Remplacer une base Access par une application web dans une PME de Grenoble

Le verdict en trois phrases

Une base Access de 2009 maintenue par un seul salarié est un risque d'arrêt de production, pas un simple sujet informatique. La réécriture en application web d'un périmètre de 38 tables et 12 000 dossiers relève en général de la fourchette moyenne de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), ou de la fourchette simple de 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR) si l'on se limite aux devis et au SAV. Comptez 3 à 4 mois de projet et 4 semaines de double run pour basculer sans perdre un seul dossier.

Pourquoi la base Access devient dangereuse en 2026

Dans beaucoup de PME industrielles de la cuvette grenobloise, de la mécanique de précision à l'électronique, Access a été un excellent outil : rapide à monter, souple, sans licence serveur. Quinze ans plus tard, la base pilote les devis, les ordres de fabrication et le SAV, avec des formulaires et du code VBA que seul son auteur comprend. Les signaux d'alerte sont toujours les mêmes : fichier qui dépasse 1,5 Go et approche la limite de 2 Go, corruptions après une coupure réseau, accès impossible en télétravail, incompatibilités à chaque mise à jour d'Office et absence de traçabilité des modifications.

Le vrai risque est humain. Si le salarié qui maintient la base part en retraite ou tombe malade, une panne peut bloquer la production. Pour une PME de 50 salariés qui facture environ 7 millions d'euros par an, soit près de 32 000 € de chiffre d'affaires par jour ouvré, chaque journée d'arrêt pèse lourd.

Combien coûte la réécriture et que contient le budget

Le chiffrage dépend surtout du nombre d'écrans métier, des règles de calcul cachées dans le VBA et des interfaces avec la comptabilité. Pour 38 tables, une vingtaine de formulaires et une dizaine d'états imprimés, l'application relève le plus souvent de la catégorie moyenne de la grille Kolonell. Les agences locales de la région Auvergne-Rhône-Alpes facturent couramment 450 à 650 € HT par jour, ce qui donne un ordre de grandeur 2026 de 25 000 à 60 000 € HT pour un projet équivalent.

Le budget comprend l'audit de la base existante, la rétro-documentation du VBA, le nouveau modèle de données, les écrans, les droits par profil (commercial, atelier, SAV, direction), les scripts de migration et la formation des utilisateurs.

Le plan de migration en quatre étapes

Étape 1, audit (2 semaines) : inventaire des 38 tables, des requêtes et du code VBA, entretien avec le salarié référent, liste des règles métier à conserver. Étape 2, développement (8 à 10 semaines) : livraison par modules, devis d'abord, puis production et SAV, avec une démonstration tous les quinze jours. Étape 3, migration à blanc (2 semaines) : import des 12 000 dossiers dans un environnement de test, contrôle des totaux, des statuts et des pièces jointes. Étape 4, double run (4 semaines) : les deux outils fonctionnent en parallèle, la base Access passe en lecture seule à la fin, puis elle est archivée.

Le double run coûte du temps de saisie, environ 30 minutes par jour et par utilisateur clé, mais il évite le scénario le plus coûteux : une bascule ratée un lundi matin avec l'atelier à l'arrêt.

Mini cas pratique

Sylvie, directrice administrative d'une PME de mécanique de précision à Grenoble, estime le risque. Son entreprise réalise 32 000 € de chiffre d'affaires par jour ouvré. Une panne grave de la base, sans personne pour la réparer, provoquerait selon elle 3 jours d'arrêt partiel à 50 % de l'activité.

• Perte estimée par incident : 3 x 32 000 x 50 % = 48 000 € de chiffre d'affaires décalé ou perdu.
• Projet retenu : application moyenne en bas de fourchette, 4 000 000 FCFA (6 100 EUR), plus maintenance à 75 000 FCFA par mois (1 368 EUR par an).
• Coût sur trois ans : 6 100 + 3 x 1 368 = 10 204 EUR.

Un seul incident évité couvre plus de quatre fois le projet, sans compter l'accès SAV sur tablette et les 45 minutes gagnées chaque jour par l'équipe commerciale sur les devis.

FAQ

Peut-on garder les données historiques de la base Access ?

Oui, les 12 000 dossiers sont migrés avec leurs statuts et pièces jointes. Une migration à blanc de 2 semaines permet de vérifier les totaux avant la bascule réelle.

Faut-il arrêter la production pendant la migration ?

Non, le double run de 4 semaines permet de travailler sur les deux outils en parallèle. La bascule finale se fait en général un vendredi soir, en moins de 4 heures.

Que devient le code VBA ?

Il est lu et documenté pendant l'audit, puis ses règles métier sont réécrites dans l'application web. Sur 3 000 à 10 000 lignes, une bonne partie est souvent obsolète et disparaît.

Pourquoi ne pas migrer vers un ERP standard ?

Un ERP pour PME industrielle coûte souvent 30 000 à 80 000 € la première année en ordre de grandeur 2026, et impose de changer vos processus. Si vos règles métier sont votre avantage, l'application sur mesure les conserve.

L'application fonctionnera-t-elle sur tablette à l'atelier ?

Oui, une application web responsive fonctionne sur tablette et smartphone. Les techniciens SAV saisissent leurs interventions sur site, avec photos, sans repasser par le bureau.

Parlons de votre projet. Envoyez-nous la structure de votre base Access et vos usages, nous vous proposons un périmètre de migration et un planning de bascule réaliste. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.