Le verdict en trois phrases
Pour un réseau de trois espaces de coworking à Strasbourg, avec 350 postes et 25 salles de réunion, un bon cahier des charges tient en une vingtaine de pages et transforme chaque besoin en exigence mesurable. C'est ce document qui permet de comparer des offres comprises entre 20 000 et 70 000 EUR HT (ordre de grandeur 2026 du marché) et de tenir un délai de 3 à 6 mois. Les trois sujets qui font déraper les projets sont connus : crédits de réservation des contrats d'entreprises, contrôle d'accès par badge et facturation automatique avec prélèvements.
La trame à remplir, rubrique par rubrique
| Rubrique | Ce qu'il faut écrire | Exemple d'exigence mesurable |
|---|---|---|
| 1. Contexte et objectifs | Sites, volumes, outils actuels, objectifs chiffrés | Réduire le temps de facturation mensuelle de 16 heures à 2 heures |
| 2. Utilisateurs et rôles | Membres, administrateurs d'entreprise, accueil, direction | 4 rôles, droits définis dans une matrice |
| 3. Offres et contrats | Postes nomades, postes dédiés, bureaux opérés, contrats d'entreprise | Contrat mensuel avec crédits de réservation reportables 1 mois |
| 4. Réservations | Salles, postes, cabines, règles d'annulation | Réservation en moins de 30 secondes sur mobile |
| 5. Contrôle d'accès | Badges, plages horaires, sites autorisés | Droits d'accès actifs moins de 5 minutes après signature |
| 6. Facturation et paiement | Factures, avoirs, prélèvements SEPA, paiement par carte | 100 % des factures récurrentes générées automatiquement le 1er du mois |
| 7. Données, sécurité, RGPD | Hébergement, durées de conservation, journal des accès | Hébergement dans l'Union européenne, suppression des données 3 ans après la fin du contrat, sauf obligation légale contraire |
| 8. Réversibilité et maintenance | Export, propriété du code, niveaux de service | Export complet sous 30 jours, correction critique sous 8 heures ouvrées |
Chaque exigence doit pouvoir être testée à la recette. « Une interface intuitive » n'est pas testable, « réservation en moins de 30 secondes par un nouveau membre » l'est.
Les exigences fonctionnelles chiffrées et priorisées
| Exigence | Seuil mesurable | Priorité |
|---|---|---|
| Gestion de 350 postes et 25 salles sur 3 sites | Calendrier unifié, disponibilité en temps réel | Indispensable |
| Crédits de réservation par contrat d'entreprise | Décompte automatique, alerte à 80 % de consommation | Indispensable |
| Contrôle d'accès par badge relié aux contrats | Badge désactivé automatiquement à la fin du contrat | Indispensable |
| Facturation automatique et prélèvements SEPA | Mandats gérés dans l'outil, rejets signalés sous 24 heures | Indispensable |
| Facturation électronique entre entreprises | Formats conformes au calendrier publié par la DGFiP | Indispensable, à vérifier sur impots.gouv.fr |
| Application mobile membres | Réservation, badge virtuel, factures | Important |
| Tableau de bord d'occupation par site | Taux d'occupation des salles par semaine | Important |
| Programme d'événements et communauté | Inscriptions et rappels | Souhaitable |
La facturation électronique mérite une ligne à part : la généralisation de la facture électronique entre entreprises en France suit un calendrier officiel par taille d'entreprise. Demandez à chaque prestataire comment son outil se connecte à une plateforme agréée.
Budget et calendrier par lot
Ordres de grandeur 2026 (marché), hors prix de Kolonell.
| Lot | Budget indicatif | Durée |
|---|---|---|
| Cadrage et maquettes | 3 000 à 8 000 EUR HT | 3 à 4 semaines |
| Réservations, contrats et crédits | 7 000 à 25 000 EUR HT | 5 à 8 semaines |
| Contrôle d'accès (intégration du système de badges) | 3 000 à 12 000 EUR HT | 2 à 4 semaines |
| Facturation, prélèvements et facture électronique | 4 000 à 15 000 EUR HT | 3 à 6 semaines |
| Application mobile membres | 3 000 à 10 000 EUR HT | 3 à 5 semaines |
| Recette, reprise des données et formation | 2 000 à 6 000 EUR HT | 2 à 3 semaines |
Les prix de Kolonell, si le projet est développé sur mesure : application moyenne de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), application complexe de 7 000 000 à 15 000 000 FCFA et plus (10 670 à 22 870 EUR et plus), option réservation à 225 000 FCFA (340 EUR) et espace client à 150 000 FCFA (230 EUR) sur un site existant, maintenance de 53 à 183 EUR par mois.
Mini cas pratique
Exemple type : Camille, fondatrice d'un réseau de trois espaces de coworking à Strasbourg, 350 postes, 25 salles, 180 membres individuels et 40 contrats d'entreprises. La facturation mensuelle lui prend 16 heures, et les salles sont occupées à 38 %.
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Avec la facturation automatique, elle descend à 2 heures, soit 14 heures gagnées par mois, 168 heures par an, environ 6 700 EUR à 40 EUR de coût horaire. Avec la réservation en ligne ouverte aux non-membres, l'objectif est un taux d'occupation de 43 %, soit 275 heures-salle de plus par mois sur une base de 5 500. Si 30 % de ces heures sont vendues 30 EUR à des externes, le gain atteint 2 475 EUR par mois, près de 29 700 EUR par an. Un projet de 45 000 EUR HT de marché est remboursé en moins de 18 mois.
FAQ
Quel budget prévoir pour un logiciel de coworking à Strasbourg ?
En ordre de grandeur 2026 du marché, de 20 000 à 70 000 EUR HT selon les lots retenus. Le contrôle d'accès et la facturation représentent souvent 30 à 40 % du budget.
Combien de pages doit faire le cahier des charges ?
Une vingtaine de pages suffisent si chaque exigence est mesurable. Au delà de 50 pages, les prestataires lisent en diagonale et chiffrent avec une marge.
Faut-il intégrer notre système de badges existant ?
Oui si son fabricant fournit une API documentée. Prévoyez 2 à 4 semaines d'intégration et un test de désactivation automatique à la fin d'un contrat.
Comment gérer les crédits de réservation des entreprises ?
Écrivez la règle exacte : nombre d'heures, report éventuel, alerte à 80 %, tarif au delà. Une règle floue génère des litiges chaque fin de mois.
Kolonell peut-il développer ce logiciel ?
Oui, à distance, avec les prix de Kolonell : application moyenne de 6 100 à 10 670 EUR, complexe dès 10 670 EUR, hébergement dans l'Union européenne.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre trame remplie ou vos notes, nous la transformons en cahier des charges chiffré avec un budget par lot et un calendrier. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
