Le verdict en trois phrases
Pour une ONG dakaroise qui jongle avec 6 bailleurs aux formats de rapport différents, un extranet de reporting relève chez Kolonell d'une application simple, entre 2 500 000 et 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR). L'objectif visé est de récupérer 4 à 8 jours de reporting par trimestre grâce à des indicateurs de suivi saisis une seule fois et exportables au format de chaque bailleur. L'hébergement cloud coûte 30 000 à 90 000 FCFA par mois, et le projet peut souvent être imputé sur la ligne suivi-évaluation des financements.
Le problème : un même indicateur, six formats de rapport
Une ONG qui travaille à Dakar et dans les régions (Thiès, Kaolack, Ziguinchor) collecte les mêmes données terrain pour tous ses projets : bénéficiaires touchés, sessions de formation, dépenses par activité. Mais chaque bailleur exige son propre canevas, sa périodicité et ses indicateurs de cadre logique. Résultat : l'équipe suivi-évaluation recopie les chiffres dans des fichiers Excel différents, avec un risque d'incohérence élevé.
| Bailleur type | Format de rapport exigé | Périodicité | Difficulté actuelle |
|---|---|---|---|
| Agence de coopération bilatérale | Canevas Word et annexes Excel | Trimestrielle | Ressaisie complète des indicateurs |
| Union européenne | Cadre logique et rapport narratif | Semestrielle | Consolidation multi-projets |
| Fondation privée | Plateforme en ligne du bailleur | Trimestrielle | Copier-coller depuis Excel |
| Agence des Nations unies | Tableau d'indicateurs normalisé | Trimestrielle | Désagrégation par sexe et âge |
| ONG internationale partenaire | Rapport financier détaillé | Mensuelle | Rapprochement avec la comptabilité |
| Collectivité territoriale | Bilan d'activité simplifié | Annuelle | Données dispersées |
Ce que contient l'extranet et ce qu'il coûte
L'extranet centralise la saisie des données terrain, calcule les indicateurs et génère les exports. Chaque bailleur dispose d'un accès dédié et ne voit que les projets qu'il finance.
| Fonction | Contenu | Inclus dans une application simple |
|---|---|---|
| Saisie terrain | Formulaires mobiles, fonctionnement hors connexion | Oui |
| Référentiel d'indicateurs | Cadre logique par projet, désagrégation sexe et âge | Oui |
| Tableaux de bord | Avancement par projet, par région, par bailleur | Oui |
| Exports par bailleur | Excel, PDF et CSV aux canevas demandés | Oui, jusqu'à 6 modèles |
| Accès dédié par bailleur | Lecture seule, périmètre limité à ses projets | Oui |
| Pièces justificatives | Photos, listes de présence, factures | Oui |
| Connexion au logiciel comptable | Import des dépenses par ligne budgétaire | En option, complexité moyenne |
Budget 2026 à prévoir :
| Poste | Fourchette | Commentaire |
|---|---|---|
| Développement (application simple, grille Kolonell du 11/10/2026) | 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR) | Saisie, indicateurs, exports, accès bailleurs |
| Intégration comptable (complexité moyenne) | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA au total (6 100 à 10 670 EUR) | Si rapprochement financier automatisé |
| Hébergement cloud | 30 000 à 90 000 FCFA par mois | Selon volume de pièces jointes |
| Maintenance Kolonell | 35 000 à 75 000 FCFA par mois (50 à 110 EUR) | Formule Basique ou Standard |
| Formation des équipes terrain | Incluse | 2 sessions, Dakar et en ligne |
Mini cas pratique
Mamadou, directeur des programmes d'une ONG à Dakar (personnage illustratif), gère 6 bailleurs et une équipe de 3 personnes au suivi-évaluation. Chaque trimestre, la production des rapports mobilise environ 18 jours-personne. Il retient une application à 3 000 000 FCFA, un hébergement à 50 000 FCFA par mois et une maintenance à 35 000 FCFA par mois, soit 1 020 000 FCFA par an de fonctionnement.
Si l'outil fait gagner 8 jours-personne par trimestre, valorisés à 80 000 FCFA le jour chargé, l'économie atteint 2 560 000 FCFA par an, soit un gain net de 1 540 000 FCFA : l'investissement est amorti en 2 ans environ. Surtout, sur un projet de 150 000 000 FCFA, la ligne suivi-évaluation représente souvent 5 à 10 %, soit 7 500 000 à 15 000 000 FCFA, dans laquelle un tel outil peut être justifié auprès du bailleur.
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FAQ
Combien coûte un extranet de reporting bailleurs à Dakar ?
Chez Kolonell, une application simple coûte 2 500 000 à 4 000 000 FCFA. Avec une intégration comptable automatisée, le projet passe en complexité moyenne, entre 4 000 000 et 7 000 000 FCFA.
Les bailleurs acceptent-ils de consulter un extranet ?
La plupart apprécient un accès en lecture seule aux indicateurs en temps réel, en plus des rapports officiels. Les exports restent fournis au format exigé, ce qui évite tout changement de procédure côté bailleur.
L'outil fonctionne-t-il sans connexion sur le terrain ?
Oui, les formulaires de saisie fonctionnent hors ligne et se synchronisent dès que la connexion revient, ce qui est indispensable dans les zones rurales où la 3G est instable.
Peut-on financer l'outil sur un projet en cours ?
Souvent oui, via la ligne suivi-évaluation qui représente 5 à 10 % de nombreux budgets. Il faut le prévoir dans la demande ou obtenir l'accord écrit du bailleur.
Quel délai pour une première version ?
Comptez 8 à 12 semaines pour une application simple : 2 semaines de cadrage du référentiel d'indicateurs, 5 à 7 semaines de développement et 2 à 3 semaines de tests avec une équipe pilote.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
