Le verdict en trois phrases
Pour un groupe de 7 résidences seniors et EHPAD en Alsace, chaque lit vacant coûte entre 2 400 et 4 200 EUR par mois de chiffre d'affaires perdu, et le site internet est devenu le premier point de contact des familles. Un site qui affiche les tarifs par résidence, une visite virtuelle et un parcours d'admission relié à ViaTrajectoire peut ramener le taux de vacance de 8 % vers 4 à 5 % en douze mois. Chez Kolonell, ce type de projet se situe entre 800 000 et 3 500 000 FCFA (1 220 à 5 340 EUR) selon le niveau, pour une mise en ligne en 8 à 10 semaines.
Pourquoi la vacance se joue d'abord en ligne
Une famille qui cherche une place pour un parent âgé à Strasbourg, Colmar ou Haguenau compare en moyenne quatre à six établissements avant de demander une visite. Elle le fait souvent le soir, depuis un téléphone, après un appel de l'hôpital qui annonce une sortie imminente. Dans ce contexte, trois questions dominent : combien ça coûte, est-ce que mon parent sera bien, et quand une place peut-elle se libérer.
Les sites de groupes médico-sociaux répondent rarement à ces trois questions sur une même page. Les tarifs sont cachés dans un PDF, les photos datent de l'ouverture, et le formulaire de contact arrive dans une boîte générique consultée deux fois par semaine. Résultat : la famille appelle le concurrent qui a répondu en premier.
Pour un groupe de 7 établissements totalisant environ 560 lits, un taux de vacance de 8 % représente près de 45 lits inoccupés. Avec un tarif moyen de 3 100 EUR par mois, la perte dépasse 139 000 EUR par mois. Même une réduction de deux points justifie largement l'investissement dans un site plus performant.
| Indicateur | Situation actuelle | Objectif à 12 mois |
|---|---|---|
| Taux de vacance groupe | 8 % | 4,5 % |
| Lits vacants (sur 560) | 45 | 25 |
| Demandes d'admission en ligne par mois | 14 | 40 |
| Délai de première réponse | 48 à 72 h | moins de 4 h |
| Taux de demandes converties en visite | 30 % | 45 % |
| Pages résidence avec tarifs affichés | 0 sur 7 | 7 sur 7 |
Ce que le site doit contenir, résidence par résidence
Le cœur du dispositif, ce sont 7 pages résidence autonomes, chacune optimisée pour sa ville (« EHPAD Strasbourg Neudorf », « résidence seniors Colmar »). Chaque page présente le tarif hébergement journalier et mensuel, le tarif dépendance selon le GIR, les aides possibles (APA, aide sociale à l'hébergement, APL), les photos réelles des chambres et des espaces communs, le nom de la directrice et de l'infirmière coordinatrice, ainsi qu'une visite virtuelle à 360 degrés.
Le parcours d'admission est le second pilier. Le formulaire du site ne remplace pas ViaTrajectoire, qui reste le dossier officiel en EHPAD : il le complète. La famille laisse ses coordonnées, le niveau d'autonomie estimé et l'échéance souhaitée, puis reçoit un lien vers ViaTrajectoire et une proposition de créneau de visite. L'équipe admission du groupe reçoit la demande en temps réel, avec la résidence concernée.
| Fonctionnalité | Starter | Growth | Premium |
|---|---|---|---|
| Pages résidence avec tarifs | Oui, gabarit commun | Oui, contenu enrichi | Oui, contenu enrichi et SEO local poussé |
| Visite virtuelle 360 degrés | Intégration d'une vidéo | Intégration par résidence | Intégration par résidence et parcours guidé |
| Formulaire d'admission relié à ViaTrajectoire | Formulaire simple | Formulaire qualifié par GIR et échéance | Formulaire qualifié et routage par résidence |
| Blog et actualités des résidences | Non | Oui | Oui |
| Analytics et suivi des demandes | Basique | Tableau de bord mensuel | Tableau de bord et suivi par résidence |
| Animations et accessibilité renforcée | Standard | Standard | Avancée, lisibilité seniors |
| Budget indicatif Kolonell | 800 000 à 1 200 000 FCFA (1 220 à 1 830 EUR) | 1 200 000 à 2 000 000 FCFA (1 830 à 3 050 EUR) | 2 000 000 à 3 500 000 FCFA (3 050 à 5 340 EUR) |
Pour un groupe de 7 sites, le niveau Growth ou Premium est généralement le plus adapté, car le SEO local par résidence demande un vrai travail de contenu. La maintenance peut ensuite être assurée à 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (53, 114 ou 183 EUR) selon le niveau de service. Les langues du site, par exemple une version allemande pour les familles frontalières, sont fixées dans le devis.
Confiance des familles : les signaux qui comptent
Une famille ne choisit pas une résidence comme un hôtel. Elle cherche des preuves. Les éléments qui augmentent le plus le taux de demande sont, par ordre d'impact observé : les tarifs clairs avec un exemple de reste à charge, les photos réelles et récentes, la présentation nominative de l'équipe soignante, le projet d'animation de la semaine, et les résultats des évaluations externes de la HAS publiés sans détour.
L'accessibilité est un autre critère décisif. Les enfants des résidents ont souvent 55 à 70 ans : contrastes forts, taille de texte de 18 pixels minimum, boutons larges et numéro de téléphone cliquable en haut de chaque page. Un site lent sur mobile fait perdre jusqu'à un tiers des visiteurs avant même l'affichage de la page.
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Mini cas pratique
Claire, directrice marketing d'un groupe de 7 résidences en Alsace, part d'un taux de vacance de 8 %, soit 45 lits sur 560. Elle choisit un site de niveau Premium à 3 000 000 FCFA (environ 4 570 EUR) avec maintenance Standard à 75 000 FCFA par mois.
Après six mois, les demandes en ligne passent de 14 à 36 par mois et le taux de conversion demande vers visite atteint 42 %. Le groupe remplit 12 lits supplémentaires. Calcul : 12 lits x 3 100 EUR = 37 200 EUR de chiffre d'affaires mensuel récupéré. Le coût du site et d'un an de maintenance (environ 4 570 + 1 370 EUR) est couvert en moins d'une semaine de chiffre d'affaires additionnel.
FAQ
Faut-il vraiment afficher les tarifs sur le site ?
Oui. Les familles éliminent en priorité les établissements sans tarif visible, et l'affichage des prix est de toute façon une obligation réglementaire en EHPAD. Une page qui présente un exemple de reste à charge après APA convertit en moyenne 20 à 30 % mieux qu'une page sans prix.
Le formulaire du site remplace-t-il ViaTrajectoire ?
Non, ViaTrajectoire reste le dossier officiel d'admission en EHPAD. Le site capte la demande en moins de 2 minutes, qualifie l'urgence et renvoie la famille vers ViaTrajectoire avec un créneau de visite déjà proposé.
Combien de temps faut-il pour lancer le site d'un groupe de 7 résidences ?
Comptez 8 à 10 semaines, dont 2 à 3 semaines pour la production des photos, des visites virtuelles et des contenus par résidence. Le reste couvre le design, le développement et les tests d'accessibilité.
Quel budget prévoir pour le référencement local de chaque résidence ?
Le SEO mensuel Kolonell se situe à 100 000, 200 000 ou 350 000 FCFA par mois selon l'intensité. Pour 7 résidences dans des villes différentes, le niveau intermédiaire à 200 000 FCFA est un point de départ réaliste.
Peut-on suivre les demandes par résidence ?
Oui, chaque demande est étiquetée par établissement, ce qui permet de mesurer le coût par admission et de repérer une résidence qui décroche. Un tableau de bord mensuel suffit dans 80 % des cas.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
