Le verdict en trois phrases
Une base Access de 15 ans, maintenue par un salarié parti, est un risque opérationnel daté : la question n'est plus de savoir si elle cassera, mais quand. En 2026, remplacer Access et les fichiers Excel satellites par une application web sur mesure coûte de l'ordre de 15 000 à 40 000 EUR HT à Strasbourg, reprise des données incluse, pour 6 à 12 semaines de projet. Une seule panne de trois jours sur la facturation ou les stocks coûte souvent plus cher que la migration elle-même.
Ce que coûte la migration en 2026
Les fourchettes ci-dessous sont des ordres de grandeur 2026 constatés auprès d'agences et d'ESN du Grand Est pour une PME de 50 à 150 salariés. Le prix dépend surtout du nombre d'écrans, des règles métier cachées dans les macros VBA et de la qualité des données à reprendre.
| Périmètre | Écrans / formulaires | Règles métier (VBA, requêtes) | Budget HT | Délai |
|---|---|---|---|---|
| Base simple (1 service) | 8 - 12 | 10 - 20 | 15 000 - 20 000 EUR | 6 - 7 semaines |
| Base intermédiaire | 15 - 25 | 30 - 60 | 20 000 - 30 000 EUR | 8 - 10 semaines |
| Base critique multi-services | 30 - 45 | 60 - 120 | 30 000 - 40 000 EUR | 10 - 12 semaines |
| Reprise des données (incluse) | - | Nettoyage, dédoublonnage | 10 - 15 % du budget | 1 - 2 semaines |
| Hébergement + sauvegardes | - | - | 40 - 120 EUR HT/mois | - |
| Maintenance évolutive | - | - | 300 - 900 EUR HT/mois | - |
Pour comparaison, Kolonell facture une application métier selon sa propre grille : 2 500 000 - 4 000 000 FCFA (3 810 - 6 100 EUR) pour une application simple, 4 000 000 - 7 000 000 FCFA (6 100 - 10 670 EUR) pour une complexité moyenne et 7 000 000 - 15 000 000 FCFA et plus (10 670 - 22 870 EUR et plus) pour un outil complexe, avec une maintenance à 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (50, 110 ou 180 EUR).
Les risques à chiffrer avant de décider
Le vrai coût d'une base Access n'apparaît pas dans le budget informatique : il se cache dans les heures de ressaisie, les fichiers Excel copiés sur des clés USB et la dépendance à une seule personne.
| Risque | Situation Access + Excel | Application web | Impact chiffré (estimation) |
|---|---|---|---|
| Panne ou corruption du fichier .accdb | Fréquente au-delà de 2 Go ou 10 utilisateurs | Base PostgreSQL sauvegardée chaque nuit | 2 - 5 jours d'arrêt, 8 000 - 25 000 EUR |
| Départ de la personne qui « sait » | Aucune documentation | Code versionné, documentation livrée | 3 - 6 semaines de reconstitution |
| Accès à distance | VPN lent, licences Office | Navigateur, mobile | 30 - 60 min perdues par jour et par itinérant |
| Ressaisie entre Excel et Access | 5 - 15 h par semaine | Saisie unique | 250 - 750 h par an |
| RGPD et traçabilité | Pas de journal des accès | Rôles, historique des modifications | Exposition lors d'un contrôle CNIL |
| Fin de support Office / Windows | Compatibilité incertaine | Indépendant du poste | Migration forcée dans l'urgence |
Le scénario à éviter : migrer en urgence après une panne, sans cahier des charges, en payant 30 à 50 % de plus pour un délai divisé par deux.
La méthode qui limite les mauvaises surprises
Une migration réussie commence par un audit de 3 à 5 jours (1 500 à 3 500 EUR HT) : inventaire des tables, des requêtes, des macros et des fichiers Excel qui alimentent la base. On découvre presque toujours 20 à 40 % de règles métier non documentées. Viennent ensuite la maquette des écrans avec les utilisateurs, un développement par lots, puis une période de double run de 2 à 4 semaines où Access reste consultable en lecture seule.
Mini cas pratique
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Marc, responsable administratif d'une PME industrielle de 80 salariés près de Strasbourg, gère commandes, stocks et facturation sur une base Access de 1,6 Go créée en 2011. Il compte 10 h de ressaisie par semaine à 38 EUR chargés de l'heure, soit 19 000 EUR par an sur 50 semaines. La dernière corruption du fichier a bloqué la facturation 3 jours, pour environ 12 000 EUR de retard d'encaissement et d'heures perdues. Un devis à 26 000 EUR HT plus 600 EUR de maintenance mensuelle donne un coût de 33 200 EUR la première année, contre 31 000 EUR de pertes évitées : la migration est rentabilisée en 13 mois environ, sans compter le risque de départ de la personne clé.
FAQ
Peut-on garder Access en attendant que l'application soit prête ?
Oui, c'est même recommandé : Access reste en production pendant le développement, puis en lecture seule pendant 2 à 4 semaines de double run. La bascule finale se fait sur un week-end, avec une reprise des données testée au moins 2 fois avant.
Combien de temps prend la reprise des données ?
Comptez 1 à 2 semaines pour une base de 50 000 à 500 000 lignes, nettoyage et dédoublonnage compris. Ce poste représente en général 10 à 15 % du budget total.
Faut-il passer par Power Apps plutôt que du sur mesure ?
Power Apps convient pour 5 à 10 écrans simples, mais les licences coûtent de l'ordre de 20 EUR par utilisateur et par mois, soit 19 200 EUR par an pour 80 salariés. Au-delà de 30 règles métier, une application web sur mesure revient souvent moins cher sur 3 ans.
Les utilisateurs vont-ils devoir tout réapprendre ?
Une bonne migration reprend la logique des écrans existants et simplifie le reste : 1 demi-journée de formation par service suffit dans 80 % des cas. Les écrans sont validés en maquette avant le développement.
Que se passe-t-il si les macros VBA sont incompréhensibles ?
L'audit les rejoue avec des données réelles pour reconstituer les règles, ce qui prend 1 à 3 jours selon le volume. C'est précisément pour cela qu'il faut l'audit avant tout devis ferme.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous la liste de vos tables Access et fichiers Excel : nous chiffrons l'audit, le périmètre de l'application web et le délai de bascule. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
