Le verdict en trois phrases
Pour une ETI de 700 salariés sur 6 sites, un portail RH salarié sur mesure (congés, bulletins dématérialisés, entretiens annuels, connecteur paie Silae ou Sage) coûte 40 000 à 90 000 EUR HT. Un SIRH SaaS facturé 4 à 12 EUR par salarié et par mois revient à 168 000 à 504 000 EUR sur 5 ans, sans toujours couvrir les opérateurs qui n'ont pas de poste informatique. Le sur-mesure s'impose quand la population est majoritairement en atelier ou en magasin, et quand la paie reste chez un prestataire ou un logiciel que vous ne voulez pas changer.
Les modules et leur coût
| Module | Fourchette 2026 (EUR HT) | Délai |
|---|---|---|
| Demandes de congés et absences, circuit de validation manager | 8 000 à 16 000 | 3 à 4 semaines |
| Coffre-fort de documents (bulletins, attestations, contrats) | 6 000 à 14 000 | 2 à 4 semaines |
| Entretiens annuels et professionnels, campagnes, relances | 8 000 à 18 000 | 3 à 5 semaines |
| Connecteur paie Silae, Sage Paie ou Cegid (import des bulletins et compteurs) | 6 000 à 15 000 | 2 à 4 semaines |
| Accès sans poste : bornes atelier, mobile, code SMS | 4 000 à 12 000 | 2 à 3 semaines |
| Tableau de bord RH multi-sites, exports, droits par établissement | 8 000 à 15 000 | 3 à 4 semaines |
| Total projet | 40 000 à 90 000 | 3 à 5 mois |
Le point qui fait la différence dans une ETI industrielle alsacienne, c'est l'accès des opérateurs sans poste informatique. Un portail pensé pour le mobile, avec connexion par code SMS ou badge sur une borne d'atelier, fait passer le taux d'utilisation de 30 % à plus de 85 % en trois mois.
Sur mesure ou SIRH SaaS : le coût sur 5 ans
| Poste sur 5 ans (700 salariés) | SIRH SaaS entrée de gamme | SIRH SaaS complet | Portail sur mesure |
|---|---|---|---|
| Prix par salarié et par mois | 4 EUR | 12 EUR | sans objet |
| Abonnement ou développement | 168 000 | 504 000 | 40 000 à 90 000 |
| Mise en place et reprise de données | 8 000 à 15 000 | 15 000 à 40 000 | incluse |
| Connecteur paie existante | souvent payant | inclus si paie intégrée | inclus |
| Hébergement, maintenance, support | inclus | inclus | 24 000 à 42 000 (400 à 700 EUR/mois) |
| Coffre-fort bulletins (si prestataire tiers) | 0,20 à 0,50 EUR par bulletin | inclus | inclus |
| Coût total 5 ans (estimation) | 176 000 à 183 000 | 519 000 à 544 000 | 64 000 à 132 000 |
Un SIRH complet apporte aussi la paie, la GPEC ou le recrutement. Si vous avez besoin de ces briques, comparez à périmètre égal. Si votre besoin est un portail self-service branché sur votre paie actuelle, le sur-mesure coûte 3 à 4 fois moins.
RGPD et durées de conservation
Un portail RH manipule des données sensibles : arrêts maladie, rémunérations, évaluations. La conformité se construit dès la conception.
| Donnée | Durée de conservation de référence | Point d'attention |
|---|---|---|
| Bulletins de paie dématérialisés | 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié (accès du salarié) | coffre-fort garantissant l'intégrité |
| Double des bulletins côté employeur | 5 ans | archivage séparé |
| Justificatifs d'absence maladie | durée de l'absence, puis suppression ou archivage limité | accès restreint aux RH |
| Entretiens annuels | durée de la relation de travail, 2 ans après le départ en pratique | pas de commentaires subjectifs hors grille |
| Journaux de connexion | 6 mois à 1 an | traçabilité des accès |
| Données des candidats internes | 2 ans maximum | consentement explicite |
Hébergement en France ou en Allemagne, chiffrement au repos, authentification forte pour les RH et registre de traitement à jour : comptez 3 000 à 6 000 EUR HT pour l'accompagnement RGPD et l'analyse d'impact.
Mini cas pratique
Nathalie, DRH d'une ETI de 700 salariés à Strasbourg (6 sites, dont 4 ateliers), traite 9 000 demandes de congés par an sur papier et envoie 8 400 bulletins par courrier. Elle retient un portail à 68 000 EUR HT avec maintenance à 550 EUR par mois.
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- Affranchissement et impression des bulletins : 8 400 x 1,20 EUR = 10 080 EUR par an économisés.
- Traitement des congés : 9 000 demandes x 6 minutes gagnées = 900 h, soit 31 500 EUR par an au coût chargé de 35 EUR/h.
- Campagne d'entretiens annuels : 120 h de relances et saisie économisées, soit 4 200 EUR.
Gain annuel : environ 45 800 EUR. Avec 74 600 EUR investis la première année, le retour sur investissement arrive en environ 20 mois, puis l'économie face à un SIRH à 8 EUR dépasse 250 000 EUR sur 5 ans.
FAQ
Peut-on dématérialiser les bulletins sans l'accord des salariés ?
Oui, depuis 2017 la dématérialisation est la règle, mais chaque salarié peut s'y opposer et recevoir un bulletin papier. En pratique, 5 à 10 % des salariés d'une ETI industrielle conservent le papier la première année.
Le portail doit-il remplacer notre logiciel de paie ?
Non, il se branche sur Silae, Sage ou Cegid par API ou par import de fichiers. Le connecteur coûte 6 000 à 15 000 EUR HT selon le logiciel et la fréquence de synchronisation.
Comment les opérateurs d'atelier se connectent-ils ?
Par smartphone avec un code SMS, ou via une borne partagée avec badge. Une borne durcie coûte 800 à 1 500 EUR HT par site.
Faut-il consulter le CSE ?
Oui, l'introduction d'un outil qui traite les données des salariés et les absences relève de l'information-consultation du CSE. Prévoyez 4 à 6 semaines dans le planning.
Combien de temps pour le déploiement sur 6 sites ?
Comptez 3 à 5 mois de développement, puis un site pilote pendant 3 semaines et un déploiement de 1 site par semaine.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre effectif, vos sites et votre logiciel de paie : nous cadrons un portail entre 40 000 et 90 000 EUR HT avec un site pilote en 3 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
