Le verdict en trois phrases
Un bon cahier des charges vaut de l'argent : il vous evite le hors-perimetre qui fait exploser les devis de 20 a 40 %. Structurez la demande en 8 lots prioritaires avec, pour chacun, un critere de reversibilite (export, API ouverte). Selon votre taille, arbitrez entre verticale a 8-15 EUR/eleve/an et sur-mesure a 40 000-70 000 EUR HT : le seuil de bascule se situe autour de 1 500 eleves.
Les 8 lots a specifier
Un logiciel de scolarite ne se resume pas aux notes. Voici les lots a decrire, avec priorite et effort relatif.
| Lot | Contenu cle | Priorite | Effort relatif |
|---|---|---|---|
| 1. Inscriptions | Dossiers, pieces, listes d'attente | Haute | Moyen |
| 2. Notes & bulletins | Saisie, moyennes, bulletins PDF | Haute | Eleve |
| 3. Facturation | Frais scolarite, echeanciers, relances | Haute | Eleve |
| 4. Portail parents | Notes, absences, paiement en ligne | Haute | Moyen |
| 5. Vie scolaire | Absences, retards, sanctions | Moyenne | Moyen |
| 6. RGPD mineurs | Consentement, minimisation, purge | Haute | Moyen |
| 7. Interop ENT | Import/export, SSO, API | Moyenne | Eleve |
| 8. Reporting direction | Effectifs, impayes, tableaux de bord | Moyenne | Faible |
Chaque lot doit preciser un critere d'eligibilite : reversibilite des donnees et API documentee, pour ne pas etre prisonnier de l'editeur.
Budget indicatif par lot (sur-mesure)
Pour un sur-mesure a 55 000 EUR HT median, voici une ventilation realiste par lot, utile pour prioriser un MVP.
| Lot | Budget indicatif 2026 | Part du build |
|---|---|---|
| Inscriptions | 6 000-9 000 EUR HT | ~14 % |
| Notes & bulletins | 9 000-13 000 EUR HT | ~20 % |
| Facturation | 9 000-13 000 EUR HT | ~20 % |
| Portail parents | 7 000-10 000 EUR HT | ~15 % |
| Vie scolaire | 4 000-6 000 EUR HT | ~9 % |
| RGPD mineurs | 3 000-5 000 EUR HT | ~7 % |
| Interop ENT / API | 6 000-9 000 EUR HT | ~13 % |
| Reporting direction | 2 000-3 000 EUR HT | ~4 % |
Ajoutez une TMA a 15 %/an (~8 250 EUR HT pour un build de 55 000 EUR) et un delai de 14 a 20 semaines. Un MVP centre sur les lots 1 a 4 tient souvent dans 30 000-35 000 EUR HT.
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Mini cas pratique
Isabelle, secretaire generale d'un groupe scolaire prive (1 200 eleves), redige son cahier des charges. Son administratif consomme 10 h/semaine de saisie et relances. Elle chiffre deux scenarios : verticale a 12 EUR/eleve/an, ou sur-mesure a 55 000 EUR HT + TMA.
En verticale : 1 200 x 12 = 14 400 EUR HT/an, soit 43 200 EUR sur 3 ans. En sur-mesure : 55 000 + (2 x 8 250) = 71 500 EUR HT sur 3 ans, mais avec un actif detenu et zero limite par eleve. A 1 200 eleves, la verticale reste plus economique ; le sur-mesure ne devient rentable qu'au-dela de ~1 500 eleves ou avec des regles metier fortes. Les 10 h/semaine gagnees (~17 000 EUR/an) rendent l'un ou l'autre rapidement rentable.
FAQ
Verticale ou sur-mesure pour 1 200 eleves ? A ce volume, la verticale a 14 400 EUR HT/an reste plus economique ; le sur-mesure se justifie au-dela de ~1 500 eleves ou avec des besoins specifiques.
Comment gerer le RGPD des mineurs ? Specifiez le consentement parental, la minimisation des donnees et la purge automatique ; ce lot represente 7 % du build, soit 3 000-5 000 EUR HT.
Combien de temps pour livrer ? Un sur-mesure complet demande 14 a 20 semaines ; un MVP sur les lots 1 a 4 peut sortir en 10-12 semaines pour 30 000-35 000 EUR HT.
Faut-il exiger une API et la reversibilite ? Oui, systematiquement : c'est le critere d'eligibilite n 1 pour ne pas etre captif et pouvoir interoperer avec un ENT.
Quel gain administratif attendre ? Comptez 10 h/semaine economisees sur les inscriptions, bulletins et relances, soit de l'ordre de 17 000 EUR/an de temps redeploye.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre effectif, vos lots prioritaires et votre budget indicatif : nous transformons votre cahier des charges en devis chiffre par lot. Devis detaille sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
