Le verdict en trois phrases
Pour une ETI industrielle de 400 salariés à Lyon, un assistant IA interne branché sur 8 000 procédures et fiches techniques coûte entre 20 000 et 60 000 EUR HT en projet RAG sur mesure, plus 200 à 1 500 EUR par mois d'API selon l'usage, pour une mise en service en 8 à 12 semaines. Les assistants intégrés aux suites bureautiques sont plus rapides à activer, mais ils répondent mal sur des documents techniques versionnés et ne citent pas toujours la bonne révision d'une procédure. Le vrai critère de décision est le taux de réponses correctes mesuré sur un jeu de 200 questions réelles, avec un objectif supérieur à 90 % avant ouverture aux équipes.
Ce que fait réellement un assistant RAG sur une base documentaire
Le RAG (retrieval augmented generation) découpe les documents en passages, les indexe dans une base vectorielle, puis, à chaque question, retrouve les 5 à 10 passages les plus pertinents avant de demander au modèle de langage de rédiger une réponse sourcée. Le modèle ne « connaît » pas vos procédures : il lit les extraits retrouvés. C'est ce qui permet de citer la référence exacte, par exemple « PR-QUA-114 révision F, § 4.2 ».
Pour un directeur qualité, trois points comptent plus que le choix du modèle : la gestion des versions (seule la révision en vigueur doit être retrouvée), les droits d'accès (un opérateur ne doit pas voir les fiches confidentielles R&D) et la traçabilité des réponses en cas d'audit ISO 9001 ou IATF 16949.
| Poste du projet RAG | Fourchette 2026 (estimation marché, EUR HT) | Part du budget | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Audit documentaire et nettoyage (PDF scannés, doublons) | 3 000-10 000 | 15 % | Souvent sous-estimé, OCR à prévoir |
| Ingestion, découpage, indexation vectorielle | 4 000-12 000 | 20 % | Gestion des révisions et métadonnées |
| Interface (Teams, intranet, web) et SSO | 3 000-9 000 | 15 % | Connexion Entra ID ou Google Workspace |
| Droits d'accès par service | 2 000-8 000 | 12 % | Filtrage au moment de la recherche |
| Jeu d'évaluation et réglages | 4 000-12 000 | 20 % | 200 questions validées par les experts |
| Formation, déploiement, documentation | 2 000-6 000 | 10 % | Ambassadeurs par atelier |
| Hébergement UE et supervision (première année) | 2 000-3 000 | 8 % | Région Paris ou Francfort |
RAG sur mesure ou assistant intégré à la suite bureautique
Les assistants intégrés (Copilot pour Microsoft 365, Gemini pour Google Workspace) se facturent à l'utilisateur. Sur 400 salariés, la facture grimpe vite, alors que seuls 80 à 150 profils (qualité, méthodes, maintenance, production) interrogent réellement les procédures. Le RAG dédié se paie au projet puis à l'usage.
| Critère | Assistant intégré à la suite | RAG sur mesure hébergé UE |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | Licence d'environ 30 EUR HT par utilisateur et par mois | 20 000-60 000 EUR HT de projet |
| Coût annuel pour 150 utilisateurs | Environ 54 000 EUR HT | 2 400-18 000 EUR d'API + 2 000-6 000 EUR d'hébergement |
| Délai de mise en service | 2 à 4 semaines | 8 à 12 semaines |
| Gestion des révisions de procédures | Faible, dépend du rangement SharePoint | Native, seule la révision en vigueur est indexée |
| Citation de la source exacte | Partielle | Systématique, avec lien vers le document |
| Mesure du taux de bonnes réponses | Non fournie | Jeu d'évaluation intégré, objectif supérieur à 90 % |
| Localisation des données | Selon le contrat de la suite | Région UE choisie, contrat de sous-traitance RGPD |
L'assistant intégré reste pertinent pour la rédaction de mails et la synthèse de réunions. Les deux approches cohabitent souvent : la suite pour la bureautique, le RAG pour le savoir métier.
Hébergement, sécurité et conformité
Pour une ETI soumise aux audits clients de l'automobile ou de l'aéronautique, l'hébergement en UE n'est pas négociable. Les grands fournisseurs de modèles proposent des points d'accès en Europe avec engagement de non-réutilisation des données pour l'entraînement. La base vectorielle et les journaux de questions restent chez un hébergeur européen. L'AI Act classe ce type d'assistant documentaire en risque limité : l'obligation principale est d'informer les utilisateurs qu'ils dialoguent avec une IA.
Mini cas pratique
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Claire, directrice qualité d'une ETI de 400 salariés à Lyon, chiffre le temps perdu à chercher une procédure : 120 utilisateurs réguliers, 25 minutes par semaine chacun, soit 50 heures par semaine. À 45 EUR de coût horaire chargé, cela représente environ 2 250 EUR par semaine, soit près de 99 000 EUR par an sur 44 semaines. Avec un projet à 45 000 EUR HT, 900 EUR d'API par mois et 3 000 EUR d'hébergement annuel, la première année coûte 58 800 EUR. Si l'assistant divise par deux le temps de recherche, le gain atteint 49 500 EUR la première année et le projet est rentabilisé en 15 mois environ, sans compter la baisse des non-conformités liées à une mauvaise révision.
FAQ
Combien de temps faut-il pour indexer 8 000 documents ?
L'ingestion technique prend 1 à 3 jours, mais le nettoyage préalable occupe 2 à 4 semaines. Les PDF scannés demandent un OCR, compté autour de 0,01 à 0,05 EUR par page.
Le modèle peut-il inventer une procédure ?
Le risque existe mais il se réduit fortement en imposant une réponse fondée uniquement sur les passages retrouvés, avec citation. Sur un jeu de 200 questions, on vise plus de 90 % de réponses correctes et moins de 2 % de réponses inventées.
Quel coût d'API prévoir au quotidien ?
Pour 150 utilisateurs posant 10 questions par jour, comptez 200 à 1 500 EUR par mois selon le modèle choisi et la longueur des extraits. Un modèle plus léger suffit souvent pour 70 % des questions.
Faut-il des données hébergées en France ?
Une région UE (Paris, Francfort, Amsterdam) satisfait le RGPD. Certains donneurs d'ordre exigent la France : cela ajoute 10 à 20 % au coût d'hébergement.
Qui maintient l'assistant après le lancement ?
Une réindexation automatique se déclenche à chaque nouvelle révision. Prévoyez 1 à 2 jours par mois de suivi du taux de réponses et des questions sans résultat.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous le volume de documents, le nombre d'utilisateurs et vos contraintes d'hébergement : nous cadrons le périmètre RAG, le budget et le planning de 8 à 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
