Le verdict en trois phrases
Un bon cahier des charges pour une agence d'intérim lilloise tient en 15 à 25 pages et décrit chaque exigence avec un chiffre vérifiable : volume de contrats, délai de signature, temps de saisie. Il doit couvrir le cycle complet recrutement, contrat de mission, relevé d'heures, paie et facturation sans aucune ressaisie, car c'est là que se perdent les marges. Avec un budget de 30 000 à 90 000 EUR HT et un délai de 3 à 6 mois, la précision du document conditionne directement la justesse des devis que vous recevrez.
Le contexte à décrire en première partie
Le prestataire doit comprendre votre activité avant de lire vos exigences. Décrivez vos agences (Lille centre, Roubaix, Lens...), vos secteurs (logistique, industrie, BTP, tertiaire), vos volumes et vos outils actuels. L'intérim est très encadré : le contrat de mission doit être transmis à l'intérimaire au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant sa mise à disposition, chaque embauche passe par une DPAE, et la paie part en DSN chaque mois.
| Donnée de contexte | Votre valeur | Ordre de grandeur 2026 |
|---|---|---|
| Nombre d'agences | ... | 1 à 6 |
| Intérimaires actifs | ... | 200 à 1 500 |
| Contrats de mission par semaine | ... | 50 à 300 |
| Clients entreprises utilisateurs | ... | 40 à 400 |
| Utilisateurs internes | ... | 8 à 40 |
| Outils actuels | ... | Logiciel de paie, tableurs, signature séparée |
| Budget | ... | 30 000 à 90 000 EUR HT |
| Échéance souhaitée | ... | 3 à 6 mois |
Trame des exigences fonctionnelles mesurables
Chaque exigence doit pouvoir être testée à la recette. Évitez « le logiciel doit être rapide » et écrivez plutôt « un contrat de mission est généré en moins de 2 minutes à partir d'une commande client ».
| Module | Exigence mesurable | Priorité |
|---|---|---|
| Recrutement | Recherche d'un profil par compétence, habilitation et distance en moins de 3 secondes sur 5 000 fiches | Indispensable |
| Dossier intérimaire | Pièces obligatoires contrôlées, alerte 30 jours avant expiration d'un titre ou d'une habilitation | Indispensable |
| Contrat de mission | Généré en moins de 2 minutes, signé électroniquement, transmis dans les 2 jours ouvrables | Indispensable |
| Relevés d'heures | Saisie mobile par l'intérimaire, validation par le client en 1 clic | Indispensable |
| Paie | Export vers le logiciel de paie et DSN sans ressaisie, 0 écart sur 3 mois de test | Indispensable |
| Facturation | Facture client générée automatiquement depuis les heures validées, coefficient par client | Indispensable |
| Portail client | Commande de personnel, suivi des missions, téléchargement des factures | Souhaitable |
| Tableau de bord | Marge par client, par agence et par semaine | Souhaitable |
Ajoutez une section non fonctionnelle : disponibilité 99,5 % aux heures ouvrées, hébergement dans l'Union européenne, journalisation des accès aux données des intérimaires, conformité RGPD avec durée de conservation définie, sauvegarde quotidienne et restauration testée.
Planning et répartition du budget
| Phase | Délai | Part du budget | Livrable |
|---|---|---|---|
| Cadrage et maquettes | 3 à 5 semaines | 10 à 15 % | Parcours validés, maquettes cliquables |
| Recrutement, dossiers, contrats | 4 à 6 semaines | 25 à 30 % | Module contrats avec signature |
| Relevés d'heures et portail client | 3 à 5 semaines | 15 à 20 % | Application mobile intérimaire |
| Paie, DSN et facturation | 4 à 6 semaines | 20 à 25 % | Exports testés avec votre gestionnaire de paie |
| Reprise des données et recette | 3 à 4 semaines | 10 à 15 % | Intérimaires et clients migrés, procès-verbal de recette |
| Mise en production et accompagnement | 2 semaines | 5 % | Formation des équipes, support renforcé |
Pour une agence de 300 intérimaires sans portail client, le bas de fourchette suffit. Une agence de 1 200 intérimaires sur 5 sites avec portail client et tableaux de bord vise plutôt 70 000 à 90 000 EUR HT.
Mini cas pratique
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Exemple type : Sophie dirige une agence d'intérim indépendante à Lille avec 2 agences, 650 intérimaires actifs et 140 contrats par semaine. Ses chargées de recrutement ressaisissent chaque contrat dans trois outils, soit environ 12 minutes par contrat. Son cahier des charges fixe un objectif mesurable de 3 minutes. Sur 140 contrats, le gain atteint 21 h par semaine. À 32 EUR de coût horaire chargé, cela représente 672 EUR par semaine, environ 31 000 EUR par an. Le projet chiffré à 58 000 EUR HT est remboursé en moins de deux ans, sans compter les erreurs de facturation évitées, estimées à 1 % du chiffre d'affaires.
FAQ
Combien de pages doit faire le cahier des charges ?
Entre 15 et 25 pages pour une agence d'intérim : contexte, exigences fonctionnelles mesurables, exigences techniques et planning. Au-delà de 40 pages, les prestataires lisent en diagonale.
Faut-il imposer une technologie ?
Non, décrivez plutôt vos contraintes : hébergement dans l'Union européenne, disponibilité de 99,5 %, export DSN. Laissez le prestataire proposer la solution et comparez au moins 3 devis.
Comment gérer la signature électronique des contrats de mission ?
Exigez une signature conforme au règlement eIDAS, avec horodatage et archivage. Le coût par signature tourne autour de 1 à 3 EUR selon le volume, à intégrer au budget récurrent.
Peut-on garder notre logiciel de paie actuel ?
Oui, et c'est souvent conseillé : le nouvel outil exporte les variables de paie et le logiciel existant produit la DSN. Prévoyez 3 mois de comparaison sans écart avant de couper l'ancien circuit.
Quel délai pour un premier module en production ?
Un module contrats et signature peut être en production en 8 à 10 semaines. Le reste des modules suit en lots, pour un total de 3 à 6 mois.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre cahier des charges, même incomplet, avec vos volumes de contrats : nous vous retournons un chiffrage par phase et un planning réaliste, de l'application moyenne à 2 500 000 FCFA à l'application complexe au-delà de 4 000 000 FCFA. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
