Le verdict en trois phrases
À 2 500 lots, les licences d'un logiciel de syndic du marché pèsent entre 45 000 et 90 000 € par an, sans que le cabinet maîtrise les relances, l'extranet ou les intégrations. Un logiciel sur mesure coûte entre 50 000 et 110 000 € HT et devient rentable en 18 à 30 mois, à condition de cadrer strictement les obligations de la loi ALUR et la comptabilité de copropriété. Le gain le plus rapide vient des relances d'impayés automatiques : chaque point de taux d'impayés récupéré représente des dizaines de milliers d'euros de trésorerie pour les copropriétés.
Logiciel du marché ou sur mesure : comparaison chiffrée
Les éditeurs spécialisés couvrent bien la comptabilité de copropriété et les appels de fonds. Leurs limites tiennent surtout à l'expérience copropriétaire, aux relances graduées et au coût qui croît avec chaque lot ajouté.
| Critère (ordre de grandeur 2026) | Logiciel du marché | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 5 000 à 15 000 € (paramétrage, reprise) | 50 000 à 110 000 € HT |
| Coût récurrent pour 2 500 lots | 1,5 à 3 € par lot/mois, soit 3 750 à 7 500 €/mois | 1 200 à 2 500 €/mois (hébergement, maintenance) |
| Coût cumulé sur 5 ans | 230 000 à 465 000 € | 122 000 à 260 000 € |
| Extranet copropriétaires | Standard, peu personnalisable | À votre marque, documents, sinistres, votes |
| Relances d'impayés | Lettres types, déclenchement manuel | Scénario gradué automatique e-mail, SMS, LRE |
| AG en ligne et vote par correspondance | Module en option | Inclus, formulaire de vote conforme |
| Intégrations (banque, LRE, signature) | Celles de l'éditeur | Au choix du cabinet |
Le sur mesure n'a de sens qu'à partir d'environ 1 500 lots. En dessous, le coût d'entrée ne se rattrape pas. Au-delà de 2 000 lots, le différentiel de licences finance largement le développement, et le cabinet peut se différencier auprès des conseils syndicaux.
Les obligations ALUR à intégrer dès le cahier des charges
La loi ALUR et ses décrets imposent un extranet copropriétaires avec des documents précis, accessibles à chaque copropriétaire et au conseil syndical. Le logiciel doit aussi produire la fiche synthétique de la copropriété, tenir le registre d'immatriculation à jour et gérer le compte bancaire séparé de chaque immeuble.
| Obligation ou fonction | Ce que le logiciel doit faire | Coût de développement indicatif |
|---|---|---|
| Espace documentaire ALUR | Règlement, PV d'AG, contrats, carnet d'entretien, fiche synthétique | 8 000 à 14 000 € |
| Espace personnel du copropriétaire | Compte individuel, appels de fonds, relevés | 6 000 à 10 000 € |
| Espace conseil syndical | Factures, contrats, budget, échanges | 4 000 à 7 000 € |
| AG à distance et vote par correspondance | Convocation, formulaire de vote, visioconférence | 10 000 à 18 000 € |
| Relances graduées et mise en demeure | Calendrier, LRE, transmission à l'huissier | 7 000 à 12 000 € |
| Comptabilité de copropriété | Plan comptable réglementaire, annexes, clôture | 15 000 à 35 000 € |
| Connexion bancaire et rapprochement | Comptes séparés, prélèvements SEPA | 5 000 à 9 000 € |
Un scénario de relance efficace suit un rythme précis : rappel aimable par e-mail à J+5, SMS à J+15, lettre recommandée électronique à J+30, mise en demeure à J+45, puis transmission du dossier au contentieux. Chaque étape est tracée, et le copropriétaire peut régler directement par carte ou prélèvement depuis le lien reçu.
Mini cas pratique
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Marc, gérant d'un cabinet d'administration de biens de 2 500 lots à Marseille, paie 2,2 € par lot et par mois de licences, soit 66 000 € par an. Le taux d'impayés de ses copropriétés tourne autour de 9 % d'un budget annuel cumulé de 6,5 millions d'euros, soit 585 000 € d'arriérés. Avec des relances automatiques graduées, l'objectif prudent est de ramener ce taux à 7 %, ce qui libère 130 000 € de trésorerie pour les copropriétés. Côté cabinet, deux gestionnaires passent chacun 6 heures par semaine sur les relances, à 35 € chargés : 420 € par semaine, près de 19 000 € par an, dont les deux tiers sont récupérés. Un logiciel à 85 000 € HT plus 22 000 € annuels d'hébergement et maintenance s'amortit en environ 18 mois, en cumulant les licences supprimées et le temps de relance récupéré.
FAQ
Le sur mesure est-il conforme aux exigences de la loi ALUR ?
Il l'est si le cahier des charges reprend la liste réglementaire des documents de l'extranet et le plan comptable de copropriété. Prévoyez 2 à 3 jours d'audit par un juriste spécialisé, environ 2 500 à 4 000 €, avant la mise en service.
Combien de temps dure le projet ?
Comptez 7 à 10 mois pour 2 500 lots : 6 semaines de cadrage, 4 à 6 mois de développement, puis 6 à 8 semaines de reprise des données et de double fonctionnement.
Peut-on reprendre l'historique comptable de l'ancien logiciel ?
Oui, une reprise des soldes, des comptes individuels et des documents coûte en général 6 000 à 15 000 € selon la qualité des exports et le nombre d'immeubles.
Les AG en ligne sont-elles légales ?
Oui, la participation par visioconférence et le vote par correspondance sont prévus par les textes depuis 2019 et 2020. Le formulaire de vote doit respecter le modèle réglementaire et être reçu au moins 3 jours francs avant l'assemblée.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre nombre de lots, votre logiciel actuel et votre coût de licence : nous chiffrons l'extranet, les relances automatiques et la comptabilité de copropriété avec un planning de 7 à 10 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
