Le verdict en trois phrases
Pour une ETI de 900 salariés à Strasbourg qui accumule 40 000 procédures et notes techniques, un assistant de recherche IA (RAG) se construit pour 20 000 à 50 000 € HT, avec un coût d'exploitation de 300 à 1 500 € HT par mois. Le projet est rentable dès que quelques centaines de salariés cherchent de l'information plusieurs fois par jour, car l'ordre de grandeur observé est de 25 minutes gagnées par jour et par utilisateur régulier. La condition non négociable est le respect des droits d'accès existants : l'assistant ne doit jamais citer un document que l'utilisateur ne pourrait pas ouvrir lui-même.
Pourquoi la recherche classique échoue sur 40 000 documents
Les procédures d'une ETI industrielle sont réparties entre un SharePoint, un vieux serveur de fichiers, un outil qualité et des PDF scannés. Les noms de fichiers sont hétérogènes, les versions se superposent et la recherche par mot-clé renvoie 300 résultats dont le bon est en page 4. Un technicien qui cherche « tolérance de serrage ligne 3 » ne connaît pas le titre exact de la procédure.
Un assistant RAG (génération augmentée par récupération) indexe le contenu des documents, retrouve les passages pertinents par le sens, puis formule une réponse courte en citant ses sources avec le lien et la version. Le salarié vérifie en un clic. Le modèle ne répond qu'à partir des documents indexés, ce qui limite fortement les réponses inventées.
| Option 2026 | Coût de mise en place | Coût mensuel | Respect des droits | Hébergement |
|---|---|---|---|---|
| Copilot intégré à la suite bureautique | 0 à 5 000 € HT | 25 à 30 € HT par utilisateur | Oui, limité à la suite | Selon contrat éditeur |
| Solution SaaS spécialisée | 5 000 à 15 000 € HT | 1 500 à 6 000 € HT | Oui, connecteurs standards | UE en option |
| RAG sur mesure, modèle via API UE | 20 000 à 35 000 € HT | 300 à 900 € HT | Oui, tous systèmes | UE (France, Allemagne) |
| RAG sur mesure, modèle auto-hébergé | 35 000 à 50 000 € HT | 900 à 1 500 € HT (GPU) | Oui, tous systèmes | Vos serveurs ou cloud souverain |
| Moteur de recherche classique amélioré | 8 000 à 15 000 € HT | 100 à 300 € HT | Oui | Au choix |
Ce qui fait varier le budget
Trois facteurs pèsent sur la fourchette. Le premier est le nombre de sources à connecter : un SharePoint seul est simple, quatre systèmes avec des droits différents demandent un connecteur par source. Le deuxième est la qualité documentaire : 15 à 25 % de PDF scannés imposent une étape de reconnaissance de caractères et de nettoyage. Le troisième est le niveau de souveraineté exigé par la direction ou par vos clients donneurs d'ordre.
| Poste | Fourchette 2026 | Part du budget |
|---|---|---|
| Cadrage, cartographie des sources et des droits | 3 000 à 6 000 € HT | 12 % |
| Connecteurs et synchronisation des droits | 6 000 à 15 000 € HT | 30 % |
| Traitement documentaire (OCR, découpage, métadonnées) | 4 000 à 10 000 € HT | 20 % |
| Interface de recherche et citations | 3 000 à 8 000 € HT | 16 % |
| Évaluation sur 200 questions réelles | 2 000 à 5 000 € HT | 10 % |
| Formation, déploiement, documentation RGPD | 2 000 à 6 000 € HT | 12 % |
Le coût mensuel d'IA dépend du volume de questions. Pour 400 utilisateurs actifs posant 8 questions par jour, soit environ 65 000 requêtes par mois, la facture d'API d'un modèle hébergé dans l'UE reste généralement sous 900 € HT. Ce sont des ordres de grandeur 2026, à recalculer sur vos volumes réels.
RGPD, sécurité et confiance des équipes
Un assistant interne traite des données potentiellement personnelles (comptes rendus, fiches RH mal rangées) et des secrets industriels. Les exigences minimales sont simples à formuler : hébergement et traitement dans l'UE, engagement contractuel du fournisseur de modèle à ne pas réutiliser les données, journalisation des requêtes conservée 6 à 12 mois, exclusion de certains dossiers sensibles de l'index et analyse d'impact si des données RH sont concernées. Impliquez le DPO et le CSE dès le cadrage : un assistant perçu comme un outil de surveillance ne sera pas utilisé.
Mini cas pratique
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Thomas, DSI d'une ETI industrielle de 900 salariés près de Strasbourg, a identifié 300 techniciens et ingénieurs méthodes qui consultent les procédures chaque jour. Sur la base de 25 minutes gagnées par jour pendant 210 jours, le gain brut atteint 26 250 heures par an. Par prudence, il n'en retient que 30 %, soit 7 875 heures réellement réaffectées, valorisées à 38 € chargés : 299 250 € par an. Le projet RAG sur mesure a coûté 38 000 € HT, plus 900 € HT par mois d'exploitation, soit 48 800 € HT la première année. Même en divisant le gain retenu par trois, le retour sur investissement reste inférieur à six mois.
FAQ
L'assistant peut-il donner une mauvaise réponse ?
Oui, c'est possible, d'où l'importance des citations systématiques et d'une évaluation sur 200 questions réelles avant déploiement. Un taux de réponses correctes et sourcées de 85 à 90 % est un objectif réaliste en 2026.
Combien de temps faut-il pour déployer ?
Comptez 8 à 14 semaines entre le cadrage et la généralisation, dont 3 à 4 semaines de pilote avec un groupe de 30 à 50 utilisateurs.
Faut-il nettoyer les 40 000 documents avant de commencer ?
Non, mais il faut identifier les versions obsolètes. L'assistant privilégie les documents marqués « en vigueur », et un tri des 10 à 15 % de doublons évidents améliore nettement la qualité.
Les données restent-elles en France ou dans l'UE ?
Oui, si vous choisissez un modèle accessible par API depuis un centre de données européen ou un modèle auto-hébergé. Le surcoût de l'auto-hébergement se situe autour de 600 € HT par mois.
Que se passe-t-il quand une procédure est modifiée ?
La synchronisation réindexe le document en quelques minutes à quelques heures selon la fréquence choisie. Les anciennes versions sont retirées ou étiquetées comme archivées.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
