Le verdict en trois phrases
Quand 70 % des pages d'un intranet SharePoint ne sont plus ouvertes, le problème vient rarement de l'outil seul : il vient de l'absence de parcours métier (demandes, validations, informations ciblées). Une application intranet sur mesure pour une ETI de 2 300 salariés coûte en ordre de grandeur 2026 entre 80 000 et 160 000 EUR HT, avec la migration de 5 000 documents et 6 workflows de demandes, en 5 à 7 mois. Elle se justifie face aux surcouches Viva et aux développements Power Platform à 4 à 8 EUR par utilisateur et par mois, à condition de conserver Microsoft 365 pour la messagerie et l'identité.
Diagnostic : pourquoi l'intranet SharePoint s'est vidé
Le DSI d'une ETI industrielle répartie sur quatre sites en France observe le même schéma que beaucoup de ses pairs. L'intranet a été déployé en 2018, chaque direction a créé ses sites, puis personne n'a maintenu les contenus. Résultat : un moteur de recherche qui remonte des procédures obsolètes, des opérateurs de production sans poste fixe qui n'y accèdent jamais, et des demandes internes (congés exceptionnels, achats, accès informatiques, badges, notes de frais, intervention maintenance) traitées par mail.
Un audit de deux semaines suffit à objectiver la situation : statistiques de consultation, inventaire des bibliothèques, entretiens avec 15 à 20 utilisateurs dont des opérateurs en atelier. Il révèle presque toujours que 80 % de la valeur tient dans une poignée de services : annuaire, actualités par site, documents qualité et sécurité, et formulaires de demandes.
| Indicateur d'audit | Valeur typique observée | Cible après refonte |
|---|---|---|
| Pages consultées au moins une fois par trimestre | 30 % | 85 % |
| Salariés connectés chaque mois | 35 % | 75 % |
| Opérateurs sans poste ayant un accès | 10 % | 90 % via mobile |
| Demandes internes traitées par mail | 75 % | moins de 10 % |
| Délai moyen de validation d'une demande | 6 jours | 1,5 jour |
| Documents en doublon ou obsolètes | 40 % | moins de 5 % |
Trois options chiffrées
Remplacer SharePoint ne veut pas dire quitter Microsoft. La plupart des ETI gardent Microsoft 365 (Outlook, Teams, Entra ID) et ne remplacent que la couche intranet et workflows. Les options se comparent ainsi sur cinq ans.
| Critère | Refonte SharePoint et Viva | Intranet SaaS du marché | Application sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût initial | 40 000 à 90 000 EUR HT d'intégration | 20 000 à 50 000 EUR HT | 80 000 à 160 000 EUR HT |
| Licences récurrentes | Viva 4 à 8 EUR par utilisateur et par mois | 3 à 7 EUR par utilisateur et par mois | Aucune licence par utilisateur |
| Coût licences sur 5 ans (2 300 salariés) | 550 000 à 1 100 000 EUR | 410 000 à 970 000 EUR | 0 EUR |
| Workflows de demandes | Power Automate, limité | Modules standards | Au plus près des processus |
| Accès opérateurs mobiles | Licence F requise | Variable | Inclus, connexion par badge ou SSO |
| Dépendance éditeur | Forte | Forte | Faible, code détenu par l'ETI |
| Délai | 4 à 6 mois | 3 à 4 mois | 5 à 7 mois |
Le chiffre des licences mérite vérification dans votre contrat : beaucoup d'ETI ne déploient Viva que pour une partie des salariés. Même à 3 EUR par mois pour 2 300 personnes, cela représente 82 800 EUR par an, ce qui place une application sur mesure à budget comparable dès la deuxième année, hors maintenance.
Méthode de migration : 5 000 documents et 6 workflows
La migration se fait en quatre étapes. Tri : avec les directions, 40 % des documents sont archivés ou supprimés. Reprise : les 3 000 restants sont migrés avec leurs métadonnées (site, processus, date de révision, propriétaire). Workflows : les 6 demandes prioritaires sont modélisées avec circuits de validation, délais et notifications Teams. Bascule : SharePoint passe en lecture seule pendant trois mois, avec redirections vers les nouvelles pages. L'authentification reste sur Entra ID en SSO, et l'hébergement en France ou dans l'Union européenne répond aux exigences RGPD et aux attentes du CSE.
Mini cas pratique
Thomas, DSI d'une ETI de pièces mécaniques en Auvergne-Rhône-Alpes, compte 2 300 salariés dont 1 400 opérateurs. Son devis Viva pour tous représente 5 EUR × 2 300 × 12 = 138 000 EUR par an. L'application sur mesure coûte 130 000 EUR HT, plus 20 000 EUR par an de maintenance et d'hébergement. Sur cinq ans : 690 000 EUR côté Viva contre 230 000 EUR côté sur mesure, soit 460 000 EUR d'écart. Côté productivité, les 6 workflows traitent 18 000 demandes par an ; un gain de 12 minutes par demande libère 3 600 heures, environ 2 équivalents temps plein.
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FAQ
Faut-il abandonner Microsoft 365 pour quitter SharePoint ?
Non. La messagerie, Teams et l'identité Entra ID restent en place, l'application s'y connecte en SSO. Seule la couche intranet et workflows change.
Combien coûte la migration de 5 000 documents ?
Comptez 10 000 à 20 000 EUR HT, tri inclus, soit 10 à 15 % du projet. Le tri préalable réduit généralement le volume de 30 à 40 %.
Comment faire adopter l'intranet par les opérateurs ?
Accès mobile sans licence, connexion simplifiée et contenus par site. Les ETI qui ajoutent des écrans en atelier atteignent 70 à 90 % d'usage mensuel.
Quel délai pour un premier lot ?
Un premier lot avec annuaire, actualités et deux workflows est livrable en 10 à 12 semaines. Le reste suit en deux ou trois itérations.
Qui maintient l'application ensuite ?
Un contrat de maintenance couvre correctifs, mises à jour de sécurité et évolutions. La grille Kolonell prévoit 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois selon le niveau de service ; pour une ETI française le périmètre est précisé sur devis.
Voir aussi notre article sur l'application de contrôle qualité à réception et notre offre applications web.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
