, contact vérifiable |
Les signaux d'alerte pendant les rendez-vous
Un commercial qui répond « tout le monde voit tout, c'est plus simple » à la question des droits d'accès. Une démonstration qui saute la prescription. Un prix de licence annoncé sans hébergement ni maintenance. L'absence de mode dégradé quand la connexion tombe, fréquente selon les quartiers. Une réticence à mettre la réversibilité par écrit.
Comparer les options et le coût sur 5 ans
| Option | Coût de départ (ordre de grandeur 2026 marché) | Maintenance mensuelle | Délai | Forces et limites |
|---|---|---|---|---|
| Logiciel hospitalier généraliste paramétré | 15 000 000 à 30 000 000 FCFA | 250 000 à 500 000 FCFA | 4 à 6 mois | Rapide, mais modules psychiatrie souvent pauvres |
| Solution open source de dossier médical adaptée | 12 000 000 à 35 000 000 FCFA | 250 000 à 600 000 FCFA | 4 à 7 mois | Pas de licence, dépendance à l'intégrateur |
| Développement sur mesure | 25 000 000 à 60 000 000 FCFA | 400 000 à 800 000 FCFA | 6 à 8 mois | Adapté aux protocoles maison, cadrage exigeant |
| Logiciel étranger en SaaS | Abonnement, tarif public variable selon le plan | Inclus en partie | 3 à 5 mois | Hébergement hors du pays, facturation locale mal gérée |
Kolonell est une option parmi d'autres pour la voie sur mesure ou pour des modules complémentaires (prise de rendez-vous, facturation, portail). Les prix de Kolonell pour une application sur mesure sont de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA pour une complexité moyenne et de 7 000 000 à 15 000 000 FCFA et plus pour un projet complexe, avec une maintenance à 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois. Un dossier patient complet d'hospitalisation psychiatrique relève du haut de cette fourchette ou d'un devis spécifique après cadrage.
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Exemple type, établissement fictif : Dr Agbodjan, directeur médical d'une clinique de santé mentale à Lomé, 45 lits et 900 consultations par mois. Trois candidats sont notés : un logiciel hospitalier généraliste (68 points, dont 14 en confidentialité, donc éliminé), un intégrateur open source (74 points) et un développeur sur mesure (79 points).
Sur 5 ans, l'option open source coûte 22 000 000 FCFA plus 400 000 FCFA par mois, soit 46 000 000 FCFA. Le sur mesure coûte 34 000 000 FCFA plus 550 000 FCFA par mois, soit 67 000 000 FCFA. L'écart de 21 000 000 FCFA, environ 350 000 FCFA par mois, doit être comparé au temps gagné : si le sur mesure économise 25 minutes par jour à 12 soignants sur la saisie, cela représente environ 100 heures par mois.
FAQ
Quel budget pour le dossier patient d'une clinique psychiatrique à Lomé en 2026 ?
L'ordre de grandeur 2026 du marché va de 15 000 000 à 60 000 000 FCFA selon le nombre de lits et les modules, avec 250 000 à 800 000 FCFA de maintenance mensuelle. Demandez toujours un coût total sur 5 ans.
Pourquoi donner 25 points sur 100 à la confidentialité ?
Parce qu'une fuite de notes psychiatriques cause un préjudice grave et durable au patient et à l'établissement. Un candidat sous 15 points sur ce critère doit être écarté même avec un excellent total.
Combien de temps faut il pour démarrer ?
Comptez 4 à 8 mois, dont 3 à 6 semaines de reprise des dossiers existants et de prise en main par les équipes. Un démarrage par les consultations externes avant l'hospitalisation réduit le risque.
Le logiciel doit il fonctionner sans internet ?
Il doit au minimum offrir un mode dégradé ou un hébergement local avec réplication, car une coupure de 2 heures ne doit pas bloquer les prescriptions. Demandez une démonstration de ce scénario.
Faut il héberger les données au Togo ?
Vérifiez les obligations auprès de l'autorité togolaise de protection des données et dans le texte de loi applicable. Dans tous les cas, exigez par écrit le lieu d'hébergement et la fréquence des sauvegardes, au moins quotidienne.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
