Le verdict en trois phrases
Une société de transit loméenne qui travaille avec le Port autonome de Lomé doit cadrer son site autour de deux objectifs mesurables : recevoir des demandes de cotation exploitables et permettre aux importateurs de suivre leur dossier par référence. Un cahier des charges précis évite les devis incomparables et ramène le budget dans une fourchette de 800 000 à 3 000 000 FCFA pour 4 à 8 semaines de réalisation. Chaque exigence doit être chiffrée : délai de réponse, poids des pages, langues, données affichées au client.
La trame du cahier des charges, section par section
Remplissez chaque ligne avant de consulter les prestataires. Les valeurs indiquées sont des exemples de niveaux d'exigence réalistes en 2026.
| Section | Contenu à rédiger | Exigence mesurable (exemple) |
|---|---|---|
| 1. Contexte et objectifs | Activité, clients cibles (importateurs, exportateurs, pays de l'hinterland) | 30 demandes de cotation qualifiées par mois à 6 mois |
| 2. Public et langues | Importateurs togolais, opérateurs du Burkina Faso, du Niger et du Mali, armateurs | Français et anglais, 100 % des pages traduites |
| 3. Arborescence | Accueil, services (dédouanement, transit, groupage, transport vers l'hinterland), suivi, cotation, contact | 10 à 15 pages maximum |
| 4. Formulaire de cotation | Origine, destination, type de marchandise, conteneur 20 ou 40 pieds, Incoterm, pièces jointes | Réponse automatique immédiate, notification e-mail et WhatsApp en moins de 1 minute |
| 5. Suivi de dossier | Saisie d'une référence, affichage de l'étape (arrivée navire, déclaration, liquidation, enlèvement, livraison) | Mise à jour par l'équipe en moins de 2 minutes par dossier |
| 6. Performance | Site rapide sur mobile en 3G | Page d'accueil de moins de 1,5 Mo, affichage en moins de 3 secondes |
| 7. Sécurité et propriété | Hébergement, sauvegardes, domaine | Domaine au nom de la société, sauvegarde quotidienne, code remis |
| 8. Maintenance | Mises à jour, petites modifications | Intervention sous 48 h ouvrées |
Le module de suivi : trois niveaux possibles
Le suivi de dossier est le poste qui fait varier le budget. Choisissez le niveau dans le cahier des charges pour obtenir des devis comparables.
| Niveau de suivi | Fonctionnement | Budget indicatif du site complet (FCFA) | Délai |
|---|---|---|---|
| Aucun suivi en ligne | Formulaire de contact, réponse par WhatsApp | 800 000 à 1 200 000 | 4 semaines |
| Suivi manuel simple | L'équipe met à jour l'étape dans un tableau d'administration | 1 200 000 à 2 000 000 | 5 à 6 semaines |
| Suivi avec espace client | Connexion client, historique, documents téléchargeables (BL, déclaration) | 2 000 000 à 3 000 000 | 6 à 8 semaines |
| Connexion au logiciel de gestion de transit | Import automatique des statuts | à chiffrer comme application web | 2 à 3 mois |
Une connexion automatique à votre logiciel métier ou aux systèmes portuaires dépasse le cadre d'un site ; chez Kolonell, elle relève d'une application web simple de 1 500 000 à 2 500 000 FCFA sur 1 à 2 mois. Pour un site sans espace client, l'offre Premium (800 000 à 1 500 000 FCFA, 21 à 30 jours) couvre le formulaire de cotation et un suivi manuel.
Critères de recette et budget récurrent
Le cahier des charges doit dire comment vous validerez le site. Sans critères de recette, un prestataire peut déclarer le projet terminé alors que le formulaire n'envoie pas de notification.
| Critère de recette | Méthode de vérification | Seuil d'acceptation |
|---|---|---|
| Formulaire de cotation | 10 envois de test | 10 notifications reçues sur e-mail et WhatsApp |
| Suivi de dossier | 5 références de test | Étape correcte affichée dans 100 % des cas |
| Vitesse mobile | Test sur téléphone d'entrée de gamme en 3G | Affichage en moins de 3 secondes |
| Traduction | Relecture par un anglophone | Zéro page non traduite |
| Sauvegarde | Restauration testée | Site restauré en moins de 2 heures |
| Maintenance | Contrat signé | 25 000 à 75 000 FCFA par mois, délai d'intervention écrit |
Mini cas pratique
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Exemple type : Kossi, directeur d'une société de transit de 25 salariés à Lomé, reçoit aujourd'hui ses demandes par téléphone et perd environ 1 demande sur 4 faute de rappel. Avec un site à 1 800 000 FCFA (suivi manuel) et 50 000 FCFA de maintenance mensuelle, il vise 30 cotations par mois. Si 20 % deviennent des dossiers à 250 000 FCFA de marge moyenne, il gagne 6 dossiers soit 1 500 000 FCFA de marge par mois. La première année coûte 1 800 000 + 600 000 = 2 400 000 FCFA, amortis en moins de 2 mois.
FAQ
Quel budget pour le site d'une société de transit à Lomé ?
En 2026, comptez 800 000 à 3 000 000 FCFA selon le niveau de suivi de dossier. Un site bilingue avec formulaire de cotation et suivi manuel se situe souvent autour de 1 500 000 à 2 000 000 FCFA.
Le suivi en ligne est-il indispensable ?
Pas au lancement : un suivi manuel par référence suffit pour la plupart des transitaires de moins de 50 salariés. Il réduit déjà les appels de suivi, souvent de 30 à 50 %.
Pourquoi un site en anglais ?
Les armateurs, les commissionnaires étrangers et une partie des clients de l'hinterland travaillent en anglais. La version anglaise ajoute environ 15 à 25 % au budget de contenu.
Combien de temps pour livrer le site ?
De 4 à 8 semaines selon le niveau de suivi. La rédaction des pages services et la liste des étapes de dossier prennent en général 1 à 2 semaines côté client.
Quelle maintenance prévoir ?
De 25 000 à 75 000 FCFA par mois selon le volume de modifications et la surveillance. Exigez un délai d'intervention écrit, par exemple 48 h ouvrées.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre trame remplie ou vos services et votre niveau de suivi souhaité : nous chiffrons chaque section avec budget indicatif et délai. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
