Le verdict en trois phrases
Avec 3 200 contrats d'entretien pilotés sur tableur, un installateur de chauffage, ventilation et climatisation perd environ 6 % de son chiffre d'affaires récurrent en renouvellements tacites oubliés et en visites non planifiées. Une application de gestion des contrats qui génère les visites annuelles, fait signer les rapports sur tablette et trace les obligations F-Gas récupère cette marge dès la première année. Face à un logiciel du marché facturé 60 à 110 EUR par technicien et par mois, le sur mesure Kolonell se situe entre 2 500 000 et 15 000 000+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité, livré en 4 à 5 mois, le reste étant chiffré sur devis.
Ce que coûte le tableur sur 3 200 contrats
L'entreprise nantaise emploie 45 techniciens qui entretiennent chaudières gaz, pompes à chaleur, climatiseurs et centrales de traitement d'air chez des particuliers, des syndics et des locaux tertiaires. Les contrats vivent dans un classeur de plusieurs onglets, les visites dans l'agenda de l'assistante, les rapports sur papier carbone. Trois fuites reviennent chaque année.
La première : la reconduction tacite. Faute d'alerte, des contrats arrivent à échéance sans facture d'entretien, ou le client part chez un concurrent sans qu'une relance ait été faite. La deuxième : la planification. Les visites annuelles se concentrent en septembre et octobre, quand les techniciens sont saturés par les dépannages. La troisième : la conformité. L'attestation d'entretien annuel de chaudière, l'entretien obligatoire des pompes à chaleur de 4 à 70 kW tous les deux ans et les contrôles d'étanchéité des équipements contenant des fluides frigorigènes doivent être tracés et retrouvables.
| Point de fuite | Situation sur tableur | Avec l'application | Impact estimé (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|---|
| Renouvellements tacites | Aucune alerte, facturation oubliée | Alerte 60 jours avant échéance, facture générée | 6 % du CA récurrent récupéré |
| Visites annuelles | Planifiées à la main, pic en automne | Lissage automatique sur 12 mois par secteur | 15 à 20 % de trajets en moins |
| Rapports d'intervention | Papier, ressaisie au bureau | Formulaire sur tablette, signature client, photo | 20 minutes de bureau gagnées par visite |
| Attestations d'entretien | Rédigées après coup | Générées en PDF à la clôture de la visite | Délai d'envoi ramené à zéro |
| Suivi F-Gas | Registre papier par équipement | Fiche équipement avec charge, fluide, historique des contrôles | Traçabilité en cas de contrôle |
| Pièces et consommables | Stock de camion inconnu | Saisie des pièces posées, réassort | Moins de deuxièmes passages |
Logiciel du marché ou application sur mesure
Les logiciels de gestion d'interventions pour le génie climatique couvrent bien le standard : agenda, bons d'intervention, application mobile. Leur limite apparaît sur les contrats eux-mêmes : grilles tarifaires par type d'équipement, indexation annuelle, contrats multi-sites des syndics, règles de reconduction différentes selon qu'il s'agit d'un particulier ou d'un professionnel. Le sur mesure se justifie quand ces règles représentent l'essentiel de la valeur et que le nombre de techniciens rend l'abonnement lourd.
| Critère | Logiciel du marché | Application sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | Paramétrage 2 000 à 8 000 EUR (ordre de grandeur 2026) | 2 500 000 à 15 000 000+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité |
| Coût récurrent pour 45 techniciens | 60 à 110 EUR par technicien et par mois, soit 32 400 à 59 400 EUR par an | Maintenance 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (53, 114 ou 183 EUR), hébergement sur devis |
| Règles de contrat et de reconduction | Paramétrage limité au modèle de l'éditeur | Modélisées sur vos contrats réels |
| Contrats multi-sites syndics | Souvent contournés par des fiches dupliquées | Contrat cadre et sites rattachés |
| Propriété des données | Export selon l'éditeur | Base de données à vous |
| Délai de mise en route | 1 à 3 mois | 4 à 5 mois |
| Évolutions | Feuille de route de l'éditeur | Selon vos priorités, sur devis |
Sur la grille Kolonell, une application simple (base contrats, alertes de reconduction, planning) se situe entre 2 500 000 et 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR). Une application moyenne, avec application tablette hors ligne, rapports signés et attestations PDF, entre 4 000 000 et 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR). Le périmètre complet avec optimisation des tournées, registre F-Gas, gestion des pièces et liaison avec le logiciel comptable relève du niveau complexe, de 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR).
Le mode hors ligne est indispensable : en chaufferie ou en sous-sol, le réseau mobile manque souvent. L'application enregistre le rapport localement et synchronise dès le retour du signal.
Mini cas pratique
Yann, dirigeant de l'entreprise à Nantes, facture en moyenne 220 EUR par contrat et par an. Ses 3 200 contrats représentent 704 000 EUR de CA récurrent ; 6 % de fuite font 42 240 EUR par an.
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Option marché : 45 techniciens à 85 EUR par mois, soit 45 900 EUR par an, et 137 700 EUR sur trois ans. Option sur mesure : haut de la fourchette complexe, 22 870 EUR, plus 183 EUR par mois de maintenance, soit 29 458 EUR sur trois ans, hébergement en plus sur devis. L'écart dépasse 100 000 EUR sur trois ans, et la marge récupérée sur les reconductions finance le projet en moins de 7 mois.
FAQ
L'application fonctionne-t-elle sans réseau ?
Oui, la version tablette travaille hors ligne et synchronise au retour du réseau. Un technicien peut enchaîner 5 à 6 visites en sous-sol sans perte de rapport.
Peut-on reprendre les 3 200 contrats du tableur ?
Oui, la reprise se fait par import après nettoyage. Prévoyez 2 à 3 semaines pour fiabiliser équipements, adresses et dates d'échéance.
Le registre F-Gas est-il couvert ?
Chaque équipement porte son fluide, sa charge et l'historique des contrôles d'étanchéité. Un export par client ou par période se produit en quelques secondes en cas de contrôle.
Combien de temps pour former les 45 techniciens ?
Une demi-journée par groupe de 10 suffit en général. L'écran de rapport tient sur 4 à 5 champs obligatoires plus la signature.
Qui est propriétaire du code et des données ?
Vous. La base de données et le code livré vous appartiennent, et la maintenance mensuelle à 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA reste optionnelle.
Parlons de votre projet. Montrez-nous un contrat type, votre tableur et le nombre de techniciens : nous cadrons une application livrable en 4 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
