Le verdict en trois phrases
Un assistant IA interne branché sur vos documents (architecture RAG, pour génération augmentée par recherche) répond en quelques secondes à des questions qui coûtent aujourd'hui des heures : quelle procédure qualité s'applique, que dit l'avenant du contrat fournisseur, quel est le barème de frais. Pour une ETI de 200 à 1 000 salariés, le budget se situe entre 15 000 et 50 000 € HT de mise en place et 200 à 2 000 € par mois de fonctionnement. Le point décisif est la gestion des droits d'accès par service, pas le choix du modèle de langage.
Ce que coûte vraiment la recherche d'information
Les études de productivité convergent : un salarié de bureau consacre 15 à 20 % de son temps à chercher ou reconstituer de l'information. Dans une ETI industrielle ou de services à Lyon, les documents sont dispersés entre SharePoint, un serveur de fichiers, l'ERP, la GED qualité et les boîtes mail.
| Profil (ETI 500 salariés) | Effectif concerné | Temps perdu par semaine | Coût chargé horaire | Coût annuel (45 semaines) |
|---|---|---|---|---|
| Opérations et qualité | 60 | 5 h | 42 € | 567 000 € |
| Achats et juridique | 15 | 4 h | 55 € | 148 500 € |
| Service client et ADV | 40 | 4 h | 35 € | 252 000 € |
| RH et paie | 12 | 3 h | 40 € | 64 800 € |
| Commerciaux | 35 | 3 h | 50 € | 236 250 € |
| Total | 162 | 1 268 550 € |
Un assistant RAG ne supprime pas tout ce temps, mais récupérer 30 à 40 % de ces heures représente déjà plusieurs centaines de milliers d'euros par an. C'est l'ordre de grandeur qui justifie l'investissement.
Les trois niveaux de projet et leurs prix en 2026
| Niveau | Périmètre | Mise en place HT | Coût mensuel (API + hébergement) | Délai |
|---|---|---|---|---|
| Pilote | 1 service, 2 000 à 5 000 documents, 1 source (SharePoint) | 15 000 à 22 000 € | 200 à 500 € | 6 à 8 semaines |
| Standard | 3 à 5 services, 20 000 documents, 3 sources, droits par groupe | 25 000 à 38 000 € | 500 à 1 200 € | 8 à 10 semaines |
| Avancé | Toute l'entreprise, 100 000 documents et plus, ERP, citations, audit | 40 000 à 50 000 € | 1 200 à 2 000 € | 10 à 12 semaines |
| Licence Copilot type Microsoft 365 | Outil générique, pas de pipeline dédié | 0 € | environ 28 € par utilisateur | 1 à 2 semaines |
La licence générique paraît moins chère, mais sur 160 utilisateurs elle représente environ 4 500 € par mois, sans maîtrise fine des sources, des citations ni de la qualité de réponse sur vos procédures métier. Le sur mesure garde la main sur l'indexation, le découpage des documents, la langue et le choix du modèle (Mistral, Claude, GPT ou modèle open source hébergé).
Droits d'accès, RGPD et AI Act : les points non négociables
Le risque principal d'un assistant interne est simple : qu'un technicien obtienne un extrait du dossier de rémunération du comité de direction. La solution consiste à répliquer les droits de la source au moment de la recherche, document par document.
| Exigence | Ce qu'il faut prévoir | Impact sur le budget |
|---|---|---|
| Droits par service | Filtrage des résultats selon les groupes Active Directory ou Entra ID | 3 000 à 6 000 € |
| Hébergement UE | Modèle et base vectorielle hébergés en France ou en UE | +10 à 20 % sur le mensuel |
| RGPD | Registre de traitement, AIPD si données RH, durée de conservation des conversations | 1 500 à 4 000 € (accompagnement DPO) |
| AI Act | Système à risque limité : obligation de transparence, information des salariés | inclus dans le cadrage |
| Traçabilité | Citations des sources et journal des requêtes | 2 000 à 5 000 € |
| Consultation du CSE | Information sur l'outil et son usage | interne |
L'AI Act s'applique progressivement en 2026 : un assistant documentaire interne relève en général du risque limité, avec une obligation d'informer clairement les utilisateurs qu'ils dialoguent avec une IA. S'il sert à évaluer des salariés, il bascule en haut risque, ce qu'il faut éviter dans le cadrage.
Mini cas pratique
Marc, directeur des opérations d'une ETI de 480 salariés à Lyon, lance un assistant de niveau Standard pour la qualité, le service client et les achats, soit 115 utilisateurs. Budget : 32 000 € HT de mise en place et 900 € par mois.
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- Temps perdu mesuré avant projet : 4,4 heures par semaine et par utilisateur en moyenne.
- Après trois mois, l'assistant fait gagner 1,5 heure par semaine et par utilisateur, mesuré par sondage et journaux d'usage.
- Gain annuel : 115 × 1,5 h × 45 semaines × 40 € = 310 500 €.
- Coût de la première année : 32 000 + 10 800 = 42 800 €.
Le retour sur investissement est atteint en un peu moins de deux mois d'usage effectif. Marc étend ensuite l'outil aux RH, pour 8 000 € supplémentaires.
FAQ
Nos documents sont-ils envoyés à OpenAI ou à un tiers ?
Uniquement si vous le choisissez. On peut utiliser un modèle hébergé en UE avec engagement de non-réutilisation des données, ou un modèle open source sur vos serveurs, pour un surcoût de 300 à 1 500 € par mois.
Quelle qualité de réponse attendre ?
Sur un corpus propre, 85 à 92 % des réponses sont jugées correctes et sourcées après ajustement. Les documents obsolètes ou en doublon sont la première cause d'erreur, d'où un nettoyage de 1 à 2 semaines au démarrage.
Combien de temps pour un pilote ?
Comptez 6 à 8 semaines pour un service et une source documentaire, ce qui permet de mesurer le gain réel avant d'engager 25 000 € ou plus sur le déploiement complet.
Faut-il une équipe IA en interne ?
Non. Un référent métier par service, 2 à 3 heures par semaine pendant le projet, suffit. La maintenance (mise à jour des index, suivi des coûts) est incluse dans le forfait mensuel.
Que se passe-t-il si les prix des API augmentent ?
L'architecture permet de changer de modèle sans refaire le projet. En 2026, le coût par question se situe entre 0,002 et 0,02 €, et il baisse d'environ 30 % par an.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous vos sources documentaires, le nombre d'utilisateurs et les services prioritaires : nous chiffrons un pilote ou un déploiement complet entre 15 000 et 50 000 € HT, livrable en 8 à 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
