Le verdict en trois phrases
Pour un service de prévention et de santé au travail interentreprises (SPSTI) qui suit 85 000 salariés et 6 000 adhérents, une application de convocation et de portail adhérent coûte 80 000 à 150 000 € HT et se livre en 6 mois. Le gain principal est mesurable : l'absentéisme aux visites passe d'environ 18 % à 9 %, soit plusieurs milliers de créneaux médicaux récupérés chaque année. L'hébergement HDS et l'interopérabilité avec le logiciel métier existant ne sont pas des options, ils structurent le budget.
Le coût caché des visites non honorées
Depuis la loi du 2 août 2021, les SPSTI doivent proposer une offre socle (prévention, suivi individuel, prévention de la désinsertion professionnelle) et sont évalués via la certification. Le suivi individuel repose sur des milliers de convocations envoyées par courrier ou email aux employeurs, qui les transmettent plus ou moins bien aux salariés.
| Indicateur annuel (85 000 salariés suivis) | Avant application | Après application |
|---|---|---|
| Visites et examens programmés | 42 000 | 42 000 |
| Taux d'absence non excusée | 18 % | 9 % |
| Créneaux perdus | 7 560 | 3 780 |
| Temps assistants pour relances et reprogrammations | 5 200 heures | 2 300 heures |
| Délai moyen de déclaration des effectifs | 9 semaines | 3 semaines |
| Appels entrants des adhérents | 38 000 | 24 000 |
Un créneau médical perdu coûte entre 45 et 70 € au service (temps de médecin du travail ou d'infirmier en santé au travail, local, assistant). Sur 7 560 créneaux, cela représente 340 000 à 530 000 € par an de capacité médicale gaspillée, dans un contexte de pénurie de médecins du travail.
Le périmètre fonctionnel et son coût
Les montants sont des ordres de grandeur 2026 pour un développement sur mesure en France, interfacé avec un logiciel métier de santé au travail du marché (Padoa, Préventiel, Medtra, Uniprévention ou solution maison).
| Module | Fonctions | Budget HT | Durée |
|---|---|---|---|
| Portail adhérent | Déclaration des effectifs, risques par poste (SIR, SIA), factures de cotisation | 20 000 à 35 000 € | 8 semaines |
| Convocations en ligne | Choix du créneau par le salarié, lien sécurisé, rappels SMS J-3 et J-1 | 18 000 à 32 000 € | 7 semaines |
| Reprogrammation automatique | Libération et réattribution des créneaux, liste d'attente | 10 000 à 20 000 € | 4 semaines |
| Interface logiciel métier | API ou flux HL7 FHIR, synchronisation des agendas | 15 000 à 35 000 € | 6 à 8 semaines |
| Tableau de bord direction | Absentéisme par secteur, délais, indicateurs de certification | 8 000 à 15 000 € | 3 semaines |
| Sécurité et conformité | Analyse d'impact RGPD, tests d'intrusion, ProSanté Connect pour les soignants | 9 000 à 13 000 € | En continu |
Le total se situe entre 80 000 et 150 000 € HT selon la qualité de l'API du logiciel métier. L'hébergement HDS en production coûte 800 à 2 500 € par mois, et la tierce maintenance applicative 15 à 20 % du coût de développement par an.
Ce qui fait baisser l'absentéisme
La baisse de 18 % à 9 % ne vient pas de l'interface seule. Elle tient à quatre mécanismes précis.
| Mécanisme | Effet constaté sur l'absentéisme | Coût de mise en œuvre |
|---|---|---|
| Convocation directe au salarié (email ou SMS) en plus de l'employeur | 3 à 4 points | Faible, si l'adhérent saisit les contacts |
| Choix du créneau par le salarié parmi 3 propositions | 2 à 3 points | Moyen, dépend de l'agenda |
| Rappels SMS J-3 et J-1 avec lien d'annulation | 2 à 3 points | 0,05 à 0,08 € par SMS |
| Liste d'attente et réattribution du créneau libéré | 1 à 2 points récupérés en capacité | Moyen |
| Téléconsultation pour certaines visites (VIP de suivi) | 1 point | Élevé, cadre réglementaire à respecter |
Le point d'attention reste la donnée de contact : sans téléphone ou email du salarié, la convocation repasse par l'employeur. Le portail adhérent doit donc rendre cette saisie simple, avec un import CSV ou une connexion DSN.
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Mini cas pratique
Isabelle Moreau, directrice d'un SPSTI interentreprises en région Auvergne-Rhône-Alpes, suit 85 000 salariés avec 32 médecins et infirmiers. Elle investit 120 000 € HT dans le portail et les convocations en ligne, plus 1 800 € par mois d'hébergement HDS et 20 000 € par an de maintenance, soit environ 161 600 € la première année. L'absentéisme passe de 18 % à 9 % : 3 780 créneaux récupérés à 55 € en moyenne, soit 208 000 € de capacité médicale par an. S'y ajoutent 2 900 heures d'assistants libérées, environ 87 000 € à 30 € chargés de l'heure. Le retour sur investissement dépasse 290 000 € dès la première année pleine.
FAQ
Combien coûte une application de convocation pour un service de santé au travail ?
Comptez 80 000 à 150 000 € HT pour un SPSTI de 50 000 à 100 000 salariés suivis, en 6 mois. L'hébergement HDS ajoute 800 à 2 500 € par mois.
L'hébergement HDS est-il obligatoire ?
Oui, les convocations et les données de suivi individuel sont des données de santé. L'application doit tourner chez un hébergeur certifié HDS, avec analyse d'impact RGPD et journalisation des accès.
Faut-il remplacer notre logiciel métier ?
Non, dans la plupart des cas l'application se connecte au logiciel existant par API ou flux FHIR. L'interface représente 15 000 à 35 000 € du budget selon la qualité de l'API de l'éditeur.
Peut-on vraiment passer de 18 % à 9 % d'absentéisme ?
C'est un ordre de grandeur constaté quand les quatre mécanismes sont combinés : convocation directe, choix du créneau, rappels SMS et liste d'attente. Sans contact direct du salarié, la baisse plafonne plutôt autour de 3 à 4 points.
Combien de temps pour la mise en production ?
Comptez 6 mois, dont 6 à 8 semaines pour l'interface avec le logiciel métier et 4 semaines de pilote sur un secteur. Le déploiement à tous les adhérents se fait ensuite par vagues de 1 000 à 1 500 entreprises.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre volumétrie, votre logiciel métier et vos indicateurs d'absentéisme : nous chiffrons un portail adhérent et des convocations en ligne entre 80 000 et 150 000 € HT, livrables en 6 mois sur hébergement HDS. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
